KI und die Finanzabteilung: wer macht was

Die Finanzabteilung besteht aus einer Mischung von stark strukturierten Verarbeitungsaufgaben und Gesprächen, bei denen Urteilsvermögen und Beziehung eine Rolle spielen. Das macht diese Abteilung zu einem guten Beispiel dafür, dass der Einsatz von KI nie alles-oder-nichts ist. In unserer Taxonomie stehen 84 Aufgaben, die in einer Finanzabteilung vorkommen, von der Rechnungsverarbeitung bis zur Lohnabrechnung. Im Folgenden gliedern wir sie nach Muster: welche Arbeit KI heute übernehmen kann, welche Arbeit weiterhin Aufsicht erfordert und welche Arbeit Menschenarbeit bleibt.

Was KI heute schon übernehmen kann

Aufgaben, die festen Regeln folgen und bei denen die Eingabe strukturiert ist, eignen sich am besten für die vollständige Übernahme durch KI. Man denke an das Verbuchen von Eingangsrechnungen: Betrag, Mehrwertsteuer und Sachkonto lassen sich aus dem Dokument selbst herleiten, und die Verarbeitungsregeln sind im Buchhaltungssystem festgelegt. Auch das Einlesen und Abgleichen von Kontoauszügen fällt in diese Kategorie: Banktransaktionen mit offenen Posten zu verknüpfen ist eine Frage der Musterkennung anhand von Betrag, Datum und Referenz, etwas, worin Software schon lange gut ist.

Das Erstellen und Versenden von Verkaufsrechnungen folgt demselben Muster. Sobald feststeht, welche Dienstleistung oder welches Produkt geliefert wurde, zu welchem Preis und an welchen Kunden, ist das Erzeugen und Versenden der Rechnung ein wiederholbarer Schritt ohne Beurteilungsspielraum. Was diese Aufgaben gemeinsam haben, ist, dass das Ergebnis objektiv überprüfbar ist: Eine Rechnungsposition stimmt oder stimmt nicht, ein Bankabgleich ist korrekt oder nicht. Diese Überprüfbarkeit ist genau der Grund, warum KI hier ohne menschliches Eingreifen arbeiten kann, mit Stichprobenkontrolle als Auffangnetz statt vorheriger Beurteilung.

Was teilweise geht, mit menschlicher Aufsicht

Eine größere Gruppe von Aufgaben hat zwar eine KI-Komponente, erfordert jedoch einen Menschen, der mit Begründung genehmigt oder ablehnt. Ausgehende Zahlungen vorbereiten und verarbeiten ist hierfür ein gutes Beispiel: KI kann fehlerfrei einen Zahlungslauf aus offenen Kreditorenposten zusammenstellen, aber die Autorisierung, tatsächlich Geld hinausgehen zu lassen, bleibt ein Kontrollmoment, bei dem jemand Verantwortung trägt. Dasselbe gilt für die Verarbeitung von Spesen und Reisekosten: Das Auslesen eines Belegs und die Prüfung gegen die Richtlinie kann ein System erledigen, aber Grenzfälle — eine zweifelhafte Ausgabe, ein unklarer Beleg — erfordern einen Menschen, der den Grund der Ablehnung begründen kann.

Das Erstellen und Einreichen der Umsatzsteuererklärung fällt ebenfalls in diese mittlere Kategorie. KI kann die Zahlen aus der Buchhaltung zusammenstellen und auf Konsistenz prüfen, aber die endgültige Einreichung beim Finanzamt ist ein Moment, in dem jemand die Verantwortung für die Richtigkeit übernimmt, unter anderem weil Fehler hier direkte finanzielle und rechtliche Folgen haben. Auch das Abstimmen von Sachkonten gehört hierher: Der Abgleich von Salden mit Spezifikationen kann größtenteils automatisiert werden, aber Abweichungen, die sich nicht von selbst erklären, erfordern einen Buchhalter, der die Ursache klärt, bevor der Saldo festgestellt wird. Das Muster in dieser Kategorie ist immer dasselbe: KI erledigt den wiederholbaren Teil, der Mensch bleibt der letzte Schritt mit ausschlaggebender Befugnis und Begründung.

Was Menschenarbeit bleibt

Manche Aufgaben in der Finanzabteilung drehen sich nicht primär um Verarbeitung, sondern um Beziehung, Verhandlung oder Kontext, der nicht in einem System steckt. Das Verfolgen offener Debitorenposten ist dafür das deutlichste Beispiel: Einen Kunden wegen einer überfälligen Zahlung zu kontaktieren und eine Zahlungsvereinbarung zu treffen, erfordert eine Einschätzung der Situation dieses spezifischen Kunden, etwas, was einer automatisierten Nachricht nicht gelingt. Eine Erinnerung versenden kann ein System, aber das Gespräch, das danach folgt, erfordert einen Menschen.

Auch die monatliche Lohnabrechnung hat einen Kern, der Menschenarbeit bleibt, obwohl Teile der Eingabe automatisierbar sind. Gehaltsänderungen betreffen individuelle Arbeitsbedingungen, die korrekte Anwendung von Tarifvereinbarungen und manchmal sensible persönliche Umstände, wie bei der Urlaubs- und Fehlzeitenerfassung. Es liegt an der Organisation selbst zu bestimmen, wer diese Verantwortung trägt und wie sie organisiert ist; für etwaige damit zusammenhängende Personalentscheidungen gelten eigene gesetzliche Anforderungen, auf die diese Seite nicht eingeht. Was diese Aufgaben gemeinsam haben, ist, dass das Ergebnis nicht nur sachlich korrekt sein muss, sondern auch erklärbar und akzeptabel für die Person auf der anderen Seite des Tisches — etwas, das ein Urteilsvermögen erfordert, das sich nicht aus historischen Daten destillieren lässt.

Das Muster hinter der Einteilung

Die Einteilung folgt im Großen und Ganzen drei Fragen: Ist die Eingabe strukturiert, ist das Ergebnis objektiv überprüfbar, und gibt es eine Person auf der anderen Seite, mit der eine Beziehung oder Vereinbarung im Spiel ist? Rechnungen und Kontobewegungen erhalten bei allen drei Fragen ein einfaches 'Ja'. Zahlungen und Erklärungen schneiden gemischt ab, daher die Aufsicht. Debitorenmanagement und Lohnangelegenheiten betreffen Menschen direkt, daher bleiben sie Menschenarbeit. Dieses Muster ist nicht einzigartig für die Finanzabteilung: Auch bei was KI in der Unternehmensdienstleistung übernehmen kann und bei welche Arbeit KI im Einkauf übernehmen kann zeigt sich stets, dass strukturierte Verarbeitung als Erstes übergeht und dass Arbeit mit einem menschlichen Gegenüber am längsten Menschenarbeit bleibt.

Wie viele Stunden das konkret einspart, hängt stark von der Größe der Abteilung, dem verwendeten Buchhaltungssystem und davon ab, wie viel der Verwaltung bereits standardisiert ist. Dafür lassen sich ohne Kenntnis dieses Kontexts keine allgemeinen Prozentsätze angeben.

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