Der Arbeitsscan
Die Frage, was KI in Ihrem Unternehmen leisten kann, bleibt meist bei Beispielen von anderswo stecken. Diese Seite zeigt, wie der Arbeitsscan diese Frage mit Ihren eigenen Daten beantwortet: von der Aufnahme bis zum Bericht, und was eine Wiederholung später hinzufügt.
Sie liefern, was bereits vorhanden ist: Stellenbeschreibungen, Prozessbeschreibungen, Zeiterfassungen, Aufgabenlisten oder Exporte aus Systemen, die die Arbeit bereits erfassen. Je mehr Quellen, desto feinmaschiger die Aufteilung in Aufgaben. Es ist kein festes Format erforderlich; das Tool verarbeitet, was eingeht, und fragt nach Ergänzung, wo etwas fehlt.
Die Aufnahme kann auf mehrere Personen verteilt werden. Eine Geschäftsführung muss dies nicht allein tun: Teamleiter oder Abteilungsleiter können jeweils ihren eigenen Teil ausfüllen, wonach das Tool die Teile zu einem Ganzen zusammenführt. Das spart nicht nur Zeit, es liefert auch ein vollständigeres Bild, als wenn eine einzelne Person vom Vorstandszimmer aus zu rekonstruieren versucht, was auf der Arbeitsebene genau geschieht.
Die Zeit, die dieser Schritt kostet, steckt vor allem im Zusammenstellen bestehender Dokumentation. Wo diese in Ordnung ist, geht die Eingabe schnell. Wo Funktionen nie ausgeschrieben wurden, kostet es mehr Zeit, sie erst zu benennen, bevor sie eingegeben werden können.
Was Sie liefern, wird in einzelne Aufgaben zerlegt. Eine Funktion ist keine Einheit, die KI entweder übernimmt oder nicht; eine Funktion besteht aus Dutzenden Aufgaben, und jede Aufgabe wird einzeln beurteilt. Das ist der Unterschied zwischen einem Eindruck und einem Ergebnis, mit dem Sie etwas anfangen können: siehe auch die Erläuterung zu was es ist.
Diese Beurteilung erfolgt anhand fester Kriterien, die für jede Aufgabe gleich sind: die Art der Arbeit, das Ausmaß der Wiederholung, die Abhängigkeit von Kontext oder Urteilsvermögen und die Daten, die zur Ausführung der Aufgabe benötigt werden. Dies ist Maschinenarbeit: keine Interviews, keine Sitzungen, keine Interpretation durch einen Berater, der seine eigene Erfahrung aus anderen Unternehmen mit einfließen lässt. Das Ergebnis wird durch den von Ihnen gelieferten Datensatz bestimmt, verarbeitet nach nachvollziehbaren Kriterien.
Das macht das Ergebnis erklärbar. Von jeder Aufgabe lässt sich nachvollziehen, warum sie als aussichtsreich, zweifelhaft oder ungeeignet beurteilt wurde und aufgrund welcher Merkmale. Wer der Bewertung einer Aufgabe nicht vertraut, kann nachprüfen, welches Kriterium den Ausschlag gab, und die Eingabe entsprechend anpassen. Ein Ergebnis, das nicht nachvollziehbar ist, ist in einem Vorstandszimmer nichts wert; ein Ergebnis, das nachvollziehbar ist, kann diskutiert und angepasst werden.
Die Aufgaben werden wieder zu der Ebene zusammengefügt, auf der Sie sie wiedererkennen: pro Funktion, pro Team, pro Abteilung. Auf jeder Ebene steht, welcher Teil der Arbeit als aussichtsreich für KI beurteilt wurde, welcher Teil zweifelhaft bleibt und welcher Teil außer Betracht bleibt, mit der Berechnung, was das in FTE bedeutet. Diese Berechnung wird mit einer Bandbreite angegeben, nicht als feste Zahl: der Scan gibt eine Einschätzung auf Basis der gelieferten Daten, keine Garantie auf ein Ergebnis.
Der Bericht ist in Schichten aufgebaut. Oben steht die Schlussfolgerung auf Unternehmensebene, geeignet, um ohne weitere Erläuterung präsentiert zu werden. Darunter liegt die Aufteilung nach Abteilung und Funktion, und unten liegen die Aufgaben mit ihrer Beurteilung und den Kriterien, die dazu geführt haben. Wer im Vorstandszimmer nur die obere Schicht benötigt, kann es dabei belassen; wer weiter nachfragen möchte, findet die Begründung eine Ebene tiefer, bis auf Aufgabenebene.
Der Bericht kommt digital, durchsuchbar und exportierbar, sodass er auch außerhalb des Tools verwendet werden kann: in einem Vorstandsmemo, einer Besprechung mit dem Betriebsrat oder als Anlage zu einem Beschluss. Mehr zur Form der Schlussfolgerungen finden Sie auf der Seite Ergebnisse.
Der Bericht ist ein Dossier, keine Anweisung. Er sagt nicht, was geschehen muss, nur was möglich ist und aufgrund welcher Aufgaben. Was Sie anschließend tun, ist eine Entscheidung, die außerhalb des Scans liegt: selbst einer Roadmap folgen, einen Partner für einzelne Teile hinzuziehen oder den Bericht als Grundlage einer Partei geben, die die Einführung übernimmt. Alle diese Wege gehen vom selben Dossier aus; keiner davon ist verpflichtend.
Ein Arbeitsscan ist eine Aufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt. Systeme verändern sich, Aufgaben verschieben sich, und was letztes Jahr als ungeeignet beurteilt wurde, kann durch eine neue Anbindung oder eine neue Systemversion doch noch aussichtsreich werden. Eine Wiederholung des Scans, mit aktualisierter Eingabe, zeigt, was sich verschoben hat: welche Aufgaben von zweifelhaft zu aussichtsreich übergegangen sind und welcher Teil des zuvor berechneten FTE-Potenzials inzwischen realisiert wurde oder noch offen ist.
Das macht eine Wiederholung vor allem nützlich nach einem Zeitraum, in dem sich tatsächlich etwas verändert hat: ein neues System, eine Reorganisation oder die erste Runde einer Einführung, die nach einem der Wege angegangen wurde. Der zweite Scan kostet weniger Aufwand als der erste, weil die Grundstruktur von Aufgaben und Funktionen bereits steht; was übrig bleibt, ist die Aktualisierung dessen, was sich geändert hat.
Wer zunächst verstehen möchte, warum Aufgaben und nicht Funktionen den Ausgangspunkt bilden, oder sehen möchte, wie andere Unternehmen das Ergebnis genutzt haben, findet Hintergrundinformationen in der Wissensdatenbank.
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