In gran parte sì, ma non senza accordi preventivi. Pianificare, spostare e risolvere conflitti nell'agenda di una o più persone è un compito che si presta bene a un agente IA che lavora in autonomia entro regole che lei stabilisce, con un controllo umano nei momenti in cui questo è necessario. Questa è una risposta diversa da "sì, completamente automatico", e anche diversa da "no, questo è lavoro umano". Sta nel mezzo, e dove esattamente dipende da come la sua organizzazione gestisce riunioni e priorità.
Tre assi determinano qui il risultato: margine di giudizio, volume e grado di strutturazione.
Il volume è alto. Un assistente di direzione che gestisce le agende di più dirigenti elabora in un giorno medio decine di richieste: nuovi appuntamenti, spostamenti, doppie prenotazioni da risolvere. È esattamente il tipo di lavoro ripetitivo in cui un agente IA libera tempo, perché le regole dietro una buona pianificazione sono in gran parte da poter fissare: chi ha la precedenza, quali blocchi sono intoccabili, quanto dura il tempo di spostamento tra le sedi.
Il grado di strutturazione ottiene un punteggio medio, un 3. Un'agenda è un sistema strutturato con orari, partecipanti e sedi, ma l'input che la circonda, un'e-mail con "va bene anche giovedì, ma non prima delle undici", è testo non strutturato che deve prima essere tradotto in una proposta concreta. I modelli linguistici moderni sono in grado di effettuare questa traduzione, il che rende la situazione diversa rispetto a dieci anni fa.
Il margine di giudizio è il punto cardine, anch'esso un 3. In un appuntamento semplice tra due persone libere c'è poco da valutare. In un conflitto tra una riunione di team ricorrente e una richiesta di un cliente la situazione è diversa: chi cede, quale appuntamento è più importante per l'organizzazione, c'è una connotazione politica in chi viene spostato. Questo giudizio è automatizzabile finché le regole di priorità sono state fissate esplicitamente. Senza tali regole, la decisione ricade su una persona.
Il lavoro fisico non gioca alcun ruolo, si tratta interamente di lavoro al computer, il che spiega il punteggio di 5. Anche la conformità normativa ottiene un 5: raramente ci sono obblighi di legge legati alla pianificazione di un appuntamento, quindi questo ostacolo è assente.
La creatività ottiene un punteggio basso, un 2, e questo è proprio il motivo per cui questo compito si presta bene all'automazione: non serve un'idea nuova, solo una corretta applicazione delle regole. Il costo degli errori ottiene un 3: un appuntamento interno pianificato male è rimediabile con una telefonata, ma un errore in un appuntamento con un grande cliente o in una riunione del consiglio di amministrazione costa di più. Anche il contatto con il cliente ottiene un 3, il che significa che una parte degli appuntamenti è puramente interna e una parte esterna, con un tono e una sensibilità diversi.
Supponiamo che un direttore abbia una riunione fissa ogni martedì mattina, e un cliente chieda un colloquio che si adatta solo a quella mattina. Un agente IA con regole chiare ("i colloqui con i clienti di questo segmento hanno la precedenza sulle riunioni interne, tranne la riunione mensile della direzione") può risolvere la situazione autonomamente: spostare la riunione, informare le persone coinvolte, proporre un nuovo orario. Senza questa regola, l'agente resta bloccato su una scelta che è in realtà politica, e allora serve una persona per decidere.
In un'altra azienda, dove il direttore vuole decidere caso per caso chi ha la precedenza, l'equilibrio è diverso. In tal caso l'agente IA è un generatore di proposte che presenta opzioni, non un agente che sposta autonomamente. Lo stesso vale per gli appuntamenti VIP: un colloquio con un grande azionista o un colloquio di lavoro a livello di direzione richiede più spesso uno sguardo umano prima che qualcosa venga fissato o spostato in via definitiva.
Nelle aziende con una logica di priorità rigorosamente definita e una cultura di agende digitali, la gestione dell'agenda oggi passa già in gran parte tramite un agente, con una persona che interviene solo in caso di eccezioni. Nelle aziende dove gli appuntamenti passano tramite app sparse e accordi verbali, questo è ancora lontano, non perché la tecnologia non ne sia capace, ma perché l'input è troppo disordinato per essere automatizzato.
Questo compito, del resto, non è isolato dal resto del lavoro di segreteria. Chi esamina la gestione dell'agenda si imbatte spesso in compiti affini: la prenotazione di sale riunioni e strutture, l'accoglienza e la registrazione dei visitatori, e la stesura di lettere e moduli standard. Sono compiti distinti con i propri punteggi, ma spesso condividono gli stessi sistemi e lo stesso ruolo, il che significa che un cambiamento in uno comporta spesso un cambiamento nell'altro. Chi vuole guardare oltre la sola agenda, può anche verificare come viene monitorato l'avanzamento di obiettivi e progetti, dato che la gestione dell'agenda spesso vi si ricollega.
Questo non è una consulenza del personale né un argomento a favore di una decisione riguardante la funzione di qualcuno. Ciò che un'organizzazione fa con le ore liberate spetta all'organizzazione stessa; per questo valgono requisiti di legge propri. Quanto scritto qui è una valutazione del compito, non della persona che lo svolge attualmente.
Anche i punteggi sopra riportati non sono percentuali esatte ma un'indicazione di tendenza; come interpretare un'indicazione come "in gran parte", e cosa dice e cosa non dice una fascia di valori, è spiegato in questa spiegazione sulle fasce di valori.
Per vedere come si presenta la situazione nel suo caso specifico, con il suo mix di appuntamenti interni ed esterni, le sue regole di priorità e i suoi sistemi, un breve test vale più di una stima generale. La quickscan gratuita di FTE TO AI consiste in dodici domande, senza account, e fornisce un'indicazione di quale parte delle ore in questo profilo può essere ripresa oggi dall'IA. La werkscan completa, che ricalcola il lavoro di un'intera azienda compito per compito in termini di capacità fte, è ancora in fase di sviluppo.
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