Kennisbank

Vilket arbete kan AI ta över på planerings- och HR-avdelningen?

HR- och planeringsavdelningen består av en blandning av administrativ bearbetning, textarbete, samtal och bedömningar. Vissa av dessa uppgifter är rent utförande och lätta att automatisera. Andra berör direkt en individs intressen, och där hör mänskligt omdöme hemma. Vi har kartlagt 53 uppgifter inom detta område och delar in dem utifrån vad uppgiften i sig kräver, inte utifrån vad som skulle vara önskvärt för organisationen.

Vad AI helt kan ta över inom detta område

Uppgifter som AI kan ta över har vanligtvis en tydlig indata, en fast struktur och inget bedömningsutrymme som berör en person. Tänk på att publicera en godkänd platsannons på rätt kanaler, boka in anställningsintervjuer utifrån tillgängliga kalendrar, eller skapa en personalakt så snart grunduppgifterna är kända. Dessa uppgifter har en sak gemensamt: ett beslut har redan fattats av en människa, och uppgiften är genomförandet av det. Även registrering av en sjukanmälan hör hit, eftersom det är en administrativ registrering av fakta, inte en bedömning av medarbetaren.

Det som kännetecknar denna kategori är att ett fel oftast är litet och åtgärdbart. Ett felaktigt bokat möte kan korrigeras, en akt kan kompletteras. Det gör att fullständig övertagning är försvarbar, förutsatt att källdatan stämmer. Den som använder AI för denna typ av uppgifter gör klokt i att veta vilka uppgifter som ditt företag inte får använda, för även en utförande uppgift kan gå fel om indatan inte är i ordning.

Vad AI kan förbereda, med mänskligt godkännande

Den andra kategorin är större och mer varierad. Här sammanställer AI något eller gör en första bedömning, men en människa godkänner eller avslår och anger en anledning till det. Att utforma en platsannonstext är ett bra exempel på detta: AI kan utifrån en befattningsprofil skriva en text som passar organisationen, men rekryterande chef bedömer om tonen, kraven och tyngdpunkten stämmer innan texten publiceras. Även att upprätta ett anställningsavtal hör hit: AI kan generera ett kontrakt utifrån befattning, lön och kollektivavtal, men någon måste kontrollera att villkoren stämmer innan det undertecknas.

Att granska ansökningar hör också till denna kategori, och just här är skälet för mänsklig tillsyn tydligast. Ett första urval baserat på CV och personligt brev kan AI göra snabbare, men resultatet påverkar direkt en individs chans till en intervju. Utan en människa som granskar shortlisten och kan förklara varför någon går vidare eller inte, uppstår en svart låda där ingen längre kan förklara varför en kandidat avvisades. Det är inte bara en kvalitetsfråga utan även en ansvarsfråga: om en kandidat frågar varför han eller hon avvisades måste det finnas en spårbar anledning, inte ett automatiskt resultat utan förklaring.

Denna kategori kräver ett fast arbetssätt: AI ger förslaget, en människa godkänner eller avslår, och det valet dokumenteras med en anledning. Hur den bedömningen ser ut i praktiken och vilka kriterier som hör till den förklarar vi på sidan om hur vi bedömer en uppgift.

Vad som förblir mänskligt arbete

Den tredje kategorin består av uppgifter där samtalet, bedömningen av en person, eller själva förhandlingen är kärnan i uppgiften. Att genomföra anställningsintervjuer är det tydligaste exemplet på detta: det handlar inte bara om att besvara frågor, utan om att bedöma motivation, attityd och passform, något som väsentligen är och förblir mänskligt arbete. Detsamma gäller för att förhandla anställningsvillkor, där utrymme, förväntningar och relationer avvägs på ett sätt som inte följer något manus.

Även att genomföra samtal om sjukfrånvaro förblir mänskligt arbete. Ett samtal om återhämtning och belastbarhet kräver inlevelseförmåga och möjligheten att ställa följdfrågor på ett sätt som passar situationen i just det ögonblicket. Att kontrollera referenser befinner sig i ett gråare område: att ta kontakt och ställa frågorna kan i viss mån stödjas, men att väga vad en referent säger och inte säger, mellan raderna, är en mänsklig färdighet.

Dessa uppgifter har gemensamt att resultatet inte enbart beror på indatan, utan på ögonblicket, tonen och samspelet mellan två människor. Det är svårt att strukturera och därmed svårt att överlåta till ett system som arbetar utifrån mönster från det förflutna.

Varför denna indelning inte är ett personalbeslut

Denna indelning säger något om uppgiften, inte om medarbetaren som för närvarande utför uppgiften. Om frigjord kapacitet leder till annan användning, mindre inhyrning eller en annan personalstruktur är ett val som ligger hos arbetsgivaren och för vilket egna lagstadgade krav gäller. Vår indelning ger inget underlag för detta; den beskriver enbart vilken del av arbetet som idag kan utföras med AI och vilken del som fortfarande kräver tillsyn eller mänskligt agerande. Den som använder dessa resultat för att överväga vidare steg gör det på egen grund och med eget rådgivning.

Indelningen i tre kategorier återkommer för övrigt i nästan varje avdelning vi har undersökt. Den som vill se hur samma tillvägagångssätt utfaller för en annan funktion kan titta på den jämförbara uppdelningen för kundservicen eller för den finansiella avdelningen. Mönstret är alltid detsamma: utförande utan tredje parts intressen kan tas över, bedömning med konsekvenser för en person kräver tillsyn, och det mänskliga samtalet förblir mänskligt arbete.

Vad ni kan göra nu

Denna sida beskriver mönstret för avdelningen som helhet, men varje team har sin egen blandning av uppgifter och därmed ett eget resultat. Vill ni veta hur det ser ut för er situation kan ni fylla i ftetoais kostnadsfria snabbanalys: tolv frågor, utan konto, med resultatet en indikation på vilken del av timmarna i er profil som idag kan tas över av AI. Den fullständiga arbetsanalysen, som går ner på uppgiftsnivå, är fortfarande under uppbyggnad; den erbjuder vi därför ännu inte här, men snabbanalysen ger redan nu en första, underbyggd indikation.