Pri e-fakturiranju sistemi izmenjujejo račune v fiksnem digitalnem formatu, kot je UBL, namesto prek PDF-ja ali papirja. Administrativni sodelavec ali računovodja običajno preveri, ali je sporočilo dobro prispelo in ali so podatki pravilni. Vprašanje ni več, ali je to vrsto dela mogoče avtomatizirati, temveč v kolikšni meri je to danes že mogoče, brez da bi nadzor še ostal potreben.
Pri tem so odločilne tri osi: strukturiranost, obseg in skladnost.
Strukturiranost dosega oceno 5, praktično najvišjo možno. E-račun ni prosto besedilo, temveč sporočilo, zgrajeno po fiksnem standardu, s fiksnimi polji za znesek, DDV, številko računa in nasprotno stranko. Programska opremo lahko takšno sporočilo brezhibno prebere, validira in posreduje v računovodski sistem, brez da bi ga kdo moral interpretirati. To je natanko vrsta dela, kjer pravila in sistemi prevzemajo delo od ljudi, ker ni ničesar za tehtanje: sporočilo ustreza strukturi ali pa ne ustreza.
Obseg dosega prav tako oceno 5. Podjetja, ki delajo z e-fakturiranjem, pogosto obdelujejo velike količine računov na mesec, in pošiljanje ter prejemanje teh sporočil je pri vsakem primerku identično delo. Sistem, ki obdela tisoč računov na dan, ne zahteva več truda kot pri sto računih. Za ljudi je to ponavljajoče delo utrudljivo in dovzetno za napake; za avtomatiziran proces število ne igra nobene vloge.
Skladnost je os, ki tukaj jasno zavira, z oceno 2. E-fakturiranje spada pod davčne in administrativne predpise: zahteve glede računov, obveznost hrambe, zakonodajo o DDV in včasih sektorsko specifične obveznosti. Napačno obdelan račun ni le operativna napaka, lahko postane davčni problem. Zato ostaja potreba po zabeleženi kontrolni točki, tudi če tehnika sicer deluje brezhibno. Stroški napak dosegajo zmerno oceno 3: napaka stane denar in čas za odpravo, vendar redko takoj privede do krize, kot na primer pri finančnih revizijskih sledeh, kjer je sledljivost vsake spremembe ključna. Kdor želi primerjati ta vidik, lahko o tem prebere več pri ali lahko AI prevzame vodenje revizijskega dnevnika finančnih sprememb.
Rezultat je, da lahko AI, oziroma natančneje: RPA (robotic process automation), danes že prevzame tehnično izmenjavo računov. Pomislite na sistem, ki samodejno prepozna dohodni UBL-račun, prebere podatke in jih posreduje v računovodski sistem, ali ki odhodne račune pošlje v pravilnem formatu na e-fakturacijsko platformo stranke. To je korak 1 od treh kategorij: AI lahko prevzame nalogo.
Vendar to ne velja za celoten proces. Takoj ko račun odstopa od standarda, povezava med strankami ni aktivna, ali obstaja dvom o pravilnosti zneskov ali DDV-kod, je potreben človeški nadzor, ki odobri ali zavrne z utemeljitvijo. To je korak 2: delno, z nadzorom. Za obravnavo izjem, spore z dobavitelji glede vsebine računa, ali presojo novih vrst računov, ki še ne ustrezajo sistemu, ostaja delo za ljudi, korak 3.
De randvoorwaarden zijn hier bepalend. Standardizirana oblika sporočil je zahteva, ni podrobnost: brez standardnega formata odpade večji del avtomatizacije in se naloga premakne nazaj na ročno obdelavo. Enako velja za povezavo med strankami: ta mora biti aktivna in pravilno konfigurirana, drugače izmenjava ne uspe ali sporočilo ne prispe.
Zgornja ocena velja za organizacijo, ki dela z uveljavljenim standardom e-fakturiranja in kjer je proces dobro urejen. Pri podjetju, ki še veliko računov prejema v obliki PDF, ali ki sodeluje z mednarodnimi strankami, ki uporabljajo druge standarde, strukturiranost in s tem avtomatiziranost precej upade. Enako velja za organizacijo, kjer so obsegi računov nizki in kjer se večina računov vseeno ročno preverja: tam stroški vzpostavitve avtomatizacije tehtajo bolj kot prihranek.
Tudi zahteve glede skladnosti se lahko razlikujejo. Podjetje, ki deluje v sektorju s strožjimi davčnimi nadzori, ali ki mednarodno izdaja račune in se sooča z različnimi ureditvami DDV, ima nižjo oceno skladnosti kot je tu privzeta in torej večjo potrebo po človeškem nadzoru. Prav takšne razlike so razlog, zakaj naloga na papirju ni samodejno enaka nalogi v praksi: okoliščine posameznega podjetja določajo dejanski delež, ki ga lahko prevzame AI.
Ta tehtnica ne velja le pri fakturiranju. Tudi pri katero delo lahko AI prevzame pri nabavi in pri procesih, kjer je treba dokumente formalno zabeležiti, kot je opisano pri ali lahko AI prevzame upravljanje procesa podpisovanja dokumentov, skupaj določajo struktura, obseg in skladnost, koliko prostora je na voljo za avtomatizacijo.
Kdor želi na tem podlagi sprejemati kadrovske odločitve: zanje veljajo lastne zakonske zahteve, ločeno od te analize naloge.
Ta stran opisuje nalogo v splošnih izrazih. Koliko od vaše lastne obdelave računov že poteka standardizirano in kje so izjeme, se razlikuje glede na organizacijo in glede na ureditev sistema. Brezplačen hitri pregled na ftetoai.com v dvanajstih vprašanjih, brez računa, poda indikacijo, kateri delež ur v vašem profilu je danes že mogoče prevzeti z AI. Popolni delovni pregled, ki se poglobi v posamezne procese, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.