En la facturación electrónica, los sistemas intercambian facturas en un formato digital fijo, como UBL, en lugar de mediante PDF o papel. Un administrativo o contable suele comprobar si el mensaje ha llegado correctamente y si los datos son correctos. La pregunta ya no es si este tipo de trabajo se puede automatizar, sino en qué medida ya puede hacerse hoy sin que siga siendo necesario el control.
Tres ejes son aquí decisivos: estructuración, volumen y cumplimiento normativo.
La estructuración obtiene una puntuación de 5, prácticamente máxima. Una factura electrónica no es texto libre, sino un mensaje construido según un estándar fijo, con campos fijos para el importe, el IVA, el número de factura y la contraparte. El software puede leer, validar y remitir ese mensaje al sistema contable sin errores, sin que nadie tenga que interpretarlo. Es exactamente el tipo de trabajo en el que las reglas y los sistemas sustituyen a las personas, porque no hay nada que ponderar: el mensaje se ajusta a la estructura o no se ajusta.
El volumen también obtiene un 5. Las empresas que trabajan con facturación electrónica suelen procesar grandes cantidades de facturas al mes, y el envío y recepción de esos mensajes es un trabajo idéntico en cada caso. Un sistema que procesa mil facturas al día no requiere más esfuerzo que cien. Para las personas, ese trabajo repetitivo es agotador y propenso a errores; para un proceso automatizado, la cantidad no importa.
El cumplimiento normativo es el eje que claramente frena aquí, con una puntuación de 2. La facturación electrónica está sujeta a normativa fiscal y administrativa: requisitos de facturación, obligación de conservación, normativa de IVA y, a veces, obligaciones específicas del sector. Una factura procesada incorrectamente no es solo un error operativo, puede convertirse en un problema fiscal. Por eso sigue siendo necesario un momento de control establecido, incluso cuando la tecnología funciona sin errores. Los costes de error obtienen una puntuación moderada de 3: un error cuesta dinero y tiempo de reparar, pero rara vez conduce de inmediato a una crisis, como sí ocurre por ejemplo con los registros de auditoría financiera, donde la trazabilidad de cada modificación es crucial. Quien quiera comparar este aspecto puede leer más en puede la IA hacerse cargo de mantener el registro de auditoría de modificaciones financieras.
El resultado es que la IA, o más precisamente: RPA (automatización robótica de procesos), ya puede hacerse cargo hoy del intercambio técnico de facturas. Piense en un sistema que reconoce automáticamente una factura UBL entrante, extrae los datos y los remite al sistema contable, o que envía las facturas salientes en el formato correcto a la plataforma de facturación electrónica del cliente. Ese es el paso 1 de las tres categorías: la IA puede hacerse cargo de la tarea.
Pero eso no se aplica a todo el proceso. En cuanto una factura se desvía del estándar, un enlace entre las partes no está activo, o hay dudas sobre la exactitud de los importes o los códigos de IVA, se necesita supervisión humana que apruebe o rechace con motivo. Ese es el paso 2: parcialmente, con control. Para la gestión de excepciones, disputas con proveedores sobre el contenido de las facturas, o la evaluación de nuevos tipos de facturas que aún no se ajustan al sistema, sigue siendo trabajo humano, paso 3.
Las condiciones marco son aquí determinantes. Un formato de mensaje estandarizado es un requisito, no un detalle: sin un formato estandarizado, la mayor parte de la automatización desaparece y la tarea vuelve al procesamiento manual. Lo mismo se aplica al enlace entre las partes: debe estar activo y configurado correctamente, de lo contrario el intercambio falla o no llega.
La puntuación indicada anteriormente se aplica a una organización que trabaja con un estándar de facturación electrónica habitual y donde el proceso está bien organizado. En una empresa que aún recibe muchas facturas en formato PDF, o que trabaja con partes internacionales que utilizan otros estándares, la estructuración y, con ella, la automatizabilidad, descienden considerablemente. Lo mismo ocurre en una organización donde los volúmenes de facturas son bajos y donde la mayoría de las facturas se revisan de todos modos manualmente: en ese caso, los costes de implementación de la automatización pesan más que el ahorro.
Los requisitos de cumplimiento normativo también pueden diferir. Una empresa que opera en un sector con controles fiscales más estrictos, o que factura internacionalmente y se enfrenta a distintos regímenes de IVA, tiene una puntuación de cumplimiento más baja que la aquí utilizada y, por tanto, más necesidad de supervisión humana. Este tipo de diferencias es precisamente la razón por la que una tarea sobre el papel no es automáticamente una tarea en la práctica: las circunstancias de cada empresa determinan la proporción real que la IA puede asumir.
Esta consideración no se limita a la facturación. También en qué trabajo puede asumir la IA en compras y en procesos en los que los documentos deben formalizarse, como se explica en puede la IA hacerse cargo de gestionar el proceso de firma de documentos, la estructura, el volumen y el cumplimiento normativo determinan conjuntamente cuánto margen hay para la automatización.
Quien desee basar decisiones de personal en esto: para ello se aplican requisitos legales propios, independientes de este análisis de tareas.
Esta página describe la tarea en términos generales. Cuánto de su propio procesamiento de facturas ya está estandarizado y dónde se encuentran las excepciones difiere según la organización y la configuración del sistema. El escaneo rápido gratuito de ftetoai.com ofrece, en doce preguntas y sin necesidad de cuenta, una indicación de qué parte de las horas de su perfil ya puede ser asumida hoy por la IA. El análisis de trabajo completo, que profundiza en procesos individuales, todavía está en desarrollo.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.