Prenotare sale riunioni sembra un compito piccolo, ma è composto da una serie di passaggi che non rientrano tutti nella stessa categoria. Una parte viene già oggi gestita interamente dal software, senza che un office manager debba intervenire. Un'altra parte passa attraverso un sistema che formula una proposta, dopodiché una persona approva o rifiuta. E una piccola parte resta lavoro umano, anche presso aziende che per il resto hanno automatizzato tutto. Questa pagina spiega quale parte rientra dove, e perché.
Una prenotazione segue uno schema fisso: la sala è libera, la capacità è adeguata, l'attrezzatura è disponibile, non c'è una doppia prenotazione. Questo è esattamente il tipo di logica che il software gestisce già da decenni, a condizione che le agende e il sistema di prenotazione siano collegati tra loro. In un'azienda dove tutti prenotano tramite Outlook o Google Calendar e il sistema di prenotazione è collegato a questi strumenti, un conflitto tra due prenotazioni è un controllo che una macchina esegue più velocemente e senza errori rispetto a una persona che passa da una schermata all'altra. Se manca quel collegamento, e una parte dell'azienda lavora ancora con una lavagna bianca o un file Excel separato, l'automazione si ferma sulla soglia: semplicemente non esiste una fonte dati affidabile a cui reagire.
In un'azienda con poche sale riunioni e una manciata di prenotazioni a settimana, l'automazione rende poco: il tempo che un office manager dedica a tenerne traccia è trascurabile. In un'organizzazione con più sedi, decine di sale e centinaia di prenotazioni a settimana, la situazione è diversa. Lì il compito è sufficientemente ripetitivo da giustificare un sistema che verifica continuamente la disponibilità, segnala i conflitti e propone automaticamente un'alternativa. Questo è anche il motivo per cui questo tipo di automazione viene spesso introdotto insieme a compiti affini come la ricezione e registrazione dei visitatori o la gestione delle agende dei colleghi: i sistemi e i collegamenti sottostanti sono in parte gli stessi.
Una doppia prenotazione di una sala riunioni è di solito un fastidio, non un disastro: qualcuno sposta l'appuntamento o cerca un'altra sala. Questo rende la prenotazione ordinaria adatta all'automazione completa. Ma non tutte le situazioni sono ordinarie. Una riunione del consiglio di amministrazione spostata per errore, un cliente accolto nella sede sbagliata, un sistema di videoconferenza non prenotato insieme alla sala nel momento cruciale: sono errori con conseguenze che vanno oltre il semplice fastidio. In questo tipo di eccezioni, la supervisione con approvazione umana è l'impostazione logica: il sistema segnala il conflitto o la situazione particolare, e una persona decide. È la stessa logica che vale per il monitoraggio dell'avanzamento di obiettivi e progetti: gestire automaticamente i segnali di routine, sottoporre le deviazioni.
A differenza di compiti in cui un cliente o una parte esterna comunica direttamente con un dipendente, la prenotazione di una sala è di solito un processo interno. Non c'è una relazione delicata con il cliente che richieda una voce umana, e raramente ci sono regole di compliance che impongano un approccio specifico. Questo è uno dei motivi per cui questo compito è più facile da automatizzare rispetto, ad esempio, allo smistamento e alla distribuzione della posta in arrivo, dove lettere anomale e buste riservate richiedono comunque un momento di valutazione — si veda come lo smistamento e la distribuzione della posta in arrivo si rapportano all'automazione.
Non c'è alcun elemento creativo nel determinare se una sala è libera. Quel punteggio basso sull'asse della creatività non è una carenza del compito, è proprio il motivo per cui questo compito si presta così bene all'automazione: non serve interpretazione, solo un controllo rispetto a regole fisse. Confrontatelo con un compito come l'abbinamento delle fatture di viaggio e soggiorno alle prenotazioni, dove ricevute anomale e regole poco chiare richiedono comunque una valutazione — si veda come l'abbinamento delle fatture di viaggio e soggiorno alle prenotazioni si rapporta all'automazione. Meno interpretazione richiede un compito, prima diventa possibile la sostituzione completa invece della sola supervisione.
Il risultato non è che il ruolo scompaia, ma che cambi la natura del lavoro. Tenere traccia di ogni singola prenotazione e risolvere manualmente semplici doppie prenotazioni è la parte più suscettibile di essere sostituita, a condizione che il sistema di prenotazione sia collegato alle agende. Valutare le situazioni eccezionali, gestire richieste particolari e sorvegliare l'organizzazione complessiva delle strutture resta, almeno per ora, qualcosa che una persona deve seguire. In un'azienda senza sistemi collegati cambia poco, finché quel collegamento non c'è. In un'azienda che invece dispone di quel collegamento, il lavoro si sposta dall'esecuzione al controllo.
Per determinare come si presenta questo per la vostra organizzazione, è utile guardare prima a cosa dice e cosa non dice una forbice di stima in questo tipo di valutazioni — potete leggerlo su la pagina su cosa dice una forbice e cosa no. Se desiderate una prima indicazione per la vostra azienda, potete fare la quickscan gratuita: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore nel vostro profilo può essere oggi affidata all'IA. La werkscan completa, che analizza il lavoro di un'azienda compito per compito, è ancora in fase di sviluppo e al momento non è disponibile.
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