De HR- en planningsafdeling bestaat uit een mix van administratieve verwerking, tekstwerk, gesprekken en beoordelingen. Sommige van die taken zijn puur uitvoerend en goed te automatiseren. Andere raken direct aan de belangen van een individu, en daar hoort menselijk oordeel bij. Wij hebben 53 taken in dit domein in kaart gebracht en delen ze in op basis van wat de taak zelf vraagt, niet op basis van wat wenselijk zou zijn voor de organisatie.
Taken die AI kan overnemen, hebben doorgaans een duidelijke input, een vaste structuur en geen beoordelingsruimte die aan een persoon raakt. Denk aan het plaatsen van een goedgekeurde vacature op de juiste kanalen, het inplannen van sollicitatiegesprekken op basis van beschikbare agenda's, of het aanmaken van een personeelsdossier zodra de basisgegevens bekend zijn. Deze taken hebben één ding gemeen: er is al een besluit genomen door een mens, en de taak is de uitvoering daarvan. Ook het registreren van een ziekmelding valt hierin, want het is een administratieve vastlegging van feiten, geen oordeel over de medewerker.
Wat deze categorie kenmerkt, is dat een fout meestal klein en herstelbaar is. Een verkeerd geplande afspraak is te corrigeren, een dossier is aan te vullen. Dat maakt volledige overname verantwoord, mits de brongegevens klopt. Wie AI voor dit soort taken inzet, doet er goed aan te weten welke gegevens die uw bedrijf niet mag gebruiken zijn, want ook een uitvoerende taak kan misgaan als de input niet in orde is.
De tweede categorie is groter en gevarieerder. Hier stelt AI iets op of doet een eerste beoordeling, maar een mens keurt goed of af en geeft daar een reden bij. Het opstellen van een vacaturetekst is hiervan een goed voorbeeld: AI kan op basis van een functieprofiel een tekst schrijven die past bij de organisatie, maar de hiring manager beoordeelt of de toon, de eisen en de nadruk kloppen voordat de tekst de deur uit gaat. Ook het opstellen van een arbeidsovereenkomst valt hierin: AI kan een contract genereren op basis van functie, salaris en cao-afspraken, maar iemand moet controleren of de voorwaarden kloppen voordat er een handtekening onder komt.
Het screenen van sollicitaties zit ook in deze categorie, en juist hier is de reden voor menselijk toezicht het duidelijkst. Een eerste selectie op basis van cv en motivatiebrief kan AI sneller maken, maar de uitkomst raakt direct de kansen van een individu op een gesprek. Zonder een mens die de shortlist beoordeelt en kan uitleggen waarom iemand wel of niet doorgaat, ontstaat een black box waarin niemand meer kan navertellen waarom een kandidaat is afgewezen. Dat is niet alleen een kwaliteitskwestie maar ook een verantwoordingskwestie: als een kandidaat vraagt waarom hij is afgewezen, moet er een navolgbare reden zijn, geen automatische uitkomst zonder toelichting.
Deze categorie vraagt om een vaste werkwijze: AI doet het voorstel, een mens keurt goed of af, en die keuze wordt vastgelegd met een reden. Hoe die beoordeling er in de praktijk uitziet en welke criteria daarbij horen, leggen wij uit op de pagina over hoe wij een taak beoordelen.
De derde categorie bestaat uit taken waarin het gesprek, het oordeel over een persoon, of de onderhandeling zelf de kern van de taak is. Sollicitatiegesprekken voeren is hiervan het duidelijkste voorbeeld: het gaat niet alleen om het beantwoorden van vragen, maar om het inschatten van motivatie, houding en fit, iets wat wezenlijk mensenwerk is en blijft. Hetzelfde geldt voor arbeidsvoorwaarden onderhandelen, waarbij ruimte, verwachtingen en verhoudingen worden afgetast op een manier die geen script volgt.
Ook verzuimgesprekken voeren blijft mensenwerk. Een gesprek over herstel en belastbaarheid vraagt om invoelingsvermogen en de mogelijkheid om door te vragen op een manier die past bij de situatie van dat moment. Referenties checken zit in een grijzer gebied: het contact opnemen en de vragen stellen is beperkt te ondersteunen, maar het wegen van wat een referent wel en niet zegt, tussen de regels door, is een menselijke vaardigheid.
Deze taken hebben gemeen dat de uitkomst niet alleen van de input afhangt, maar van het moment, de toon en de wisselwerking tussen twee mensen. Dat is moeilijk te structureren en dus moeilijk over te dragen aan een systeem dat werkt op basis van patronen uit het verleden.
Deze indeling zegt iets over de taak, niet over de medewerker die de taak nu uitvoert. Of vrijgekomen capaciteit leidt tot andere inzet, minder inhuur, of een andere personeelsopzet, is een keuze die bij de werkgever ligt en waarvoor eigen wettelijke vereisten gelden. Onze indeling levert daarvoor geen onderbouwing; ze beschrijft alleen welk deel van het werk vandaag met AI te doen is en welk deel toezicht of menselijk handelen blijft vragen. Wie deze uitkomsten gebruikt om verdergaande stappen te overwegen, doet dat op eigen basis en met eigen advies.
De indeling in drie categorieën keert overigens terug in vrijwel elke afdeling die wij hebben onderzocht. Wie wil zien hoe dezelfde aanpak uitpakt bij een andere functie, kan de vergelijkbare uitsplitsing bekijken voor de klantenservice of voor de financiële afdeling. Het patroon is steeds hetzelfde: uitvoering zonder belangen van derden kan over, beoordeling met gevolgen voor een persoon vraagt toezicht, en het menselijke gesprek blijft mensenwerk.
Deze pagina beschrijft het patroon voor de afdeling als geheel, maar ieder team heeft een eigen mix van taken en dus een eigen uitkomst. Wilt u weten hoe dat er voor uw situatie uitziet, dan kunt u de gratis quickscan van ftetoai invullen: twaalf vragen, zonder account, met als resultaat een indicatie van welk deel van de uren in uw profiel vandaag door AI is over te nemen. De volledige werkscan, die tot op taakniveau ingaat, is nog in aanbouw; die bieden wij hier dus nog niet aan, maar de quickscan geeft nu al een eerste, onderbouwde indicatie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.