Atliekant e-sąskaitų išrašymą, sistemos keičiasi sąskaitomis faktūromis nustatytu skaitmeniniu formatu, tokiu kaip UBL, o ne per PDF ar popierių. Administracijos darbuotojas ar buhalteris paprastai patikrina, ar pranešimas tinkamai gautas ir ar duomenys yra teisingi. Klausimas nebėra, ar tokį darbą galima automatizuoti, bet kiek tai jau šiandien galima padaryti taip, kad nebūtų reikalinga kontrolė.
Čia sprendžiamąjį vaidmenį atlieka trys ašys: struktūrizuotumas, apimtis ir atitiktis (compliance).
Struktūrizuotumas įvertintas 5 balais - beveik maksimaliai. E-sąskaita nėra laisvas tekstas, o pranešimas, sudarytas pagal nustatytą standartą, su fiksuotais laukais sumai, PVM, sąskaitos numeriui ir kitai šaliai. Programinė įranga gali tokį pranešimą nuskaityti, patvirtinti ir persiųsti į buhalterinės apskaitos sistemą be klaidų, kad nė vienam žmogui nereikėtų pranešimo interpretuoti. Tai lygiai tas darbas, kurį taisyklės ir sistemos perima iš žmonių, nes nėra ko svarstyti: pranešimas atitinka struktūrą arba jos neatitinka.
Apimtis taip pat įvertinta 5 balais. Įmonės, kurios naudoja e-sąskaitų išrašymą, dažnai per mėnesį apdoroja didelį skaičių sąskaitų, o tokių pranešimų siuntimas ir gavimas kiekvienu atveju yra identiškas darbas. Sistemai, kuri apdoroja tūkstantį sąskaitų per dieną, tai kainuoja ne daugiau pastangų nei šimtas. Žmonėms toks pasikartojantis darbas yra varginantis ir jautrus klaidoms; automatizuotam procesui skaičius neturi reikšmės.
Atitiktis (compliance) yra ašis, kuri čia akivaizdžiai stabdo procesą, jos įvertis - 2 balai. E-sąskaitų išrašymas patenka į fiskalinių ir administracinių taisyklių sritį: sąskaitų reikalavimai, saugojimo pareiga, PVM reglamentavimas ir kartais sektoriui specifiniai įpareigojimai. Neteisingai apdorota sąskaita nėra vien operacinė klaida - ji gali sukelti fiskalinę problemą. Todėl vis dar reikalingas fiksuotas kontrolės momentas, net jei technologija veikia be klaidų. Klaidų kaina įvertinta vidutiniškai - 3 balais: klaida kainuoja pinigų ir laiko ištaisymui, tačiau retai iškart sukelia krizę, kaip, pavyzdžiui, finansinių audito pėdsakų atveju, kur kiekvieno pakeitimo atsekamumas yra kritiškai svarbus. Norintiems palyginti šį aspektą, plačiau apie tai skaitykite ar AI gali perimti finansinių pakeitimų audito žurnalo tvarkymą.
Rezultatas yra tas, kad AI, arba tiksliau: RPA (robotic process automation, robotizuotas procesų automatizavimas), gali šiandien perimti sąskaitų faktūrų techninius mainus. Pavyzdžiui, sistema, kuri automatiškai atpažįsta gaunamą UBL sąskaitą, nuskaito duomenis ir persiunčia į buhalterinės apskaitos sistemą, arba kuri siunčia išeinančias sąskaitas tinkamu formatu į kliento e-sąskaitų išrašymo platformą. Tai yra pirmasis žingsnis iš trijų kategorijų: AI gali perimti užduotį.
Tačiau tai netinka visam procesui. Kai sąskaita nukrypsta nuo standarto, ryšys tarp šalių neaktyvus, arba kyla abejonių dėl sumų ar PVM kodų teisingumo, būtinas žmogaus atliekamas priežiūra (žmogiškoji priežiūra), kuris patvirtina arba atmeta su pagrindimu. Tai antras žingsnis: dalinai, su kontrole. Išimtinių atvejų tvarkymui, ginčams su tiekėjais dėl sąskaitos turinio ar naujo tipo sąskaitų, kurios dar netinka sistemai, vertinimui, tai vis dar išlieka žmogaus darbas - trečias žingsnis.
Aukščiau nurodytas įvertis taikomas organizacijai, kuri naudoja įprastą e-sąskaitų išrašymo standartą ir kurios procesas yra tinkamai sutvarkytas. Įmonėje, kuri vis dar gauna daug sąskaitų PDF formatu, arba kuri bendradarbiauja su tarptautinėmis šalimis, naudojančiomis kitus standartus, struktūrizuotumas, ir kartu automatizavimo galimybė, gerokai krenta. Tas pats taikoma organizacijai, kurioje sąskaitų apimtys mažos ir kur dauguma sąskaitų vis tiek tikrinamos rankiniu būdu: tuomet automatizavimo įdiegimo kaštai nusveria sutaupytą naudą.
Atitikties (compliance) reikalavimai taip pat gali skirtis. Įmonė, veikianti sektoriuje su griežtesne fiskaline kontrole, arba vykdanti tarptautinį sąskaitų išrašymą ir susiduriant su skirtingais PVM režimais, turi žemesnį atitikties įvertį nei čia nurodytas, todėl jai reikia daugiau žmogiškosios priežiūros. Tokie skirtumai tiksliai parodo, kodėl užduotis popieriuje nebūtinai yra tokia pati užduotis praktikoje: kiekvienos įmonės aplinkybės nustato tikrąją dalį, kurią AI gali perimti.
Šis svarstymas iškyla ne vien sąskaitų išrašymo srityje. Taip pat koks darbas pirkimų srityje gali būti perimtas AI ir procesuose, kur dokumentai turi būti formaliai užfiksuoti, kaip aprašyta ar AI gali perimti dokumentų pasirašymo proceso valdymą, struktūra, apimtis ir atitiktis kartu nustato, kiek erdvės yra automatizavimui.
Tiems, kas norėtų šiuo pagrindu priimti personalo sprendimus: tam taikomi atskiri teisiniai reikalavimai, nepriklausomai nuo šios užduočių analizės.
Šiame puslapyje užduotis aprašyta bendrais bruožais. Kiek jūsų pačių sąskaitų apdorojimas jau yra standartizuotas ir kur yra išimtys, skiriasi pagal organizaciją ir sistemos konfigūraciją. Nemokamas ftetoai.com greitasis testas per dvylika klausimų, nereikalaujant registruotis, pateikia orientacinį įvertį, kokią dalį jūsų profilio valandų jau šiandien galima perduoti AI. Išsamesnis darbo testas, kuris giliau nagrinėja individualius procesus, dar rengiamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.