E-rēķinu izrakstīšanā sistēmas apmainās ar rēķiniem noteiktā digitālā formātā, piemēram, UBL, nevis izmantojot PDF vai papīra formu. Administratīvais darbinieks vai grāmatvedis parasti pārbauda, vai ziņa ir veiksmīgi saņemta un vai dati ir korekti. Jautājums vairs nav par to, vai šāda veida darbu var automatizēt, bet par to, cik lielā mērā to var izdarīt jau šodien, lai kontrole vairs nebūtu nepieciešama.
Šeit noteicošie ir trīs faktori: strukturētība, apjoms un atbilstība.
Strukturētība ar rezultātu 5 ir praktiski maksimāla. E-rēķins nav brīvs teksts, bet ziņa, kas veidota pēc fiksēta standarta, ar noteiktiem laukiem summai, PVN, rēķina numuram un pretējai pusei. Programmatūra šādu ziņu var nolasīt, validēt un pārsūtīt uz grāmatvedības sistēmu bez kļūdām, un nevienam nav nepieciešams ziņu interpretēt. Tas ir tieši tāds darbs, kurā noteikumi un sistēmas aizstāj cilvēkus, jo tur nav nekā, ko svērt: ziņa atbilst struktūrai vai neatbilst.
Apjoms arī saņem rezultātu 5. Uzņēmumi, kas izmanto e-rēķinu izrakstīšanu, bieži apstrādā liels skaits rēķinu mēnesī, un šo ziņu nosūtīšana un saņemšana katram eksemplāram ir identisks darbs. Sistēmai, kas apstrādā tūkstoš rēķinu dienā, tas neprasa vairāk pūļu nekā simts rēķinu apstrāde. Cilvēkiem šāds atkārtots darbs ir nogurdinošs un kļūdām pakļauts; automatizētam procesam skaits nav nozīmes.
Atbilstība ir faktors, kas šeit skaidri kavē automatizāciju, ar rezultātu 2. E-rēķinu izrakstīšanu regulē fiskālie un administratīvie noteikumi: rēķinu prasības, glabāšanas pienākums, PVN regulējums un dažkārt nozarei specifiskas prasības. Nepareizi apstrādāts rēķins nav tikai operatīva kļūda, tas var kļūt par fiskālu problēmu. Tāpēc paliek nepieciešamība pēc fiksēta kontroles punkta, pat ja tehnoloģija darbojas kļūdu nepieļaujot. Kļūdu izmaksas ar rezultātu 3 ir vidējas: kļūda maksā naudu un laiku, lai to labotu, bet reti izraisa tūlītēju krīzi, kā, piemēram, finanšu audita pierakstu gadījumā, kur ikvienas izmaiņas izsekojamība ir izšķirīga. Kas vēlas šo aspektu salīdzināt, var lasīt par to sadaļā vai AI var pārņemt finanšu izmaiņu audita žurnāla uzturēšanu.
Rezultāts ir tāds, ka AI, precīzāk, RPA (robotizēta procesu automatizācija), rēķinu tehniskās apmaiņas var pārņemt jau šodien. Domājiet par sistēmu, kas automātiski atpazīst ienākošu UBL rēķinu, nolasa datus un pārsūta tos uz grāmatvedības sistēmu, vai kas nosūta izejošos rēķinus pareizajā formātā klienta e-rēķinu platformai. Tas ir 1. solis no trim kategorijām: AI var pārņemt uzdevumu.
Tomēr tas neattiecas uz visu procesu. Tiklīdz rēķins atšķiras no standarta, savienojums starp pusēm nav aktīvs vai pastāv šaubas par summu vai PVN kodu korektumu, ir nepieciešama cilvēka pārraudzība, kas apstiprina vai atsaka ar pamatojumu. Tas ir 2. solis: daļēji, ar kontroli. Izņēmumu izskatīšanai, strīdiem ar piegādātājiem par rēķina saturu vai jauna veida rēķinu, kas vēl neietilpst sistēmā, novērtēšanai paliek cilvēku darbs, 3. solis.
Šeit izšķirošas ir robežnosacījumi. Standartizēts ziņu formāts ir prasība, ne detaļa: bez standartizēta formāta lielākā daļa automatizācijas iespēju izzūd, un uzdevums atkal pāriet uz manuālu apstrādi. Tas pats attiecas uz savienojumu starp pusēm: tam jābūt aktīvam un korekti konfigurētam, citādi apmaiņa neizdodas vai nesasniedz mērķi.
Iepriekš minētais rezultāts attiecas uz organizāciju, kas izmanto ierastu e-rēķinu izrakstīšanas standartu un kurā process ir labi iekārtots. Uzņēmumā, kas vēl daudzus rēķinus saņem PDF formātā vai kas strādā ar starptautiskiem partneriem, kuri izmanto citus standartus, strukturētība un līdz ar to automatizējamība krītas krietni. Tas pats attiecas uz organizāciju, kurā rēķinu apjomi ir zemi un kurā lielākā daļa rēķinu tik un tā tiek pārbaudīti manuāli: tad automatizācijas ieviešanas izmaksas nosveras vairāk nekā ietaupījums.
Arī atbilstības prasības var atšķirties. Uzņēmumam, kas darbojas nozarē ar stingrāku fiskālo kontroli, vai kas izraksta rēķinus starptautiski un saskaras ar dažādiem PVN režīmiem, ir zemāks atbilstības rezultāts nekā šeit pieņemtais, un tādējādi lielāka nepieciešamība pēc cilvēka pārraudzības. Šāda veida atšķirības ir tieši tas, kāpēc uzdevums uz papīra nav automātiski uzdevums praksē: apstākļi katrā uzņēmumā nosaka faktisko daļu, ko AI var pārņemt.
Šāds apsvērums nav aktuāls tikai rēķinu izrakstīšanā. Arī sadaļā kādu darbu AI var pārņemt iepirkumos un procesos, kuros dokumenti formāli jāfiksē, kā aprakstīts sadaļā vai AI var pārņemt dokumentu parakstīšanas procesa pārvaldību, struktūra, apjoms un atbilstība kopā nosaka, cik daudz vietas ir automatizācijai.
Kas uz šī pamata vēlas pieņemt personāla lēmumus: uz to attiecas savas juridiskās prasības, atsevišķi no šīs uzdevuma analīzes.
Šajā lapā uzdevums aprakstīts vispārīgos vārdos. Cik lielā mērā jūsu paša rēķinu apstrāde jau notiek standartizēti un kur atrodas izņēmumi, atšķiras katrā organizācijā un katrā sistēmas iekārtojumā. Bezmaksas īsā pārbaude vietnē ftetoai.com divpadsmit jautājumos, bez konta, sniedz norādi par to, kāda daļa no jūsu profila stundām jau šodien var būt pārņemta ar AI. Pilna darba pārbaude, kas dziļāk iedziļinās individuālos procesos, joprojām ir izstrādes stadijā.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.