Przy e-fakturowaniu systemy wymieniają faktury w stałym formacie cyfrowym, takim jak UBL, zamiast poprzez PDF lub papier. Pracownik administracyjny lub księgowy zazwyczaj sprawdza, czy wiadomość dotarła prawidłowo i czy dane się zgadzają. Pytanie nie brzmi już, czy tego rodzaju pracę da się zautomatyzować, lecz w jakim stopniu jest to dziś już możliwe bez konieczności utrzymywania kontroli.
Decydujące są tutaj trzy osie: ustrukturyzowanie, wolumen i zgodność z przepisami (compliance).
Ustrukturyzowanie osiąga niemal maksymalny wynik 5. E-faktura to nie dowolny tekst, lecz wiadomość zbudowana według stałego standardu, ze stałymi polami na kwotę, VAT, numer faktury i kontrahenta. Oprogramowanie może taką wiadomość bezbłędnie odczytać, zwalidować i przekazać dalej do systemu księgowego, bez konieczności interpretowania jej przez człowieka. To dokładnie ten rodzaj pracy, w którym reguły i systemy przejmują zadania od ludzi, ponieważ nie ma tu nic do ważenia: wiadomość jest zgodna ze strukturą albo nie jest.
Wolumen również osiąga wynik 5. Firmy pracujące z e-fakturowaniem przetwarzają często duże ilości faktur miesięcznie, a wysyłanie i odbieranie tych wiadomości to przy każdym egzemplarzu identyczna praca. System przetwarzający tysiąc faktur dziennie nie kosztuje więcej wysiłku niż przy stu. Dla ludzi taka powtarzalna praca jest męcząca i podatna na błędy; dla zautomatyzowanego procesu liczba nie ma znaczenia.
Zgodność z przepisami to oś, która wyraźnie hamuje automatyzację, z wynikiem 2. E-fakturowanie podlega przepisom podatkowym i administracyjnym: wymogom dotyczącym faktur, obowiązkowi przechowywania, przepisom o VAT, a czasem obowiązkom specyficznym dla danego sektora. Nieprawidłowo przetworzona faktura to nie tylko błąd operacyjny, może stać się problemem podatkowym. Dlatego pozostaje potrzeba ustalonego momentu kontroli, nawet jeśli technika działa poza tym bezbłędnie. Koszty błędów osiągają umiarkowany wynik 3: błąd kosztuje pieniądze i czas na naprawę, ale rzadko prowadzi od razu do kryzysu, jak na przykład w przypadku finansowych ścieżek audytu, gdzie identyfikowalność każdej zmiany jest kluczowa. Kto chce porównać ten aspekt, więcej przeczyta w czy AI może przejąć prowadzenie dziennika audytu zmian finansowych.
Efekt jest taki, że AI, a dokładniej: RPA (robotic process automation), może już dziś przejąć techniczną wymianę faktur. Chodzi na przykład o system, który automatycznie rozpoznaje przychodzącą fakturę UBL, odczytuje dane i przekazuje je do systemu księgowego, lub który wysyła faktury wychodzące w odpowiednim formacie do platformy e-fakturowania klienta. To jest krok 1 z trzech kategorii: AI może przejąć zadanie.
Ale nie dotyczy to całego procesu. Gdy tylko faktura odbiega od standardu, połączenie między stronami nie jest aktywne, lub istnieją wątpliwości co do prawidłowości kwot czy kodów VAT, potrzebny jest ludzki nadzór, który zatwierdza lub odrzuca z podaniem przyczyny. To jest krok 2: częściowo, z kontrolą. Obsługa wyjątków, spory z dostawcami dotyczące treści faktury lub ocena nowych rodzajów faktur, które jeszcze nie pasują do systemu, pozostają pracą ludzką - krok 3.
Warunki brzegowe mają tu znaczenie decydujące. Ustandaryzowany format wiadomości jest wymogiem, a nie szczegółem: bez standardowego formatu znika większa część automatyzacji, a zadanie przesuwa się z powrotem do ręcznego przetwarzania. To samo dotyczy połączenia między stronami: musi ono być aktywne i prawidłowo skonfigurowane, w przeciwnym razie wymiana zawodzi lub wiadomość nie dociera.
Powyższy wynik dotyczy organizacji, która pracuje z powszechnie stosowanym standardem e-fakturowania i w której proces jest dobrze zorganizowany. W firmie, która wciąż otrzymuje wiele faktur w formie PDF, lub która współpracuje z międzynarodowymi partnerami stosującymi inne standardy, poziom ustrukturyzowania, a tym samym możliwość automatyzacji, znacznie spada. To samo dotyczy organizacji, w której wolumeny faktur są niskie i gdzie większość faktur jest i tak sprawdzana ręcznie: wtedy koszty wdrożenia automatyzacji przeważają nad oszczędnościami.
Również wymogi compliance mogą się różnić. Firma działająca w sektorze o bardziej rygorystycznych kontrolach podatkowych, lub która wystawia faktury międzynarodowo i ma do czynienia z różnymi systemami VAT, ma niższy wynik compliance niż przyjęto tutaj, a tym samym większą potrzebę ludzkiego nadzoru. Tego rodzaju różnice są dokładnie powodem, dla którego zadanie na papierze nie jest automatycznie zadaniem w praktyce: okoliczności w danej firmie decydują o rzeczywistym udziale pracy, jaki AI może przejąć.
Ta kwestia nie dotyczy wyłącznie fakturowania. Również przy jaką pracę może przejąć AI w zakupach oraz przy procesach, w których dokumenty muszą być formalnie zarejestrowane, jak można przeczytać przy czy AI może przejąć zarządzanie procesem podpisywania dokumentów, struktura, wolumen i zgodność z przepisami łącznie decydują o tym, ile miejsca pozostaje na automatyzację.
Osoby, które chcą na tej podstawie podejmować decyzje personalne: obowiązują dla nich odrębne wymogi prawne, niezależne od tej analizy zadania.
Niniejsza strona opisuje zadanie w ogólnych kategoriach. To, jak duża część Państwa własnego przetwarzania faktur przebiega już w sposób ustandaryzowany i gdzie znajdują się wyjątki, różni się w zależności od organizacji i konfiguracji systemu. Bezpłatny quickscan na ftetoai.com daje w dwunastu pytaniach, bez konieczności zakładania konta, wskazanie, jaka część godzin w Państwa profilu już dziś może zostać przejęta przez AI. Pełny werkscan, który wnika głębiej w poszczególne procesy, jest wciąż w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.