Nella fatturazione elettronica i sistemi scambiano fatture in un formato digitale fisso, come UBL, invece che via PDF o carta. Un impiegato amministrativo o un contabile controlla di norma se il messaggio è arrivato correttamente e se i dati sono corretti. La domanda non è più se questo tipo di lavoro sia automatizzabile, ma in che misura ciò sia già possibile oggi senza che rimanga necessario un controllo.
Tre assi sono qui determinanti: strutturazione, volume e compliance.
La strutturazione ottiene un punteggio quasi massimo di 5. Una fattura elettronica non è testo libero ma un messaggio costruito secondo uno standard fisso, con campi fissi per importo, IVA, numero di fattura e controparte. Il software può leggere, convalidare e inoltrare tale messaggio al sistema contabile senza errori, senza che qualcuno debba interpretarlo. È esattamente il tipo di lavoro in cui regole e sistemi subentrano all'uomo, perché non c'è nulla da valutare: il messaggio è conforme alla struttura oppure no.
Anche il volume ottiene un punteggio di 5. Le aziende che lavorano con la fatturazione elettronica elaborano spesso grandi quantità di fatture al mese, e l'invio e la ricezione di questi messaggi comporta lo stesso lavoro per ogni esemplare. Un sistema che elabora mille fatture al giorno non richiede più sforzo di uno che ne elabora cento. Per le persone questo lavoro ripetitivo è faticoso e soggetto a errori; per un processo automatizzato il numero non fa alcuna differenza.
La compliance è l'asse che qui frena chiaramente, con un punteggio di 2. La fatturazione elettronica rientra in normative fiscali e amministrative: requisiti di fatturazione, obbligo di conservazione, normativa IVA e talvolta obblighi specifici del settore. Una fattura elaborata in modo errato non è solo un errore operativo, può diventare un problema fiscale. Per questo rimane necessario un momento di controllo definito, anche se la tecnologia funziona altrimenti senza errori. I costi degli errori ottengono un punteggio moderato di 3: un errore costa denaro e tempo da correggere, ma raramente porta immediatamente a una crisi come, ad esempio, nel caso delle piste di controllo (audit trail) finanziarie, dove la tracciabilità di ogni modifica è cruciale. Chi desidera confrontare questo aspetto può leggere ulteriori informazioni in l'IA può sostituire la tenuta del registro di audit delle modifiche finanziarie.
Il risultato è che l'IA, o più precisamente: l'RPA (robotic process automation), può già oggi occuparsi dello scambio tecnico delle fatture. Si pensi a un sistema che riconosce automaticamente una fattura UBL in arrivo, ne legge i dati e li inoltra al sistema contabile, oppure che invia le fatture in uscita nel formato corretto alla piattaforma di fatturazione elettronica del cliente. Questo è il passo 1 delle tre categorie: l'IA può assumersi il compito.
Ma ciò non vale per l'intero processo. Non appena una fattura si discosta dallo standard, un collegamento tra le parti non è attivo, oppure c'è dubbio sulla correttezza di importi o codici IVA, è necessaria una supervisione umana che approvi o respinga con motivazione. Questo è il passo 2: parzialmente, con controllo. Per la gestione delle eccezioni, le controversie con i fornitori sul contenuto delle fatture, o la valutazione di nuovi tipi di fatture che non rientrano ancora nel sistema, rimane lavoro umano, passo 3.
Le condizioni al contorno sono qui determinanti. Un formato di messaggio standardizzato è un requisito, non un dettaglio: senza un formato standard, la maggior parte dell'automazione viene meno e il compito ritorna all'elaborazione manuale. Lo stesso vale per il collegamento tra le parti: deve essere attivo e configurato correttamente, altrimenti lo scambio fallisce o non arriva a destinazione.
Il punteggio sopra indicato vale per un'organizzazione che lavora con uno standard di fatturazione elettronica comune e in cui il processo è ben strutturato. In un'azienda che riceve ancora molte fatture in formato PDF, o che lavora con partner internazionali che utilizzano standard diversi, la strutturazione, e quindi l'automatizzabilità, diminuisce notevolmente. Lo stesso vale per un'organizzazione in cui i volumi di fatturazione sono bassi e la maggior parte delle fatture viene comunque controllata manualmente: in tal caso i costi di implementazione dell'automazione pesano più del risparmio.
Anche i requisiti di compliance possono variare. Un'azienda che opera in un settore con controlli fiscali più severi, o che fattura a livello internazionale e ha a che fare con diversi regimi IVA, ha un punteggio di compliance inferiore a quello qui considerato e quindi una maggiore necessità di supervisione umana. Questo tipo di differenze è esattamente il motivo per cui un compito sulla carta non è automaticamente un compito nella pratica: le circostanze specifiche di ciascuna azienda determinano la quota effettiva che l'IA può assumersi.
Questa considerazione non riguarda solo la fatturazione. Anche in quale lavoro può l'IA sostituire negli acquisti e nei processi in cui i documenti devono essere formalmente registrati, come descritto in l'IA può sostituire la gestione del processo di firma dei documenti, struttura, volume e compliance determinano insieme quanto spazio ci sia per l'automazione.
Chi desidera basare decisioni sul personale su questo: per questo valgono requisiti legali propri, indipendenti da questa analisi del compito.
Questa pagina descrive il compito in termini generali. Quanto della vostra elaborazione delle fatture sia già standardizzata e dove si trovino le eccezioni varia da organizzazione a organizzazione e da configurazione di sistema a configurazione di sistema. Lo scanner rapido gratuito di ftetoai.com fornisce, in dodici domande, senza necessità di account, un'indicazione di quale parte delle ore nel vostro profilo può già essere oggi assunta dall'IA. La scansione di lavoro completa, che approfondisce i singoli processi, è ancora in fase di sviluppo.
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