Creare un turno di lavoro significa combinare occupazione, disponibilità e normative sui tempi di riposo in uno schema pubblicato. Questo compito è ragionevolmente strutturato: c'è un input fisso (chi può quando, chi deve essere presente quando, quali tempi di riposo sono obbligatori) e un output fisso (un turno). Questo lo rende adatto a un sistema di pianificazione che funziona come agente: genera il turno da solo, non solo un suggerimento.
Il volume è alto. I turni vengono ricreati settimanalmente o mensilmente, per lo stesso gruppo di dipendenti, con in gran parte le stesse regole. La ripetizione di questo formato è esattamente dove l'automazione si ripaga: il lavoro che un pianificatore ha svolto il mese scorso deve essere svolto in gran parte di nuovo questo mese, con nuovo input ma lo stesso processo.
Due assi mantengono questo compito su "in parte" e non su "sì". Il primo è il margine di giudizio. Un turno non è mai solo un calcolo. Un pianificatore valuta chi ha avuto due volte di fila un turno scomodo, chi ha appena presentato una richiesta non ancora elaborata formalmente, o se un team resta equilibrato in termini di esperienza. Questa non è una regola che si codifica, è una valutazione che varia da situazione a situazione.
Il secondo è la conformità normativa. I tempi di riposo, il numero massimo di turni per settimana e gli accordi collettivi sono stabiliti per legge o per contratto, e un errore in questo ambito ha conseguenze che vanno oltre un turno infelice. Un sistema può applicare queste regole purché siano inserite digitalmente e aggiornate, ma la responsabilità del risultato resta di una persona che approva il turno prima che venga pubblicato.
Il terzo asse, il volume, lavora invece a favore dell'automazione: quanto più spesso un compito si ripete in forma simile, tanto più un sistema ne apprende e tanto meno tempo richiede il controllo manuale per ogni caso.
Una catena di ristorazione con turni fissi, un numero limitato di funzioni e un contratto collettivo che prevede poche eccezioni può affidare la maggior parte del processo di creazione dei turni a un sistema. L'input è stabile, le regole sono univoche e le eccezioni sono sufficientemente scarse da poter essere gestite manualmente. Una struttura sanitaria con turni variabili, accordi di disponibilità individuali e assenze che disturbano continuamente il turno, mantiene molto più lavoro in mano al pianificatore. Non perché il sistema sia lì meno capace, ma perché il margine di giudizio per ogni turno è maggiore e i rischi di conformità normativa sono più delicati, per esempio riguardo all'occupazione minima per turno.
Questa differenza quindi non risiede nella tecnologia, risiede in come il lavoro è organizzato in queste due organizzazioni. Cosa determina esattamente questo aspetto è descritto nella pagina su perché lo stesso lavoro in un'azienda è delegabile e nell'altra no.
Ciò che oggi cambia non è che i turni vengano improvvisamente "creati dall'AI". È che la prima bozza viene sempre più spesso generata da un sistema, e che il pianificatore passa da creatore a controllore: qualcuno che valuta la bozza, adatta le eccezioni e solo poi pubblica. Questo cambiamento è già visibile nelle aziende con un sistema di pianificazione digitale e turni standardizzati, e appena percettibile nelle aziende che gestiscono ancora i turni in un foglio di calcolo.
Il compito si conclude con un turno pubblicato. Ciò che accade dopo appartiene a compiti adiacenti che hanno ciascuno il proprio profilo. Le modifiche che sorgono dopo la pubblicazione, per esempio a causa di malattia o di una richiesta di scambio, rientrano in l'elaborazione delle modifiche ai turni, con un equilibrio diverso tra sistema e persona perché la pressione temporale e il grado di eccezioni sono lì più alti. Il calcolo delle ore straordinarie derivanti dal turno lavorato è un compito separato, descritto nella pagina su il calcolo delle ore straordinarie. E poiché la disponibilità e le assenze costituiscono l'input principale per un turno, la qualità dell'output è direttamente collegata a come vengono elaborate le richieste di ferie e a come viene registrata l'assenza. Un input scadente in uno di questi processi significa un turno che un pianificatore deve comunque controllare a fondo, per quanto buono sia il sistema.
Questo risultato non è una dichiarazione sul pianificatore o sul capo team che oggi svolge questo lavoro, e non è un argomento per ridurre una funzione di pianificazione. È una descrizione di un compito: cosa un sistema è in grado di gestire, cosa richiede supervisione umana e cosa resta lavoro umano. Le decisioni relative al personale hanno requisiti legali propri, che qui non vengono trattati.
Se la creazione dei turni nella sua organizzazione è più vicina a "in gran parte delegabile" o a "in gran parte lavoro umano" dipende da quante eccezioni presentano i suoi turni, da come è strutturato il suo contratto collettivo e da quanto sono già digitali i suoi dati di disponibilità. Questo varia molto da azienda ad azienda, anche all'interno dello stesso settore. Considerazioni simili si applicano ad altre funzioni amministrative, come si può notare nella panoramica del lavoro nel reparto IT che l'AI può già oggi rilevare.
Chi desidera una prima indicazione senza investirvi tempo può compilare la quickscan gratuita: dodici domande, senza account, con come risultato un'indicazione di quale parte delle ore in quel profilo lavorativo è oggi delegabile all'AI. La scansione completa del lavoro, che scompone il lavoro di un'intera azienda in compiti e per ciascun compito calcola la capacità in termini di fte, è ancora in fase di sviluppo e al momento non è disponibile.
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