L'elaborazione delle richieste di ferie non è un unico compito ma una serie di passaggi, e questi passaggi non cambiano tutti allo stesso ritmo. Il controllo del saldo e l'inserimento di una richiesta nel sistema sono ormai spesso completamente automatizzati. La valutazione di una richiesta che entra in conflitto con la capacità operativa — due persone dello stesso team che vogliono le ferie nella stessa settimana — resta una valutazione che spetta a un responsabile, eventualmente con un sistema che segnala il conflitto ma non lo risolve. E le eccezioni, come le ferie in un periodo di riorganizzazione o un dipendente con un percorso di assenza per malattia in corso, restano lavoro umano senza discussione. Questa pagina spiega perché il compito, al momento, si colloca prevalentemente nel blocco intermedio: rpa che gestisce la maggior parte delle richieste, con una persona che valuta il resto.
Una richiesta di ferie ha una forma fissa: un dipendente, un periodo, un saldo, una norma di capacità operativa. Ciò fa sì che il compito ottenga un punteggio elevato sull'asse della strutturazione. Un sistema può verificare la richiesta rispetto al saldo e a regole di capacità operativa impostate in anticipo, e su questa base approvare una richiesta o inviarla a una persona. È esattamente per questo motivo che rpa svolge già oggi questo lavoro: le regole possono essere tradotte in logica, e il volume delle richieste è generalmente sufficientemente alto da rendere conveniente l'automazione. In un'azienda con turni fissi e una politica di ferie semplice, questa quota è più alta rispetto a un'azienda con molti accordi personalizzati per dipendente, dove le regole sono definite in modo meno univoco.
La ragione per cui questo compito non passa completamente all'AI risiede nel margine di giudizio. Nel momento in cui una richiesta entra in conflitto con la capacità operativa di un team, non esiste più una risposta univoca. Chi ha la precedenza: il dipendente che ha chiesto per primo, chi ha maggiore anzianità di servizio, o chi ha un motivo medico? È una valutazione che un sistema può segnalare ma non può compiere senza che qualcuno possa spiegare la motivazione dietro una scelta. Questo è anche il fulcro dell'approvazione con supervisione: il sistema presenta la richiesta, un responsabile approva o rifiuta e può motivare tale decisione. In un'azienda con capacità operativa ridotta e molte ferie stagionali — si pensi alla sanità o alla ristorazione — questa quota è più alta rispetto a un ambiente d'ufficio con ampi margini di personale.
Il volume delle richieste di ferie è spesso elevato: ogni dipendente lo fa più volte all'anno, e nei team più grandi ciò si traduce in un flusso considerevole di richieste al mese. Questa ripetizione rende l'automazione interessante, anche se la singola richiesta non è complessa. Lo stesso schema si osserva in altri compiti con molta ripetizione e regole fisse, come il calcolo delle ore straordinarie sulla base delle ore lavorate o l'elaborazione delle modifiche di turno dopo malattie o richieste di scambio. In tutti questi casi non è la complessità di un singolo caso il motivo per automatizzare, ma la somma di molti casi simili.
Un'approvazione di ferie errata è generalmente reversibile e non comporta una perdita finanziaria diretta, il che mantiene i costi di errore moderati. Tuttavia, il compito tocca anche la compliance: il saldo ferie è collegato alle condizioni di lavoro, e in caso di rifiuto sistematico delle richieste i dipendenti possono contestarlo. Per questo resta necessario un passaggio umano in caso di deviazioni, non perché il sistema non sia in grado di gestire l'aspetto matematico, ma perché le conseguenze di una decisione errata richiedono una valutazione motivabile. Per decisioni che vanno oltre una richiesta di ferie — ad esempio quando i pattern di ferie vengono presi in considerazione in decisioni riguardanti il personale — valgono requisiti legali propri su cui questa pagina non si pronuncia.
La distribuzione qui descritta non vale ovunque nello stesso modo. Un'organizzazione con regole di approvazione chiare e uniformi per team e un sistema di ferie con un saldo aggiornato e collegato, può far svolgere una quota maggiore delle richieste senza intervento. Un'organizzazione con molte eccezioni, registrazione manuale del saldo o accordi diversi tra i team manterrà una quota maggiore in mano a una persona, semplicemente perché le condizioni di base per l'automazione — regole fisse e dati aggiornati — non sono presenti. È la stessa dipendenza che si ritrova nella preparazione dell'elaborazione degli stipendi sulla base di voci fisse e nella pianificazione dei turni entro le norme di capacità operativa: quanto più rigidamente le regole sono definite in anticipo, tanto maggiore è la quota che può svolgersi automaticamente.
L'AI non può elaborare le richieste di ferie in modo autonomo e completo. La parte più grande delle richieste di routine — saldo in ordine, nessun conflitto di capacità operativa — può essere gestita da un sistema. Le richieste che entrano in conflitto con la capacità operativa o che si discostano dalla norma richiedono un responsabile che approvi o rifiuti con una motivazione. Non si tratta di una fase intermedia verso la piena automazione, ma di una distribuzione legata alla natura delle eccezioni: finché queste richiedono una valutazione che deve poter essere spiegata, quella parte resta lavoro umano.
Per vedere come si presenta questa distribuzione per la propria organizzazione, è utile guardare alle regole e ai sistemi sottostanti: le regole di approvazione sono definite per team, e il saldo ferie è disponibile in modo aggiornato nel sistema. Il quickscan gratuito di FTE TO AI è composto da dodici domande, può essere completato senza account e fornisce un'indicazione di quale parte delle ore in questo tipo di profili sia oggi trasferibile all'AI. Lo scan completo del lavoro, che analizza il lavoro di un'azienda compito per compito e lo traduce in capacità in fte, è ancora in fase di sviluppo.
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