Частично. Осчетоводяването и съпоставянето на входяща фактура с поръчка и стокова разписка може до голяма степен да се автоматизира, но не изцяло и не без човешки контрол. Задачата се състои от разпознаваема, повтаряща се част, с която AI вече се справя днес, и по-малка част, за която остава необходима проверка от човек. Тази последна част не е незадължителна: тя засяга пари, които напускат касата, и правила, на които трябва да отговаря едно счетоводство.
Входящата фактура е в повечето компании структуриран документ: постоянен модел от доставчик, номер на фактура, сума, ДДС и редове, които съответстват на поръчка. Тази структурираност, съчетана с висок обем, прави това точно от типа задачи, при които AI вече е доказал стойността си. При стотици или хиляди фактури месечно печалбата на фактура е малка, но сборът в освободени часове е значителен. Не е необходим и контакт с клиенти, нито физическо действие: това е обработка на текст в ERP среда или система за сканиране на фактури, и това е точно видът работа, в която AI е добър днес.
Пример: фактура от постоянен доставчик за сто броя от артикул X, със сума, съответстваща на поръчката, и стокова разписка, потвърждаваща доставката. Системата разпознава доставчика и артикулните кодове, съпоставя трите документа и подготвя фактурата за плащане. Никой не е трябвало да я разглежда, докато плащането не се представи за одобрение.
Три оси задържат това на нивото „частично“: съответствие с изискванията, разходи от грешки и пространство за преценка. Фактура, която не съвпада — различна сума, липсваща стокова разписка, нов доставчик без установени договорености — изисква преценка, която надхвърля разпознаването на модели. Защо сумата е различна? Това грешка ли е, промяна в цената, която не е въведена, или основателна доплата? Това е въпрос с причина зад него, и тази причина трябва някой да може да одобри или отхвърли.
Към това се добавя аспектът на съответствието: счетоводството трябва да е коректно, да може да се проверява и впоследствие, и грешка в администрацията на кредиторите струва повече от времето, необходимо за поправянето ѝ. При отклонения оста на разходите от грешки следователно не е достатъчно ниска, за да се остави рискът само на система. Това е и причината това да е различно от например регистрирането на стокова разписка в системата, където по-малко финансови последици са пряко свързани с действието.
Технологията, която прави това възможно, е разпознаване на текст: OCR, който чете фактура и извлича данни, свързан със система за съпоставяне, която сравнява поръчка, стокова разписка и фактура. Качеството на това разпознаване определя колко преминава автоматично. При чист набор от данни — постоянни доставчици, дигитални фактури, последователни номера на поръчки — делът, обработен автоматично, е висок. При много отделни доставчици, хартиени фактури или различаващи се формати този дял е значително по-нисък, и работата се измества от „AI го прави“ към „AI върши подготвителната работа, човек преценява изключението“.
Резултатът зависи силно от степента на стандартизация на снабдяването. Компания с малък брой постоянни доставчици и строга дисциплина по поръчки — всяка поръчка предварително записана — може да остави голяма част от фактурите да се съпоставят автоматично. Компания с много еднократни покупки, устни договорености или доставчици, които подават фактури по различни начини, задържа много повече изключения, които човек трябва да прегледа. Организацията на съседните процеси също влияе: ако поръчките, направени при доставчици вече са структурирани в системата, съпоставянето при постъпване на фактурата е по-лесно, отколкото когато тази информация липсва или е непълна.
Това не е съвет за персонала и не е обосновка за решение относно длъжност или служител. Въпросът тук е коя част от работата по съдържание на задачите е подходяща за автоматизация, а не какво прави организацията с този резултат в кадровата политика. За решения, засягащи трудовото правоотношение, важат собствени законови изисквания; повече за това как използването на AI и защитата на служителите се съчетават, ще намерите на страницата за Регламента за AI и вашите служители. Който иска да знае по-широко как тази промяна се проявява в офис работата, ще намери това в прегледа на какво може AI да поеме в бизнес услугите.
За да видите как това се отразява на вашия собствен процес по кредитори, е необходимо да разгледате дела на стандартизираните фактури, качеството на връзката с поръчките и обработката на грешки, която съществува вече днес. Безплатният бърз тест на FTE TO AI дава първоначална насока за това: дванадесет въпроса, без акаунт, с индикация коя част от часовете в профил като този може днес да бъде поета от AI. Пълният работен анализ, който изчислява това до ниво задача за цяла компания, все още е в процес на разработка.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.