Az e-számlázás során a rendszerek rögzített digitális formátumban, például UBL-ben cserélnek számlákat, PDF vagy papír helyett. Egy administratív munkatárs vagy könyvelő rendszerint ellenőrzi, hogy az üzenet rendben megérkezett-e és hogy az adatok helyesek-e. A kérdés már nem az, hogy ez a fajta munka automatizálható-e, hanem hogy ma milyen mértékben lehetséges ez anélkül, hogy ellenőrzésre szükség maradna.
Három tengely a döntő itt: strukturáltság, volumen és megfelelőség (compliance).
A strukturáltság 5-ös pontszámmal majdnem maximális. Egy e-számla nem szabad szöveg, hanem egy rögzített szabvány szerint felépített üzenet, fix mezőkkel az összeg, az áfa, a számlaszám és az ellenpartner számára. A szoftver egy ilyen üzenetet hibátlanul be tud olvasni, validálni és továbbküldeni a könyvelési rendszerbe, anélkül hogy bárkinek is értelmeznie kellene az üzenetet. Ez pontosan az a fajta munka, ahol a szabályok és rendszerek átveszik az emberek helyét, mert nincs mit mérlegelni: az üzenet vagy megfelel a struktúrának, vagy nem.
A volumen is 5-ös pontszámot kap. Az e-számlázással dolgozó vállalatok gyakran nagy számú számlát kezelnek havonta, és ezen üzenetek küldése és fogadása minden egyes esetben azonos munkát jelent. Egy rendszer, amely napi ezer számlát dolgoz fel, nem kerül több erőfeszítésbe, mint száz. Emberek számára ez az ismétlődő munka fárasztó és hibára hajlamos; egy automatizált folyamat számára a szám nem jelent különbséget.
A megfelelőség (compliance) az a tengely, amely itt egyértelműen visszafogja a folyamatot, 2-es pontszámmal. Az e-számlázásra fiskális és administratív szabályok vonatkoznak: számlakövetelmények, megőrzési kötelezettség, áfa-szabályozás és néha ágazatspecifikus előírások. Egy helytelenül feldolgozott számla nem csak operatív hiba, hanem fiskális problémává is válhat. Ezért marad szükség egy rögzített ellenőrzési pontra, még akkor is, ha a technika egyébként hibátlanul működik. A hibaköltségek 3-as pontszámmal mérsékeltek: egy hiba pénzt és időt kerül a helyreállításhoz, de ritkán vezet azonnal válsághoz, mint például a pénzügyi audit nyomvonalak esetében, ahol minden módosítás visszakövethetősége kritikus. Aki ezt az aspektust szeretné összehasonlítani, erről bővebben olvashat itt: átveheti-e az AI a pénzügyi módosítások auditnaplójának karbantartását.
Az eredmény az, hogy az AI, vagy pontosabban: az RPA (robotic process automation), ma már át tudja venni a számlák technikai cseréjét. Gondoljunk egy rendszerre, amely automatikusan felismer egy beérkező UBL-számlát, kiolvassa az adatokat és továbbküldi a könyvelési rendszerbe, vagy amely a kimenő számlákat a megfelelő formátumban küldi el az ügyfél e-számlázási platformjára. Ez az 1. lépés a három kategóriából: az AI át tudja venni a feladatot.
Az egész folyamatra viszont ez nem érvényes. Amint egy számla eltér a szabványtól, egy kapcsolat a felek között nem aktív, vagy kétség merül fel az összegek vagy áfa-kódok helyességéről, szükség van emberi felügyeletre, amely jóváhagy vagy elutasít indoklással. Ez a 2. lépés: részben, ellenőrzéssel. A kivételkezeléshez, a szállítókkal folytatott vitákhoz a számla tartalmáról, vagy olyan új típusú számlák megítéléséhez, amelyek még nem illeszkednek a rendszerbe, továbbra is emberi munka szükséges, a 3. lépés.
A keretfeltételek itt döntőek. Egy szabványosított üzenetformátum követelmény, nem részletkérdés: szabványos formátum nélkül az automatizálás legnagyobb része megszűnik, és a feladat visszakerül a kézi feldolgozáshoz. Ugyanez vonatkozik a felek közötti kapcsolatra: annak aktívnak és helyesen konfiguráltnak kell lennie, különben a csere sikertelen, vagy nem érkezik meg.
A fent szereplő pontszám egy olyan szervezetre vonatkozik, amely egy elterjedt e-számlázási szabvánnyal dolgozik, és ahol a folyamat jól van kialakítva. Egy olyan vállalatnál, amely még sok számlát fogad PDF-formában, vagy amely nemzetközi felekkel dolgozik, akik más szabványokat használnak, a strukturáltság és ezzel az automatizálhatóság jelentősen csökken. Ugyanez vonatkozik egy szervezetre, ahol a számlavolumen alacsony, és ahol a legtöbb számlát mégis kézzel ellenőrzik: ott az automatizálás bevezetési költségei súlyosabban esnek a latba, mint a megtakarítás.
A megfelelőségi (compliance) követelmények is eltérhetnek. Egy vállalat, amely szigorúbb fiskális ellenőrzésekkel jellemzett ágazatban dolgozik, vagy amely nemzetközileg számláz és különböző áfa-rendszerekkel van dolga, alacsonyabb compliance-pontszámmal bír, mint az itt alkalmazott, és így nagyobb szükség van emberi felügyeletre. Ez a fajta különbség pontosan az, ami miatt egy papíron létező feladat nem automatikusan egy gyakorlatban létező feladat: a vállalatonkénti körülmények határozzák meg a valós arányt, amelyet az AI át tud venni.
Ez a mérlegelés nem csak a számlázásnál merül fel. Ezt láthatjuk a milyen munkát tud átvenni az AI a beszerzésben és olyan folyamatoknál, ahol a dokumentumokat formálisan kell rögzíteni, ahogy erről itt olvashat: átveheti-e az AI a dokumentumok aláírási folyamatának kezelését, a struktúra, a volumen és a megfelelőség együtt határozzák meg, mennyi tér van az automatizálásra.
Aki ezekre alapozva személyzeti döntéseket szeretne hozni: erre saját törvényi előírások vonatkoznak, függetlenül ettől a feladatelemzéstől.
Ez az oldal a feladatot általános kifejezésekkel írja le. Az, hogy saját számlafeldolgozásának mekkora része már szabványosítottan zajlik és hol vannak a kivételek, szervezetenként és rendszerbeállításonként eltérő. A ftetoai.com ingyenes gyorstesztje tizenkét kérdésben, fiók nélkül, jelzést ad arról, hogy az Önnek megfelelő profilban az órák mekkora részét lehetne ma már AI-val átvenni. A teljes munkateszt, amely mélyebben belemegy az egyes folyamatokba, még építés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.