În cazul facturării electronice, sistemele schimbă facturi într-un format digital fix, precum UBL, în locul PDF-ului sau al hârtiei. Un angajat administrativ sau contabil verifică de obicei dacă mesajul a ajuns corect și dacă datele sunt corecte. Întrebarea nu mai este dacă acest tip de muncă poate fi automatizat, ci în ce măsură acest lucru este deja posibil astăzi fără să mai fie nevoie de control.
Trei axe sunt decisive aici: gradul de structurare, volumul și conformitatea.
Gradul de structurare obține aproape scorul maxim, cu un 5. O factură electronică nu este text liber, ci un mesaj construit conform unui standard fix, cu câmpuri fixe pentru sumă, TVA, numărul facturii și contrapartidă. Software-ul poate citi, valida și trimite un astfel de mesaj către sistemul contabil fără nicio eroare, fără ca cineva să trebuiască să interpreteze mesajul. Este exact genul de muncă în care reguli și sisteme preiau rolul oamenilor, deoarece nu există nimic de cântărit: mesajul corespunde structurii sau nu.
Volumul obține de asemenea un 5. Companiile care lucrează cu facturare electronică procesează adesea un număr mare de facturi pe lună, iar trimiterea și primirea acestor mesaje reprezintă o muncă identică pentru fiecare exemplar. Un sistem care procesează o mie de facturi pe zi nu necesită mai mult efort decât unul care procesează o sută. Pentru oameni, această muncă repetitivă este obositoare și predispusă la erori; pentru un proces automatizat, numărul nu contează.
Conformitatea este axa care frânează clar aici, cu un scor de 2. Facturarea electronică se supune unor reguli fiscale și administrative: cerințe privind facturile, obligația de păstrare, reglementări privind TVA-ul și, uneori, obligații specifice sectorului. O factură procesată greșit nu este doar o eroare operațională, ci poate deveni o problemă fiscală. De aceea rămâne necesară o etapă de control stabilită, chiar dacă tehnologia funcționează în rest fără erori. Costurile erorilor obțin un scor moderat de 3: o eroare costă bani și timp pentru a fi corectată, dar rareori duce imediat la o criză, cum este cazul, de exemplu, al pistelor de audit financiare, unde trasabilitatea fiecărei modificări este crucială. Cine dorește să compare acest aspect poate citi mai multe despre asta la poate AI să preia ținerea jurnalului de audit al modificărilor financiare.
Rezultatul este că AI, sau mai precis: RPA (automatizarea robotizată a proceselor), poate prelua deja astăzi schimbul tehnic de facturi. Gândiți-vă la un sistem care recunoaște automat o factură UBL primită, citește datele și le trimite către sistemul contabil, sau care trimite facturile ieșite în formatul corect către platforma de facturare electronică a clientului. Aceasta este etapa 1 din cele trei categorii: AI poate prelua sarcina.
Dar acest lucru nu este valabil pentru întregul proces. De îndată ce o factură diferă de standard, o legătură între părți nu este activă, sau există îndoieli cu privire la corectitudinea sumelor sau a codurilor de TVA, este necesar controlul uman, care aprobă sau respinge cu motiv. Aceasta este etapa 2: parțial, cu control. Pentru gestionarea excepțiilor, litigiile cu furnizorii privind conținutul facturilor sau evaluarea unor tipuri noi de facturi care nu se încadrează încă în sistem, rămâne munca umană, etapa 3.
Condițiile prealabile sunt aici determinante. Un format de mesaje standardizat este o cerință, nu un detaliu: fără un format standard, cea mai mare parte a automatizării dispare, iar sarcina revine la procesarea manuală. Același lucru este valabil pentru legătura dintre părți: aceasta trebuie să fie activă și configurată corect, altfel schimbul eșuează sau nu ajunge la destinație.
Scorul menționat mai sus este valabil pentru o organizație care lucrează cu un standard uzual de facturare electronică și unde procesul este bine organizat. La o companie care încă primește multe facturi în format PDF, sau care lucrează cu parteneri internaționali care folosesc alte standarde, gradul de structurare scade considerabil, și odată cu el și posibilitatea de automatizare. Același lucru este valabil pentru o organizație unde volumele de facturi sunt reduse și unde majoritatea facturilor sunt totuși verificate manual: atunci costurile de implementare a automatizării cântăresc mai mult decât economia realizată.
Și cerințele de conformitate pot varia. O companie care activează într-un sector cu controale fiscale mai stricte, sau care facturează la nivel internațional și se confruntă cu diverse regimuri de TVA, are un scor de conformitate mai scăzut decât cel considerat aici și, prin urmare, o nevoie mai mare de control uman. Acest tip de diferențe explică exact de ce o sarcină pe hârtie nu este automat aceeași sarcină în practică: circumstanțele fiecărei companii determină ponderea reală pe care AI o poate prelua.
Această considerație nu se aplică doar în cazul facturării. Și în cazul ce muncă poate prelua AI în achiziții și în cazul proceselor în care documentele trebuie înregistrate formal, așa cum se poate citi la poate AI să preia gestionarea procesului de semnare a documentelor, structura, volumul și conformitatea determină împreună cât spațiu există pentru automatizare.
Cine dorește să bazeze decizii de personal pe aceste informații: pentru aceasta se aplică cerințe legale proprii, separate de această analiză a sarcinilor.
Această pagină descrie sarcina în termeni generali. Cât de mult din propria dumneavoastră procesare a facturilor decurge deja standardizat și unde se află excepțiile diferă în funcție de organizație și de configurarea sistemului. Scanarea rapidă gratuită de pe ftetoai.com oferă, în douăsprezece întrebări, fără cont, o indicație privind ce parte din orele din profilul dumneavoastră poate fi preluată deja astăzi de AI. Scanarea completă a muncii, care analizează mai în profunzime procesele individuale, este încă în curs de dezvoltare.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.