Kod e-fakturiranja sustavi razmjenjuju račune u fiksnom digitalnom formatu, poput UBL-a, umjesto putem PDF-a ili papira. Administrativni djelatnik ili knjigovođa obično provjerava je li poruka ispravno pristigla i jesu li podaci točni. Pitanje više nije je li ovakav posao moguće automatizirati, nego u kojoj se mjeri to danas već može bez potrebe za kontrolom.
Ovdje presudnu ulogu igraju tri osi: strukturiranost, obujam i usklađenost.
Strukturiranost postiže gotovo maksimalnu ocjenu 5. E-račun nije slobodan tekst, već poruka izgrađena prema fiksnom standardu, s fiksnim poljima za iznos, PDV, broj računa i suprotnu stranu. Softver takvu poruku može bezgrešno učitati, validirati i proslijediti u knjigovodstveni sustav, bez potrebe da itko tu poruku tumači. To je upravo vrsta posla kod koje pravila i sustavi preuzimaju ulogu ljudi, jer nema ništa za odvagnuti: poruka je u skladu sa strukturom ili nije.
Obujam također postiže ocjenu 5. Tvrtke koje rade s e-fakturiranjem često obrađuju velike količine računa mjesečno, a slanje i primanje tih poruka identičan je posao za svaki primjerak. Sustav koji obradi tisuću računa dnevno ne zahtijeva veći napor nego za sto računa. Za ljude je taj ponavljajući posao naporan i podložan pogreškama; za automatizirani proces broj ne igra nikakvu ulogu.
Usklađenost je os koja ovdje jasno usporava, s ocjenom 2. E-fakturiranje potpada pod fiskalna i administrativna pravila: zahtjeve za račune, obvezu čuvanja dokumentacije, PDV propise i ponekad sektorske specifične obveze. Pogrešno obrađen račun nije samo operativna pogreška, može postati fiskalni problem. Zato ostaje potreba za utvrđenim trenutkom kontrole, čak i kada tehnologija inače radi bez grešaka. Trošak pogreške postiže umjerenu ocjenu 3: pogreška košta novac i vrijeme za ispravak, ali rijetko odmah dovodi do krize kao što je slučaj kod, primjerice, financijskih revizijskih tragova, gdje je sljedivost svake promjene ključna. Tko želi usporediti taj aspekt, više o tome može pročitati na može li AI preuzeti vođenje revizijskog dnevnika financijskih promjena.
Rezultat je da AI, ili preciznije: RPA (robotic process automation), već danas može preuzeti tehničku razmjenu računa. Zamislite sustav koji automatski prepoznaje dolazni UBL-račun, očitava podatke i prosljeđuje ih u knjigovodstveni sustav, ili koji odlazne račune šalje u ispravnom formatu na platformu za e-fakturiranje klijenta. To je korak 1 od tri kategorije: AI može preuzeti zadatak.
Ali to ne vrijedi za cijeli proces. Čim račun odstupa od standarda, veza između strana nije aktivna, ili postoji sumnja u točnost iznosa ili PDV šifri, potreban je ljudski nadzor koji odobrava ili odbija uz obrazloženje. To je korak 2: djelomično, uz kontrolu. Za obradu iznimaka, sporove s dobavljačima oko sadržaja računa, ili ocjenjivanje novih vrsta računa koje još ne odgovaraju sustavu, i dalje je potreban ljudski rad, korak 3.
Ovdje su odlučujući preduvjeti. Standardizirani format poruka nije detalj, već preduvjet: bez standardnog formata veći dio automatizacije otpada i zadatak se vraća na ručnu obradu. Isto vrijedi za vezu između strana: ona mora biti aktivna i ispravno konfigurirana, inače razmjena ne uspijeva ili ne stiže na odredište.
Gore navedena ocjena vrijedi za organizaciju koja radi s uobičajenim standardom e-fakturiranja i kod koje je proces dobro postavljen. Kod tvrtke koja i dalje prima mnogo računa u PDF obliku, ili koja radi s međunarodnim strankama koje koriste druge standarde, strukturiranost, a time i mogućnost automatizacije, znatno opada. Isto vrijedi za organizaciju s niskim obujmom računa gdje se većina računa ionako ručno provjerava: tada troškovi uvođenja automatizacije nadmašuju uštedu.
Zahtjevi usklađenosti također se mogu razlikovati. Tvrtka koja djeluje u sektoru sa strožim fiskalnim kontrolama, ili koja fakturira međunarodno i suočava se s različitim PDV režimima, ima nižu ocjenu usklađenosti od one korištene ovdje i time veću potrebu za ljudskim nadzorom. Ove vrste razlika upravo su razlog zašto zadatak na papiru nije automatski isti zadatak u praksi: okolnosti svake tvrtke određuju stvarni udio koji AI može preuzeti.
Ovo razmatranje ne odnosi se samo na fakturiranje. I kod koji posao može AI preuzeti u nabavi te kod procesa gdje dokumenti moraju biti formalno zabilježeni, kao što je opisano kod može li AI preuzeti upravljanje procesom potpisivanja dokumenata, struktura, obujam i usklađenost zajedno određuju koliko je prostora za automatizaciju.
Tko na ovome želi temeljiti kadrovske odluke: za to vrijede zasebni zakonski zahtjevi, neovisno o ovoj analizi zadatka.
Ova stranica opisuje zadatak u općim crtama. Koliki dio vaše vlastite obrade računa već teče standardizirano i gdje se nalaze iznimke, razlikuje se po organizaciji i po konfiguraciji sustava. Besplatni brzi test na ftetoai.com daje kroz dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, naznaku koji dio sati u vašem profilu AI već danas može preuzeti. Cjeloviti radni test, koji dublje ulazi u pojedinačne procese, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.