Kennisbank

AI και η ανταλλαγή ψηφιακών τιμολογίων μέσω ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Η εργασία εν συντομία

Στην ηλεκτρονική τιμολόγηση, τα συστήματα ανταλλάσσουν τιμολόγια σε μια σταθερή ψηφιακή μορφή, όπως UBL, αντί μέσω PDF ή χαρτιού. Ένας διοικητικός υπάλληλος ή λογιστής ελέγχει συνήθως αν το μήνυμα έχει παραληφθεί σωστά και αν τα δεδομένα είναι ορθά. Το ερώτημα δεν είναι πλέον αν αυτό το είδος εργασίας μπορεί να αυτοματοποιηθεί, αλλά σε ποιο βαθμό αυτό είναι ήδη σήμερα εφικτό χωρίς να παραμένει ανάγκη ελέγχου.

Γιατί αυτή η εργασία προσφέρεται για αυτοματοποίηση

Τρεις άξονες είναι εδώ καθοριστικοί: δομημένη μορφή, όγκος και συμμόρφωση.

Η δομημένη μορφή σκοράρει σχεδόν το μέγιστο, με 5. Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο δεν είναι ελεύθερο κείμενο αλλά ένα μήνυμα δομημένο σύμφωνα με σταθερό πρότυπο, με σταθερά πεδία για το ποσό, τον ΦΠΑ, τον αριθμό τιμολογίου και τον αντισυμβαλλόμενο. Το λογισμικό μπορεί να διαβάσει, να επικυρώσει και να προωθήσει ένα τέτοιο μήνυμα στο λογιστικό σύστημα χωρίς σφάλματα, χωρίς να χρειάζεται κάποιος να το ερμηνεύσει. Αυτό είναι ακριβώς το είδος εργασίας όπου κανόνες και συστήματα αναλαμβάνουν από τους ανθρώπους, επειδή δεν υπάρχει τίποτα να ζυγιστεί: το μήνυμα είτε ανταποκρίνεται στη δομή είτε όχι.

Ο όγκος σκοράρει επίσης με 5. Οι επιχειρήσεις που εργάζονται με ηλεκτρονική τιμολόγηση επεξεργάζονται συχνά μεγάλους αριθμούς τιμολογίων τον μήνα, και η αποστολή και λήψη αυτών των μηνυμάτων είναι πανομοιότυπη εργασία σε κάθε περίπτωση. Ένα σύστημα που επεξεργάζεται χίλια τιμολόγια την ημέρα δεν κοστίζει περισσότερο κόπο από εκατό. Για τους ανθρώπους, αυτή η επαναλαμβανόμενη εργασία είναι κουραστική και επιρρεπής σε λάθη· για μια αυτοματοποιημένη διαδικασία, ο αριθμός δεν παίζει ρόλο.

Η συμμόρφωση είναι ο άξονας που εδώ σαφώς επιβραδύνει, με βαθμολογία 2. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση υπόκειται σε φορολογικούς και διοικητικούς κανόνες: απαιτήσεις τιμολόγησης, υποχρέωση τήρησης αρχείων, κανονισμούς ΦΠΑ και ενίοτε τομεακές υποχρεώσεις. Ένα λανθασμένα επεξεργασμένο τιμολόγιο δεν είναι απλώς λειτουργικό λάθος, μπορεί να εξελιχθεί σε φορολογικό πρόβλημα. Γι' αυτό παραμένει η ανάγκη για ένα καθορισμένο σημείο ελέγχου, ακόμα κι αν η τεχνολογία λειτουργεί κατά τα άλλα άψογα. Το κόστος σφάλματος σκοράρει μέτρια με 3: ένα λάθος κοστίζει χρήματα και χρόνο για να διορθωθεί, αλλά σπάνια οδηγεί αμέσως σε κρίση, όπως συμβαίνει π.χ. με τα ελεγκτικά ίχνη χρηματοοικονομικών στοιχείων, όπου η ιχνηλασιμότητα κάθε αλλαγής είναι κρίσιμη. Όποιος θέλει να συγκρίνει αυτή την πτυχή, μπορεί να διαβάσει περισσότερα στο μπορεί η AI να αναλάβει την τήρηση αρχείου ελέγχου χρηματοοικονομικών αλλαγών.

Τι σημαίνει αυτό στην πράξη

Το αποτέλεσμα είναι ότι η AI, ή πιο συγκεκριμένα: η RPA (ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών), μπορεί ήδη σήμερα να αναλάβει την τεχνική ανταλλαγή τιμολογίων. Σκεφτείτε ένα σύστημα που αναγνωρίζει αυτόματα ένα εισερχόμενο τιμολόγιο UBL, διαβάζει τα δεδομένα και τα προωθεί στο λογιστικό σύστημα, ή που στέλνει εξερχόμενα τιμολόγια στη σωστή μορφή προς την πλατφόρμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης του πελάτη. Αυτό είναι το βήμα 1 από τις τρεις κατηγορίες: η AI μπορεί να αναλάβει την εργασία.

Αυτό όμως δεν ισχύει για ολόκληρη τη διαδικασία. Μόλις ένα τιμολόγιο αποκλίνει από το πρότυπο, μια σύνδεση μεταξύ μερών δεν είναι ενεργή, ή υπάρχει αμφιβολία για την ορθότητα ποσών ή κωδικών ΦΠΑ, απαιτείται ανθρώπινος έλεγχος που εγκρίνει ή απορρίπτει με αιτιολογία. Αυτό είναι το βήμα 2: εν μέρει, με έλεγχο. Για τη διαχείριση εξαιρέσεων, διαφορές με προμηθευτές σχετικά με το περιεχόμενο των τιμολογίων, ή την αξιολόγηση νέων ειδών τιμολογίων που δεν εντάσσονται ακόμα στο σύστημα, παραμένει ανθρώπινη εργασία, βήμα 3.

Οι προϋποθέσεις εδώ είναι καθοριστικές. Μια τυποποιημένη μορφή μηνύματος είναι απαίτηση, όχι λεπτομέρεια: χωρίς τυποποιημένη μορφή, το μεγαλύτερο μέρος της αυτοματοποίησης χάνεται και η εργασία επιστρέφει σε χειροκίνητη επεξεργασία. Το ίδιο ισχύει για τη σύνδεση μεταξύ των μερών: πρέπει να είναι ενεργή και σωστά ρυθμισμένη, διαφορετικά η ανταλλαγή αποτυγχάνει ή δεν φτάνει στον προορισμό της.

Γιατί αυτό μπορεί να διαφέρει σε άλλη επιχείρηση

Η βαθμολογία που αναφέρεται παραπάνω ισχύει για έναν οργανισμό που εργάζεται με ένα κοινό πρότυπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και όπου η διαδικασία είναι καλά οργανωμένη. Σε μια επιχείρηση που εξακολουθεί να λαμβάνει πολλά τιμολόγια σε μορφή PDF, ή που συνεργάζεται με διεθνείς εταίρους που χρησιμοποιούν διαφορετικά πρότυπα, η δομημένη μορφή και επομένως η δυνατότητα αυτοματοποίησης μειώνεται σημαντικά. Το ίδιο ισχύει για έναν οργανισμό όπου οι όγκοι τιμολογίων είναι χαμηλοί και όπου τα περισσότερα τιμολόγια ελέγχονται ούτως ή άλλως χειροκίνητα: τότε το κόστος εγκατάστασης της αυτοματοποίησης βαραίνει περισσότερο από την εξοικονόμηση.

Οι απαιτήσεις συμμόρφωσης μπορούν επίσης να διαφέρουν. Μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται σε τομέα με αυστηρότερους φορολογικούς ελέγχους, ή που τιμολογεί διεθνώς και έχει να κάνει με διαφορετικά καθεστώτα ΦΠΑ, έχει χαμηλότερη βαθμολογία συμμόρφωσης από αυτή που εφαρμόστηκε εδώ και επομένως μεγαλύτερη ανάγκη για ανθρώπινο έλεγχο. Αυτού του είδους οι διαφορές είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο μια εργασία στα χαρτιά δεν είναι αυτόματα η ίδια εργασία στην πράξη: οι συνθήκες κάθε επιχείρησης καθορίζουν το πραγματικό μερίδιο που μπορεί να αναλάβει η AI.

Αυτή η στάθμιση δεν αφορά μόνο την τιμολόγηση. Και στο ποια εργασία μπορεί να αναλάβει η AI στις προμήθειες και σε διαδικασίες όπου έγγραφα πρέπει να καταγράφονται επίσημα, όπως περιγράφεται στο μπορεί η AI να αναλάβει τη διαχείριση της διαδικασίας υπογραφής εγγράφων, η δομή, ο όγκος και η συμμόρφωση καθορίζουν μαζί πόσος χώρος υπάρχει για αυτοματοποίηση.

Όποιος θέλει να βασίσει σε αυτό αποφάσεις προσωπικού: γι' αυτό ισχύουν δικές τους νομικές απαιτήσεις, ανεξάρτητα από αυτή την ανάλυση εργασιών.

Τι μπορείτε να κάνετε τώρα

Αυτή η σελίδα περιγράφει την εργασία σε γενικούς όρους. Πόσο μέρος της δικής σας επεξεργασίας τιμολογίων είναι ήδη τυποποιημένο και πού βρίσκονται οι εξαιρέσεις, διαφέρει ανά οργανισμό και ανά ρύθμιση συστήματος. Το δωρεάν quickscan του ftetoai.com δίνει, μέσα από δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, μια ένδειξη του ποιο μέρος των ωρών στο δικό σας προφίλ μπορεί ήδη σήμερα να αναληφθεί από την AI. Η πλήρης εργασιακή ανάλυση, που εξετάζει σε βάθος επιμέρους διαδικασίες, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.