Kennisbank

AI og udveksling af digitale fakturaer via e-fakturering

Opgaven kort fortalt

Ved e-fakturering udveksler systemer fakturaer i et fast digitalt format, som UBL, i stedet for via PDF eller papir. En administrativ medarbejder eller bogholder kontrollerer som regel om beskeden er kommet korrekt frem, og om oplysningerne stemmer. Spørgsmålet er ikke længere om denne slags arbejde kan automatiseres, men i hvilket omfang det allerede kan lade sig gøre i dag uden at der stadig er behov for kontrol.

Hvorfor denne opgave egner sig godt til automatisering

Tre akser er her afgørende: struktureringsgrad, volumen og compliance.

Struktureringsgrad scorer med et 5-tal næsten maksimalt. En e-faktura er ikke fri tekst, men en besked opbygget efter en fast standard, med faste felter for beløb, moms, fakturanummer og modpart. Software kan indlæse, validere og videresende en sådan besked fejlfrit til bogføringssystemet, uden at nogen skal fortolke beskeden. Det er præcis den type arbejde hvor regler og systemer overtager fra mennesker, fordi der ikke er noget at vurdere: beskeden stemmer med strukturen, eller den gør ikke.

Volumen scorer også et 5-tal. Virksomheder der arbejder med e-fakturering, behandler ofte store mængder fakturaer om måneden, og afsendelse og modtagelse af disse beskeder er identisk arbejde ved hvert eksemplar. Et system der behandler tusind fakturaer om dagen, koster ikke mere besvær end hundrede. For mennesker er dette gentagne arbejde trættende og fejlfølsomt; for en automatiseret proces betyder antallet intet.

Compliance er den akse der her tydeligt bremser, med en score på 2. E-fakturering er underlagt skattemæssige og administrative regler: fakturakrav, opbevaringspligt, momsregler og til tider branchespecifikke forpligtelser. En forkert behandlet faktura er ikke kun en operationel fejl, det kan blive et skattemæssigt problem. Derfor er der fortsat behov for et fastlagt kontrolpunkt, selv når teknikken ellers fungerer fejlfrit. Fejlomkostninger scorer moderat med et 3-tal: en fejl koster penge og tid at rette, men fører sjældent straks til en krise som eksempelvis ved finansielle revisionsspor, hvor sporbarhed af hver ændring er afgørende. Den der ønsker at sammenligne dette aspekt, kan læse mere om det på kan AI overtage vedligeholdelse af revisionslog for finansielle ændringer.

Hvad dette konkret betyder

Resultatet er at AI, eller mere præcist: RPA (robotic process automation), allerede i dag kan overtage den tekniske udveksling af fakturaer. Tænk på et system der automatisk genkender en indgående UBL-faktura, udlæser oplysningerne og videresender dem til bogføringssystemet, eller som sender udgående fakturaer i det korrekte format til kundens e-faktureringsplatform. Det er trin 1 af de tre kategorier: AI kan overtage opgaven.

Men det gælder ikke for hele processen. Så snart en faktura afviger fra standarden, en kobling mellem parter ikke er aktiv, eller der er tvivl om rigtigheden af beløb eller momskoder, er der behov for menneskeligt tilsyn der godkender eller afviser med begrundelse. Det er trin 2: delvist, med kontrol. Ved undtagelsesbehandling, tvister med leverandører om fakturaindhold, eller vurdering af nye typer fakturaer der endnu ikke passer ind i systemet, forbliver det manuelt arbejde, trin 3.

Rammebetingelserne er her afgørende. Et standardiseret beskedformat er en forudsætning, ikke en detalje: uden standardformat forsvinder størstedelen af automatiseringen, og opgaven skubbes tilbage til manuel behandling. Det samme gælder koblingen mellem parter: den skal være aktiv og korrekt konfigureret, ellers slår udvekslingen fejl eller når ikke frem.

Hvorfor dette kan ligge anderledes hos en anden virksomhed

Scoren ovenfor gælder for en organisation der arbejder med en gængs e-faktureringsstandard, og hvor processen er godt indrettet. Hos en virksomhed der stadig modtager mange fakturaer i PDF-form, eller som samarbejder med internationale parter der bruger andre standarder, falder struktureringsgraden og dermed automatiseringspotentialet markant. Det samme gælder for en organisation hvor fakturavolumener er lave, og hvor de fleste fakturaer alligevel gennemgås manuelt: her vejer opsætningsomkostningerne ved automatisering tungere end besparelsen.

Også compliance-kravene kan variere. En virksomhed der opererer i en branche med strengere skattemæssige kontroller, eller som fakturerer internationalt og har at gøre med forskellige momsordninger, har en lavere compliance-score end den her anvendte og dermed større behov for menneskeligt tilsyn. Denne slags forskelle er præcis grunden til at en opgave på papiret ikke automatisk er en opgave i praksis: omstændighederne i den enkelte virksomhed afgør den reelle andel som AI kan overtage.

Denne afvejning gælder ikke kun for fakturering. Også ved hvilket arbejde kan AI overtage inden for indkøb og ved processer hvor dokumenter formelt skal registreres, som beskrevet i kan AI overtage håndtering af underskriftsproces for dokumenter, afgør struktur, volumen og compliance tilsammen hvor meget plads der er til automatisering.

Den der ønsker at basere personalebeslutninger herpå: dertil gælder egne lovmæssige krav, uafhængigt af denne opgaveanalyse.

Hvad De kan gøre nu

Denne side beskriver opgaven i generelle termer. Hvor stor en del af Deres egen fakturabehandling der allerede forløber standardiseret, og hvor undtagelserne ligger, varierer fra organisation til organisation og efter systemopsætning. Den gratis quickscan fra ftetoai.com giver på tolv spørgsmål, uden konto, en indikation af hvilken del af timerne i Deres profil der allerede i dag kan overtages af AI. Den fulde arbejdsscan, der går dybere ind i individuelle processer, er stadig under udarbejdelse.