La domanda "questi dati possono essere usati in AI" viene spesso risolta guardando al contenuto: c'è un nome, un importo, una diagnosi. Non è questo il nocciolo della questione. Ciò che conta di solito è l'origine dei dati: a quali condizioni sono stati raccolti, con quale scopo, e su quale base giuridica. Lo stesso testo — per esempio un'email di un cliente con un indirizzo — può essere elaborato senza problemi da un'applicazione AI in un sistema e non in un altro, a seconda di come quei dati sono stati raccolti in origine e di cosa è stato concordato o messo per iscritto al riguardo.
Questo è il motivo per cui non esiste, né avrebbe senso, un elenco generale del tipo "questi tipi di dati non possono mai essere usati in AI". Ciò che esiste è una serie di aree di attenzione in cui l'origine e la finalità dei dati devono essere esaminate con particolare cura prima che entrino in un'applicazione AI.
Per i dati personali, la questione principale non è se qualcosa sia un dato personale, ma per quale scopo è stato raccolto. Dati raccolti per uno scopo specifico — ad esempio per elaborare un ordine — non possono semplicemente essere utilizzati per un altro scopo, come l'addestramento di un modello o l'elaborazione tramite uno strumento AI che esula dal contesto originario. Se ciò sia consentito dipende dalla base giuridica su cui i dati sono stati originariamente ottenuti, da un eventuale consenso, e da quanto stabilito nei propri accordi di trattamento dati e nelle informative sulla privacy. Per le condizioni esatte valgono le proprie normative di legge; il testo aggiornato è consultabile presso l'Autorità Garante per la protezione dei dati personali competente e la normativa sulla privacy vigente.
All'interno dei dati personali esiste una categoria separata con un regime più rigoroso: dati relativi a salute, origine, credo religioso, vita sessuale, dati giudiziari e categorie simili. Per questi dati valgono condizioni aggiuntive che prescindono dalla domanda se un'applicazione AI potrebbe gestirli bene. Anche qui l'origine è determinante: se i dati sono stati raccolti in un quadro che consente il trattamento da parte di un sistema AI, e se esiste una base giuridica che copra tale utilizzo.
Oltre ai dati personali, entra in gioco anche la riservatezza che non deriva dalla normativa sulla privacy, ma dai contratti. Informazioni di clienti, fornitori o partner condivise sotto una clausola di riservatezza non possono semplicemente essere inserite in uno strumento AI, tanto meno se quello strumento elabora i dati al di fuori della propria organizzazione o li utilizza per l'addestramento di modelli. Questo si presenta ad esempio nella gestione delle email: quando si valuta se l'AI può occuparsi della gestione generale della casella email, non è rilevante solo se uno strumento AI possa tecnicamente leggere e smistare i messaggi, ma anche se il contenuto di quei messaggi rientri in un accordo di riservatezza con terzi. Lo stesso meccanismo vale per la telefonia: nel valutare se l'AI può occuparsi di rispondere al telefono e trasferire le chiamate, bisogna anche esaminare quali dati vengono registrati ed elaborati durante una conversazione, e sotto quali accordi ciò avviene.
Un altro punto di attenzione non è il contenuto dei dati ma il loro stato nel tempo: dati soggetti a un termine di conservazione legale o contrattuale devono essere gestiti in un modo specifico, e l'impiego di un'applicazione AI non modifica in alcun modo tale obbligo. Chi approfondisce questo aspetto per i processi di archiviazione arriva spesso naturalmente alla domanda di come l'AI può occuparsi di archiviare i documenti e verificarne i termini di conservazione si rapporti al proprio obbligo di conservazione: un sistema AI può essere utile nel riconoscere i termini, ma la responsabilità per la corretta osservanza non si sposta per questo.
L'inserimento di dati in una nuova applicazione AI a volte riguarda anche la rappresentanza dei lavoratori, in particolare quando si tratta di sistemi che elaborano dati sul funzionamento, il comportamento o la presenza dei dipendenti. Se e quando sia richiesto il consenso del consiglio aziendale è una questione autonoma, distinta dalla questione della privacy; maggiori informazioni sono disponibili nella pagina su quando spetta al consiglio aziendale. Anche a prescindere da un percorso formale di approvazione, può essere utile valutare come impostare l'informazione al consiglio aziendale sull'AI, proprio perché l'uso dei dati e l'impiego di applicazioni AI spesso emergono insieme all'interno di un'organizzazione.
Questa pagina descrive il meccanismo con cui i dati possono o non possono essere utilizzati in un'applicazione AI. Per le decisioni sull'organizzazione di funzioni, processi di lavoro o politiche del personale in seguito all'impiego dell'AI valgono requisiti di legge propri e valutazioni proprie, per cui questa pagina non fornisce fondamento.
La domanda centrale per ogni dato che desidera utilizzare in un'applicazione AI non è "questo è sensibile" ma "a quali condizioni è stato raccolto in origine, e quella base giuridica copre anche questo utilizzo". Approfondire questo aspetto è compito della propria organizzazione, eventualmente insieme a un consulente legale. Se desidera prima un'indicazione di quale parte delle sue attività si presti in generale a essere ripresa dall'AI, indipendentemente dalla questione dei dati, può compilare la quickscan gratuita di ftetoai: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore nel suo profilo può essere ripresa oggi dall'AI. La scansione di lavoro completa, che tiene conto di questo tipo di questioni sui dati per ogni singola attività, è ancora in fase di sviluppo.
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