Na faturação eletrónica, os sistemas trocam faturas num formato digital fixo, como o UBL, em vez de PDF ou papel. Um colaborador administrativo ou contabilista verifica normalmente se a mensagem chegou corretamente e se os dados estão certos. A questão já não é se este tipo de trabalho pode ser automatizado, mas sim até que ponto isso já é possível hoje sem que continue a ser necessário controlo.
Três eixos são aqui determinantes: estruturação, volume e conformidade.
A estruturação obtém uma pontuação de 5, praticamente máxima. Uma fatura eletrónica não é texto livre, mas sim uma mensagem construída segundo uma norma fixa, com campos fixos para o montante, o IVA, o número da fatura e a contraparte. O software consegue ler, validar e encaminhar essa mensagem para o sistema de contabilidade sem erros, sem que ninguém precise de a interpretar. É exatamente este tipo de trabalho em que regras e sistemas substituem as pessoas, porque não há nada a ponderar: a mensagem está correta em termos de estrutura ou não está.
O volume também obtém uma pontuação de 5. As empresas que trabalham com faturação eletrónica processam frequentemente grandes quantidades de faturas por mês, e o envio e a receção dessas mensagens representam trabalho idêntico em cada exemplar. Um sistema que processa mil faturas por dia não requer mais esforço do que cem. Para as pessoas, esse trabalho repetitivo é cansativo e propenso a erros; para um processo automatizado, o número não faz diferença nenhuma.
A conformidade é o eixo que claramente trava aqui, com uma pontuação de 2. A faturação eletrónica está sujeita a regras fiscais e administrativas: requisitos de faturação, obrigação de conservação, regulamentação do IVA e, por vezes, obrigações específicas do setor. Uma fatura processada incorretamente não é apenas um erro operacional, pode tornar-se um problema fiscal. Por isso, continua a haver necessidade de um momento de controlo formalizado, mesmo que a tecnologia funcione de resto sem erros. Os custos de erro obtêm uma pontuação moderada de 3: um erro custa dinheiro e tempo para corrigir, mas raramente leva de imediato a uma crise, como acontece, por exemplo, com trilhos de auditoria financeira, onde a rastreabilidade de cada alteração é crucial. Quem quiser comparar este aspeto pode ler mais sobre o tema em a IA pode assumir a manutenção do registo de auditoria de alterações financeiras.
O resultado é que a IA, ou mais precisamente a RPA (automação robótica de processos), já pode assumir hoje a troca técnica de faturas. Pense num sistema que reconhece automaticamente uma fatura UBL recebida, lê os dados e os encaminha para o sistema de contabilidade, ou que envia faturas de saída no formato correto para a plataforma de faturação eletrónica do cliente. Este é o passo 1 das três categorias: a IA pode assumir a tarefa.
Mas isso não se aplica a todo o processo. Assim que uma fatura se desvia da norma, uma ligação entre partes não está ativa, ou há dúvidas sobre a exatidão de montantes ou códigos de IVA, é necessária supervisão humana que aprove ou rejeite com justificação. Este é o passo 2: parcialmente, com controlo. Para o tratamento de exceções, litígios com fornecedores sobre o conteúdo das faturas, ou a avaliação de novos tipos de faturas que ainda não se enquadram no sistema, continua a ser trabalho humano, o passo 3.
As condições prévias são aqui determinantes. Um formato de mensagem padronizado é um requisito, não um pormenor: sem um formato padrão, a maior parte da automatização desaparece e a tarefa recua para o processamento manual. O mesmo se aplica à ligação entre as partes: esta tem de estar ativa e corretamente configurada, caso contrário a troca falha ou não chega ao destino.
A pontuação apresentada acima aplica-se a uma organização que trabalha com uma norma comum de faturação eletrónica e onde o processo está bem estruturado. Numa empresa que ainda recebe muitas faturas em formato PDF, ou que trabalha com parceiros internacionais que utilizam outras normas, a estruturação desce consideravelmente, e com ela a possibilidade de automatização. O mesmo se aplica a uma organização onde os volumes de faturas são baixos e onde a maioria das faturas é, de qualquer forma, verificada manualmente: nesse caso, os custos de implementação da automatização pesam mais do que a poupança obtida.
Também os requisitos de conformidade podem variar. Uma empresa que opera num setor com controlos fiscais mais rigorosos, ou que fatura internacionalmente e lida com diferentes regimes de IVA, tem uma pontuação de conformidade mais baixa do que a aqui considerada e, portanto, uma maior necessidade de supervisão humana. Este tipo de diferenças é precisamente a razão pela qual uma tarefa no papel não é automaticamente uma tarefa na prática: as circunstâncias de cada empresa determinam a proporção real que a IA pode assumir.
Esta ponderação não se aplica apenas à faturação. Também em que trabalho pode a IA assumir nas compras e em processos em que os documentos têm de ser formalmente registados, como se pode ler em a IA pode assumir a gestão do processo de assinatura de documentos, a estrutura, o volume e a conformidade determinam em conjunto quanto espaço existe para a automatização.
Quem pretenda basear decisões de pessoal nisto: aplicam-se aqui requisitos legais próprios, independentes desta análise de tarefas.
Esta página descreve a tarefa em termos gerais. A medida em que o processamento das suas próprias faturas já decorre de forma padronizada e onde se situam as exceções varia por organização e por configuração do sistema. A verificação rápida e gratuita da ftetoai.com dá, em doze perguntas, sem necessidade de conta, uma indicação da parte das horas no seu perfil que já pode ser assumida hoje pela IA. A análise de trabalho completa, que aprofunda processos individuais, ainda está em desenvolvimento.
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