Registrare una segnalazione di malattia sembra semplice: nome, data, motivo, durata prevista, pronto nel sistema. È esattamente per questo che molte aziende si chiedono se l'AI non possa semplicemente occuparsene. La risposta è in parte, ed è utile capire perché esattamente quella parte sì e l'altra parte no.
Il compito così delimitato -- registrare una segnalazione con data, motivo e durata prevista, fino alla registrazione -- è piuttosto strutturato. Esiste un formato fisso: una data, un campo di testo per il motivo, una stima della durata. Ottiene quindi un punteggio alto in termini di strutturazione. Il volume è spesso considerevole: ogni azienda con più di una manciata di dipendenti ha continuamente segnalazioni di malattia, che si accumulano fino a un bel numero di ore di lavoro di registrazione all'anno. Anche a livello fisico non c'è nulla di problematico: si tratta puramente di lavoro testuale, non di un'azione che qualcuno deve svolgere sul posto. E il contatto con il cliente non entra in gioco -- la segnalazione arriva da un dipendente o da un responsabile, non da un cliente esterno.
D'altra parte, la conformità è determinante, e non a favore dell'automazione. Una segnalazione di malattia è informazione medica, o vi è direttamente collegata. Il motivo dell'assenza rientra spesso nei dati personali particolari, con regole proprie su chi può vederlo, per quanto tempo viene conservato e chi ha accesso. Non si tratta di 'l'AI può elaborare testo, quindi questo può essere automatizzato' -- si tratta di sapere se il collegamento con il protocollo di assenza e le garanzie sulla privacy sono a posto. Senza questa garanzia, la registrazione da parte dell'AI non è responsabile, per quanto semplice possa apparire il compito sulla carta.
Anche il margine di giudizio ottiene quindi un punteggio basso: c'è poco da valutare nella registrazione stessa, ma la sensibilità di ciò che viene registrato richiede un'impostazione accurata a monte. E i costi degli errori non sono trascurabili: una data o un motivo registrato in modo errato può avere conseguenze per la costruzione dei fascicoli di assenza, per il reinserimento, e infine per decisioni a cui un dipendente ha diritto.
Ciò che l'AI è oggi in grado di gestire è il testo: convertire una segnalazione che arriva tramite un messaggio, un'email o un modulo nei campi corretti del sistema di gestione delle assenze, filtrare la data e la durata prevista e archiviarle in modo ordinato. Questo risparmia a un addetto delle risorse umane o a un responsabile la digitazione manuale di ogni segnalazione. Si tratta della digitazione, non della valutazione della segnalazione, del contatto con il dipendente riguardo al motivo, o della stima di cosa significhi la segnalazione per la copertura del personale. Quest'ultimo resta lavoro umano, ed è esattamente qui che il compito, nella pratica, spesso si ferma: a una segnalazione registrata, non ai passaggi successivi.
L'esito dipende fortemente da come un'azienda ha organizzato il proprio processo di gestione delle assenze. Un'organizzazione con un sistema di gestione delle assenze già collegato al protocollo di assenza e dove le regole sulla privacy relative alle informazioni mediche sono garantite tecnicamente, può far svolgere la digitazione delle segnalazioni in modo notevolmente più rapido rispetto a un'azienda che lavora ancora con moduli e email separati. Anche il volume fa la differenza: in un'azienda con centinaia di dipendenti e molte assenze di breve durata, l'automazione del lavoro di inserimento dati risulta più conveniente rispetto a un'azienda con dieci dipendenti, dove un responsabile digita la segnalazione da sé altrettanto rapidamente.
Questo è uno dei tanti punti in un'azienda dove diventa visibile lo stesso spostamento: l'AI si occupa del lavoro di inserimento dati, le persone mantengono la responsabilità per ciò che è sensibile o incerto. Questa stessa linea di demarcazione si ritrova anche in l'elaborazione delle richieste di ferie, dove la richiesta stessa è semplice da elaborare ma la valutazione delle eccezioni no. Anche in la preparazione dell'elaborazione delle retribuzioni il punto centrale è l'inserimento strutturato dei dati, con controllo umano sul risultato. E in la creazione dei turni si osserva una divisione simile: il lavoro di calcolo è automatizzabile, le eccezioni e il contesto di un dipendente no.
Il motivo per cui in un'azienda funziona già così e in un'altra ancora no, non dipende solo dal compito ma anche dall'organizzazione dei sistemi e dei processi circostanti -- questo viene approfondito su la pagina sul perché lo stesso lavoro risulta diverso a seconda dell'azienda. Per i compiti delle risorse umane in senso più ampio, e su come si rapportano ad esempio al lavoro IT, il punto di partenza si trova su la pagina sul lavoro che l'AI può assumere nel reparto IT, dove viene applicato un ragionamento simile a un altro ambito.
Su eventuali decisioni relative al personale che potrebbero derivare da un carico di lavoro inferiore nella registrazione delle assenze questa pagina non si pronuncia: per questo valgono requisiti legali propri, indipendenti da quanto qui stabilito riguardo al compito stesso.
Se desidera sapere come si presenta questa situazione per il suo proprio processo di gestione delle assenze, il quickscan gratuito è un primo passo: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore in questo profilo è oggi trasferibile all'AI. La werkscan completa, che mappa il lavoro della sua azienda compito per compito, incluso il calcolo degli FTE, è ancora in fase di sviluppo e al momento non è disponibile.
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