Οι controllers και οι διαχειριστές συστημάτων στον χρηματοοικονομικό τομέα πρέπει να μπορούν να αποδεικνύουν ποιος έκανε ποια αλλαγή σε σημαντικά χρηματοοικονομικά δεδομένα, και πότε. Αυτό το αρχείο ελέγχου αποτελεί τη βάση για τον έλεγχο και τη λογοδοσία, τόσο εσωτερικά όσο και προς τον ορκωτό λογιστή ή την εποπτική αρχή. Το ερώτημα είναι αν η AI μπορεί να αναλάβει αυτή την καταγραφή, ή αν αυτό το έργο πρέπει να παραμείνει ανθρώπινη εργασία.
Αυτό το έργο βαθμολογείται υψηλά στους τρεις άξονες που παίζουν καθοριστικό ρόλο, αλλά όχι με τον τρόπο που ίσως περιμένετε. Δεν πρόκειται για έργο για γενετική AI ή έξυπνη αυτοματοποίηση με ικανότητα κρίσης. Πρόκειται για έργο για RPA: λογισμικό βασισμένο σε κανόνες, ντετερμινιστικό, που καταγράφει τι συμβαίνει, χωρίς ερμηνεία.
Μια αλλαγή σε ένα λογιστικό σύστημα ή σύστημα ERP είναι ένα δομημένο γεγονός: ένας χρήστης προσαρμόζει ένα ποσό, έναν λογαριασμό ή έναν αντισυμβαλλόμενο, σε συγκεκριμένη στιγμή, σε συγκεκριμένο πεδίο. Δεν υπάρχει τίποτα προς ερμηνεία. Ποιος έκανε την αλλαγή, ποια ήταν η παλιά τιμή και ποια είναι η νέα τιμή, είναι σκληρά δεδομένα που το σύστημα ήδη γνωρίζει τη στιγμή της μεταβολής.
Ο όγκος είναι επιπλέον μεγάλος: σε ένα μεσαίου μεγέθους σύστημα ERP γίνονται καθημερινά δεκάδες έως εκατοντάδες μεταβολές, από γραμμές τιμολογίων έως προσαρμογές γενικού καθολικού. Η χειροκίνητη καταγραφή δεν είναι ρεαλιστική σε αυτόν τον όγκο, ούτε και απαραίτητη, καθώς το σύστημα ήδη καταγράφει την αλλαγή τη στιγμή που συμβαίνει. Αυτό είναι ακριβώς το είδος του έργου για το οποίο έχει σχεδιαστεί το RPA: υψηλός όγκος, πλήρως δομημένο, χωρίς ανάγκη κρίσης.
Ο άξονας της συμμόρφωσης βαθμολογείται με 1, κάτι που είναι δυσμενές ακριβώς για την επιπόλαιη αυτοματοποίηση, και αυτό αποτελεί σημαντικό σήμα. Δεν πρόκειται εδώ για συμμόρφωση που δυσκολεύει την AI, αλλά για συμμόρφωση που απαιτεί η καταγραφή να είναι αδιάβλητη, αμετάβλητη και αποδεδειγμένα αξιόπιστη. Ένα αρχείο ελέγχου που μπορεί το ίδιο να αλλοιωθεί δεν έχει καμία αξία για έναν ορκωτό λογιστή ή εποπτική αρχή. Αυτό σημαίνει ότι η τεχνική δεν έχει σημασία εφόσον δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις: το σύστημα πρέπει να καταγράφει αυτόματα, και τα αρχεία καταγραφής πρέπει να διατηρούνται αμετάβλητα, εκτός εμβέλειας του χρήστη που έκανε την αλλαγή.
Ο βαθμός κρίσης βαθμολογείται με 4: χρειάζεται ελάχιστη ερμηνεία σχετικά με το τι καταγράφετε, το πολύ μια συμφωνία για το ποια πεδία είναι αρκετά σχετικά ώστε να καταγραφούν. Το κόστος σφάλματος βαθμολογείται με 3, μέτριο: μια χαμένη γραμμή καταγραφής είναι ενοχλητική σε έναν έλεγχο, αλλά συνήθως επανορθώσιμη αν το σύστημα καταγράφει με συνέπεια. Η επαφή με πελάτες, η φυσική εργασία και η δημιουργικότητα δεν εμπλέκονται εδώ και βαθμολογούνται επομένως όλα με τη μέγιστη ευνοϊκή βαθμολογία για αυτοματοποίηση, απλώς επειδή δεν παίζουν κανέναν ρόλο σε αυτό το έργο.
Αν το λογιστικό σας σύστημα ή σύστημα ERP διαθέτει ήδη λειτουργία audit trail που καταγράφει αυτόματα και αμετάβλητα τις αλλαγές, τότε αυτό το έργο έχει στην πράξη ήδη αναληφθεί. Ο ρόλος του controller ή του διαχειριστή συστήματος μετατοπίζεται τότε από την ίδια την καταγραφή στον έλεγχο του αν η καταγραφή είναι πλήρης και ανέπαφη, και στην αξιολόγηση του περιεχομένου σε περίπτωση δειγματοληπτικού ελέγχου ή έρευνας. Αυτό το τελευταίο, η ερμηνεία μιας ύποπτης αλλαγής, παραμένει ανθρώπινη εργασία και δεν εμπίπτει σε αυτό το έργο.
Σε μια άλλη εταιρεία η εικόνα μπορεί να είναι διαφορετική. Αν εξακολουθείτε να εργάζεστε με παλαιωμένο ή προσαρμοσμένο σύστημα χωρίς ενσωματωμένο audit trail, τότε η καταγραφή πρέπει ακόμη να δημιουργηθεί ή να συμπληρωθεί με ξεχωριστό εργαλείο, και αυτό είναι έργο υλοποίησης, όχι έτοιμη ανάληψη. Αν η έμφαση δεν είναι στην ίδια την καταγραφή αλλά στην αξιολόγηση αποκλίσεων — για παράδειγμα στον εντοπισμό ασυνήθιστων μοτίβων αλλαγών που μπορεί να υποδεικνύουν απάτη — τότε το έργο μετατοπίζεται στην κατηγορία δύο: η AI ή το λογισμικό μπορεί να επισημαίνει αποκλίσεις, αλλά ένας άνθρωπος αξιολογεί και αποφασίζει με αιτιολόγηση. Αυτό είναι διαφορετικό έργο από την ίδια την καταγραφή και αξίζει δική του αξιολόγηση.
Η αμεταβλητότητα του αρχείου καταγραφής δεν είναι τεχνική λεπτομέρεια αλλά ο πυρήνας της αξίας του. Από τη στιγμή που τα αρχεία καταγραφής μπορούν να τροποποιηθούν από τα ίδια πρόσωπα που κάνουν τις υποκείμενες αλλαγές, η λειτουργία ελέγχου είναι στην ουσία άχρηστη, όσο εξελιγμένη κι αν είναι κατά τα άλλα η καταγραφή. Αυτό άπτεται του εσωτερικού ελέγχου και ενδεχομένως των νόμιμων υποχρεώσεων τήρησης αρχείων για χρηματοοικονομικά στοιχεία· γι' αυτό ισχύουν δικές τους νομικές απαιτήσεις που διαφέρουν ανά περίπτωση και κλάδο, και τις οποίες αυτή η σελίδα δεν καθορίζει.
Αυτό το έργο δεν είναι εξάλλου ανεξάρτητο από την ευρύτερη αυτοματοποίηση γύρω από τον έλεγχο και τη διαχείριση κινδύνου. Όποιος εξετάζει το Έλεγχος πελατών και συνεργατών σε λίστες κυρώσεων βλέπει ένα παρόμοιο μοτίβο: δομημένα έργα ελέγχου υψηλού όγκου προσφέρονται καλά για αυτοματοποίηση, εφόσον το αποτέλεσμα παραμένει αποδεδειγμένα αξιόπιστο. Και στο τμήμα πληροφορικής η καταγραφή και ο έλεγχος παίζουν σημαντικό ρόλο, και οι σταθμίσεις εκεί συχνά τρέχουν παράλληλα με εκείνες στη χρηματοοικονομική διαχείριση.
Αυτή η σελίδα περιγράφει ένα έργο βάσει μιας γενικής εκτίμησης. Το πώς θα εξελιχθεί αυτό για τη δική σας ομάδα εξαρτάται από το σύστημα που χρησιμοποιείτε, τον βαθμό στον οποίο έχει ήδη ρυθμιστεί η λειτουργικότητα audit trail, και τον ρόλο που παίζει η καταγραφή δίπλα στην αξιολόγηση αποκλίσεων. Αν θέλετε να μάθετε ποιο μέρος των ωρών στο δικό σας προφίλ μπορεί αυτή τη στιγμή να αναληφθεί από την AI, μπορείτε να συμπληρώσετε τη δωρεάν quickscan του ftetoai: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με άμεση ένδειξη. Η πλήρης εργασιακή σάρωση, που εξετάζει σε μεγαλύτερο βάθος επιμέρους θέσεις και ομάδες, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.