Při e-fakturaci si systémy vyměňují faktury v pevném digitálním formátu, jako je UBL, namísto přes PDF nebo papír. Administrativní pracovník nebo účetní obvykle kontroluje, zda zpráva dorazila správně a zda údaje odpovídají skutečnosti. Otázkou už není, zda lze tento typ práce automatizovat, ale do jaké míry je to dnes již možné bez nutnosti zachovat kontrolu.
Rozhodující jsou zde tři osy: strukturovanost, objem a compliance.
Strukturovanost dosahuje se skóre 5 téměř maxima. E-faktura není volný text, ale zpráva vytvořená podle pevného standardu, s fixními poli pro částku, DPH, číslo faktury a protistranu. Software může takovou zprávu bezchybně načíst, ověřit a předat do účetního systému, aniž by ji musel kdokoli interpretovat. To je přesně ten typ práce, kde pravidla a systémy převezmou roli člověka, protože není co zvažovat: zpráva strukturálně odpovídá standardu, nebo neodpovídá.
Objem dosahuje také skóre 5. Společnosti, které pracují s e-fakturací, zpravidla zpracovávají velké množství faktur za měsíc a odesílání a přijímání těchto zpráv představuje u každého exempláře identickou práci. Systém, který zpracuje tisíc faktur denně, si nedá o nic více práce než při sto fakturách. Pro lidi je tato opakující se práce vyčerpávající a náchylná k chybám; pro automatizovaný proces na počtu nezáleží.
Compliance je osa, která zde jasně brzdí, se skóre 2. E-fakturace podléhá daňovým a administrativním předpisům: požadavkům na náležitosti faktury, povinnosti archivace, předpisům o DPH a někdy odvětvově specifickým povinnostem. Nesprávně zpracovaná faktura není jen provozní chybou, může se stát daňovým problémem. Proto zůstává potřeba pevně stanoveného kontrolního momentu, i když technika jinak funguje bezchybně. Náklady na chyby dosahují umírněného skóre 3: chyba stojí peníze a čas na nápravu, ale zřídka vede rovnou ke krizi, jako je tomu například u finančních auditních stop, kde je dosledovatelnost každé změny zásadní. Kdo chce tento aspekt porovnat, více si o něm může přečíst na stránce může AI převzít vedení auditního deníku finančních změn.
Výsledkem je, že AI, přesněji řečeno RPA (robotic process automation), může dnes již převzít technickou výměnu faktur. Představte si systém, který automaticky rozpozná příchozí UBL fakturu, vyčte údaje a předá je do účetního systému, nebo který odesílá odchozí faktury ve správném formátu na e-fakturační platformu klienta. To je krok 1 ze tří kategorií: AI může úkol převzít.
Toto však neplatí pro celý proces. Jakmile se faktura odchyluje od standardu, propojení mezi stranami není aktivní, nebo existují pochybnosti o správnosti částek či kódů DPH, je nutný lidský dohled, který schválí nebo zamítne s uvedením důvodu. To je krok 2: částečně, s kontrolou. Pro řešení výjimek, spory s dodavateli o obsahu faktury nebo posuzování nových typů faktur, které do systému ještě nezapadají, zůstává práce lidskou záležitostí, krok 3.
Zde jsou rozhodující rámcové podmínky. Standardizovaný formát zpráv je požadavkem, ne detailem: bez standardního formátu odpadá největší část automatizace a úkol se přesouvá zpět k ručnímu zpracování. Totéž platí pro propojení mezi stranami: to musí být aktivní a správně nakonfigurované, jinak výměna selže nebo zpráva nedorazí.
Uvedené skóre platí pro organizaci, která používá běžný standard e-fakturace a má proces dobře nastavený. U firmy, která ještě přijímá mnoho faktur ve formátu PDF, nebo která spolupracuje s mezinárodními partnery používajícími jiné standardy, klesá strukturovanost a tím i míra automatizovatelnosti výrazně. Totéž platí pro organizaci, kde jsou objemy faktur nízké a kde se většina faktur i tak ručně kontroluje: pak náklady na zavedení automatizace váží více než dosažená úspora.
Také požadavky na compliance se mohou lišit. Firma, která působí v odvětví s přísnějšími daňovými kontrolami, nebo která fakturuje mezinárodně a musí se vypořádat s různými režimy DPH, má nižší skóre compliance, než je zde uvažováno, a tedy vyšší potřebu lidského dohledu. Tyto rozdíly přesně vysvětlují, proč úkol na papíře automaticky neznamená úkol v praxi: konkrétní podmínky u každé firmy určují skutečný podíl, který může AI převzít.
Toto zvažování se netýká jen fakturace. Také u otázky jakou práci může AI převzít v oblasti nákupu a u procesů, kde musí být dokumenty formálně zaznamenány, jak je popsáno na stránce může AI převzít správu procesu podepisování dokumentů, platí, že struktura, objem a compliance společně určují, kolik prostoru zůstává pro automatizaci.
Kdo na tomto chce zakládat personální rozhodnutí: pro ně platí vlastní zákonné požadavky, nezávislé na této analýze úkolu.
Tato stránka popisuje úkol v obecných pojmech. Do jaké míry je vaše vlastní zpracování faktur již standardizované a kde se nacházejí výjimky, se liší podle organizace a nastavení systému. Bezplatný quickscan na ftetoai.com poskytuje ve dvanácti otázkách, bez nutnosti vytvářet účet, orientační odhad toho, jakou část hodin ve vašem profilu je dnes již možné převést na AI. Kompletní pracovní scan, který se hlouběji zaměřuje na jednotlivé procesy, se stále připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.