При електронното фактуриране системите обменят фактури във фиксиран дигитален формат, като UBL, вместо чрез PDF или хартия. Административен служител или счетоводител обикновено проверява дали съобщението е пристигнало правилно и дали данните са коректни. Въпросът вече не е дали този вид работа може да се автоматизира, а до каква степен това е възможно днес без да остане нужда от контрол.
Три оси са определящи тук: структурираност, обем и спазване на нормативните изисквания.
Структурираността получава оценка 5, почти максимална. Електронната фактура не е свободен текст, а съобщение, изградено по фиксиран стандарт, с фиксирани полета за сума, ДДС, номер на фактура и контрагент. Софтуерът може безпогрешно да прочете такова съобщение, да го валидира и препрати към счетоводната система, без някой да трябва да го интерпретира. Това е точно видът работа, при която правила и системи поемат ролята на хората, защото няма какво да се преценява: съобщението отговаря на структурата или не отговаря.
Обемът също получава оценка 5. Компаниите, които работят с електронно фактуриране, често обработват голям брой фактури на месец, а изпращането и получаването на тези съобщения е идентична работа при всеки отделен случай. Система, която обработва хиляда фактури на ден, не изисква повече усилия от тази, която обработва сто. За хората тази повтаряща се работа е уморителна и податлива на грешки; за автоматизиран процес броят няма никакво значение.
Спазването на нормативните изисквания е оста, която явно забавя нещата тук, с оценка 2. Електронното фактуриране попада под фискални и административни правила: изисквания за фактуриране, задължение за съхранение, регулации за ДДС и понякога специфични за сектора задължения. Неправилно обработена фактура не е само оперативна грешка, тя може да се превърне във фискален проблем. Затова остава нужда от документиран момент на контрол, дори когато технологията иначе работи безпогрешно. Разходите от грешки получават умерена оценка 3: грешката струва пари и време за отстраняване, но рядко води веднага до криза, както например при финансовите одитни следи, където проследимостта на всяка промяна е от решаващо значение. Който иска да сравни този аспект, може да прочете повече в може ли ИИ да поеме воденето на одитен дневник на финансови промени.
Резултатът е, че ИИ, или по-точно RPA (роботизирана автоматизация на процеси), вече днес може да поеме техническия обмен на фактури. Помислете за система, която автоматично разпознава входяща UBL фактура, извлича данните и ги препраща към счетоводната система, или която изпраща изходящи фактури в правилния формат към платформата за електронно фактуриране на клиента. Това е стъпка 1 от трите категории: ИИ може да поеме задачата.
Но това не важи за целия процес. Веднага щом фактура се отклонява от стандарта, връзка между страните не е активна, или има съмнение относно точността на сумите или кодовете за ДДС, е необходим човешки надзор, който одобрява или отхвърля с основание. Това е стъпка 2: частично, с контрол. За обработка на изключения, спорове с доставчици относно съдържанието на фактурата, или преценка на нови видове фактури, които все още не се вписват в системата, остава човешка работа, стъпка 3.
Граничните условия тук са определящи. Стандартизиран формат на съобщенията е изискване, не подробност: без стандартен формат по-голямата част от автоматизацията отпада и задачата се връща обратно към ръчна обработка. Същото важи и за връзката между страните: тя трябва да бъде активна и правилно конфигурирана, иначе обменът се проваля или не пристига.
Оценката, посочена по-горе, важи за организация, която работи с общоприет стандарт за електронно фактуриране и при която процесът е добре организиран. При компания, която все още получава много фактури в PDF формат, или която работи с международни партньори, използващи други стандарти, структурираността, а с нея и автоматизируемостта, спада значително. Същото важи и за организация, при която обемите на фактурите са ниски и при която повечето фактури така или иначе се проверяват ръчно: тогава разходите за въвеждане на автоматизацията тежат повече от постигнатата икономия.
Изискванията за спазване на нормативните изисквания също могат да варират. Компания, работеща в сектор с по-строг фискален контрол, или която фактурира международно и се сблъсква с различни режими на ДДС, има по-ниска оценка за съответствие от приетата тук и следователно по-голяма нужда от човешки надзор. Именно такива разлики са причината задача на теория да не е автоматично задача на практика: обстоятелствата във всяка компания определят реалния дял, който ИИ може да поеме.
Това съображение не важи само за фактурирането. Също и при каква работа може да поеме ИИ в снабдяването и при процеси, при които документи трябва официално да бъдат заведени, както може да се прочете при може ли ИИ да поеме управлението на процеса по подписване на документи, структурата, обемът и спазването на нормативните изисквания заедно определят колко пространство има за автоматизация.
Който иска да базира на това решения за персонал: за тях важат собствени законови изисквания, отделно от този анализ на задачата.
Тази страница описва задачата в общи линии. Колко от вашата собствена обработка на фактури вече протича стандартизирано и къде се намират изключенията, се различава по организация и по конфигурация на системата. Безплатният quickscan на ftetoai.com дава чрез дванадесет въпроса, без акаунт, индикация за коя част от часовете във вашия профил вече днес може да бъде поета от ИИ. Пълният работен скенер, който навлиза по-дълбоко в отделните процеси, все още е в процес на разработка.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.