Bei der E-Rechnungsstellung tauschen Systeme Rechnungen in einem festen digitalen Format aus, wie UBL, statt über PDF oder Papier. Ein administrativer Mitarbeiter oder Buchhalter kontrolliert in der Regel, ob die Nachricht gut angekommen ist und ob die Daten stimmen. Die Frage ist nicht mehr, ob diese Art von Arbeit zu automatisieren ist, sondern inwieweit das heute schon möglich ist, ohne dass Kontrolle nötig bleibt.
Drei Achsen geben hier den Ausschlag: Strukturiertheit, Volumen und Compliance.
Strukturiertheit erzielt mit einer 5 nahezu die Höchstpunktzahl. Eine E-Rechnung ist kein freier Text, sondern eine Nachricht, die nach einem festen Standard aufgebaut ist, mit festen Feldern für Betrag, Mehrwertsteuer, Rechnungsnummer und Gegenpartei. Software kann eine solche Nachricht fehlerfrei einlesen, validieren und an das Buchhaltungssystem weiterleiten, ohne dass jemand die Nachricht interpretieren muss. Das ist genau die Art von Arbeit, bei der Regeln und Systeme die Aufgabe von Menschen übernehmen, weil es nichts abzuwägen gibt: Die Nachricht entspricht der Struktur oder eben nicht.
Volumen erzielt ebenfalls eine 5. Unternehmen, die mit E-Rechnungsstellung arbeiten, verarbeiten oft große Mengen an Rechnungen pro Monat, und das Versenden und Empfangen dieser Nachrichten ist bei jedem Exemplar identische Arbeit. Ein System, das tausend Rechnungen pro Tag verarbeitet, kostet nicht mehr Aufwand als hundert. Für Menschen ist diese sich wiederholende Arbeit ermüdend und fehleranfällig; für einen automatisierten Prozess spielt die Anzahl keine Rolle.
Compliance ist die Achse, die hier deutlich bremst, mit einer Punktzahl von 2. E-Rechnungsstellung unterliegt fiskalischen und administrativen Vorschriften: Rechnungsanforderungen, Aufbewahrungspflicht, Mehrwertsteuerregelungen und manchmal branchenspezifische Verpflichtungen. Eine falsch verarbeitete Rechnung ist nicht nur ein operativer Fehler, sie kann zu einem steuerlichen Problem werden. Deshalb bleibt der Bedarf an einem festgelegten Kontrollmoment bestehen, auch wenn die Technik ansonsten fehlerfrei funktioniert. Fehlerkosten erzielen mit einer 3 eine moderate Punktzahl: Ein Fehler kostet Geld und Zeit zur Behebung, führt aber selten sofort zu einer Krise wie beispielsweise bei finanziellen Prüfpfaden, wo die Nachvollziehbarkeit jeder Änderung entscheidend ist. Wer diesen Aspekt vergleichen möchte, findet mehr dazu bei kann KI die Führung eines Auditlogbuchs für finanzielle Änderungen übernehmen.
Das Ergebnis ist, dass KI, oder genauer gesagt: RPA (robotic process automation), den technischen Austausch von Rechnungen heute schon übernehmen kann. Denken Sie an ein System, das automatisch eine eingehende UBL-Rechnung erkennt, die Daten ausliest und an das Buchhaltungssystem weiterleitet, oder das ausgehende Rechnungen im richtigen Format an die E-Rechnungsplattform des Kunden versendet. Das ist Schritt 1 der drei Kategorien: KI kann die Aufgabe übernehmen.
Das gilt jedoch nicht für den gesamten Prozess. Sobald eine Rechnung vom Standard abweicht, eine Verbindung zwischen Parteien nicht aktiv ist, oder Zweifel an der Richtigkeit von Beträgen oder Mehrwertsteuercodes bestehen, ist menschliches Toezicht erforderlich, das mit Begründung genehmigt oder ablehnt. Das ist Schritt 2: teilweise, mit Kontrolle. Für die Ausnahmebehandlung, Streitigkeiten mit Lieferanten über den Rechnungsinhalt oder die Beurteilung neuer Rechnungsarten, die noch nicht in das System passen, bleibt es Menschenarbeit, Schritt 3.
Die Rahmenbedingungen sind hier entscheidend. Ein standardisiertes Nachrichtenformat ist eine Voraussetzung, kein Detail: Ohne standardisiertes Format entfällt der größte Teil der Automatisierung, und die Aufgabe verschiebt sich zurück zur manuellen Verarbeitung. Dasselbe gilt für die Verbindung zwischen Parteien: Diese muss aktiv und korrekt konfiguriert sein, sonst schlägt der Austausch fehl oder kommt nicht an.
Die oben genannte Punktzahl gilt für eine Organisation, die mit einem gängigen E-Rechnungsstandard arbeitet und bei der der Prozess gut eingerichtet ist. Bei einem Unternehmen, das noch viele Rechnungen in PDF-Form erhält, oder das mit internationalen Parteien arbeitet, die andere Standards verwenden, sinkt die Strukturiertheit und damit die Automatisierbarkeit deutlich. Dasselbe gilt für eine Organisation, bei der die Rechnungsvolumina niedrig sind und bei der die meisten Rechnungen ohnehin manuell überprüft werden: Dann wiegen die Einrichtungskosten der Automatisierung schwerer als die Einsparung.
Auch die Compliance-Anforderungen können unterschiedlich sein. Ein Unternehmen, das in einer Branche mit strengeren fiskalischen Kontrollen tätig ist, oder das international Rechnungen stellt und mit verschiedenen Mehrwertsteuerregimen zu tun hat, hat eine niedrigere Compliance-Punktzahl als hier angenommen und daher einen größeren Bedarf an menschlichem Toezicht. Diese Art von Unterschieden ist genau der Grund, warum eine Aufgabe auf dem Papier nicht automatisch eine Aufgabe in der Praxis ist: Die jeweiligen Umstände eines Unternehmens bestimmen den tatsächlichen Anteil, den KI übernehmen kann.
Diese Abwägung spielt nicht nur bei der Rechnungsstellung eine Rolle. Auch bei welche Arbeit kann KI im Einkauf übernehmen und bei Prozessen, bei denen Dokumente formell festgelegt werden müssen, wie nachzulesen bei kann KI den Unterzeichnungsprozess von Dokumenten verwalten übernehmen, bestimmen Struktur, Volumen und Compliance gemeinsam, wie viel Raum für Automatisierung besteht.
Wer hierauf Personalentscheidungen stützen möchte: Dafür gelten eigene gesetzliche Anforderungen, losgelöst von dieser Aufgabenanalyse.
Diese Seite beschreibt die Aufgabe in allgemeinen Begriffen. Wie viel Ihrer eigenen Rechnungsverarbeitung bereits standardisiert abläuft und wo die Ausnahmen liegen, unterscheidet sich je nach Organisation und Systemeinrichtung. Der kostenlose Quickscan von ftetoai.com gibt in zwölf Fragen, ohne Konto, eine Einschätzung, welcher Teil der Stunden in Ihrem Profil heute schon von KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der tiefer auf einzelne Prozesse eingeht, befindet sich noch im Aufbau.
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