Pri e-fakturácii si systémy vymieňajú faktúry v pevnom digitálnom formáte, ako je UBL, namiesto PDF alebo papiera. Administratívny pracovník alebo účtovník zvyčajne kontroluje, či správa bola doručená správne a či údaje sedia. Otázka už nie je, či sa tento druh práce dá automatizovať, ale do akej miery je to už dnes možné bez toho, aby zostala potrebná kontrola.
Rozhodujúce sú tu tri osi: štruktúrovanosť, objem a compliance.
Štruktúrovanosť dosahuje skóre 5, teda takmer maximum. E-faktúra nie je voľný text, ale správa vytvorená podľa pevného štandardu, s pevnými poľami pre sumu, DPH, číslo faktúry a protistranu. Softvér dokáže takúto správu bezchybne načítať, overiť a poslať ďalej do účtovného systému bez toho, aby ju niekto musel interpretovať. Presne to je druh práce, kde pravidlá a systémy preberajú úlohu od ľudí, pretože nie je čo zvažovať: správa buď zodpovedá štruktúre, alebo nie.
Objem tiež dosahuje skóre 5. Spoločnosti, ktoré pracujú s e-fakturáciou, spracúvajú často veľké množstvá faktúr mesačne a odosielanie a prijímanie týchto správ je pri každom jednotlivom prípade identická práca. Systém, ktorý spracuje tisíc faktúr denne, si nevyžaduje viac úsilia ako spracovanie stovky. Pre ľudí je táto opakujúca sa práca únavná a náchylná na chyby; pre automatizovaný proces na počte nezáleží.
Compliance je os, ktorá tu jasne brzdí, so skóre 2. E-fakturácia podlieha daňovým a administratívnym predpisom: požiadavkám na faktúry, povinnosti archivácie, DPH legislatíve a niekedy aj odvetvovo špecifickým povinnostiam. Nesprávne spracovaná faktúra nie je len prevádzková chyba, môže sa stať daňovým problémom. Preto zostáva potreba stanoveného kontrolného momentu, aj keď technika inak funguje bezchybne. Náklady na chyby dosahujú stredné skóre 3: chyba stojí peniaze a čas na nápravu, no len zriedka vedie priamo ku kríze, ako napríklad pri finančných auditných záznamoch, kde je vysledovateľnosť každej zmeny kľúčová. Kto chce toto porovnať, môže si prečítať viac na stránke dokáže AI prevziať vedenie auditného záznamu finančných zmien.
Výsledkom je, že AI, presnejšie povedané RPA (robotic process automation), dokáže dnes už prevziať technickú výmenu faktúr. Predstavte si systém, ktorý automaticky rozpozná prichádzajúcu UBL faktúru, načíta údaje a odošle ich do účtovného systému, alebo ktorý odosiela odchádzajúce faktúry v správnom formáte na platformu e-fakturácie zákazníka. To je krok 1 z troch kategórií: AI dokáže úlohu prevziať.
Toto však neplatí pre celý proces. Akonáhle sa faktúra odchyľuje od štandardu, prepojenie medzi stranami nie je aktívne, alebo existuje pochybnosť o správnosti súm či kódov DPH, je potrebný ľudský dohľad, ktorý schváli alebo zamietne s uvedením dôvodu. To je krok 2: čiastočne, s kontrolou. Pri riešení výnimiek, sporoch s dodávateľmi o obsahu faktúry alebo posudzovaní nových typov faktúr, ktoré ešte nezapadajú do systému, zostáva prácou ľudí, krok 3.
Rozhodujúce sú tu rámcové podmienky. Štandardizovaný formát správ je požiadavka, nie detail: bez štandardného formátu odpadá najväčšia časť automatizácie a úloha sa vracia späť k manuálnemu spracovaniu. To isté platí pre prepojenie medzi stranami: musí byť aktívne a správne nakonfigurované, inak výmena zlyhá alebo sa nedoručí.
Skóre uvedené vyššie platí pre organizáciu, ktorá pracuje s bežným štandardom e-fakturácie a kde je proces dobre nastavený. V spoločnosti, ktorá stále prijíma veľa faktúr vo forme PDF, alebo ktorá spolupracuje s medzinárodnými stranami používajúcimi iné štandardy, výrazne klesá štruktúrovanosť a tým aj automatizovateľnosť. To isté platí pre organizáciu, kde sú objemy faktúr nízke a väčšina faktúr sa aj tak kontroluje manuálne: vtedy náklady na zavedenie automatizácie prevažujú nad úsporou.
Aj požiadavky na compliance sa môžu líšiť. Spoločnosť pôsobiaca v odvetví s prísnejšími daňovými kontrolami, alebo ktorá fakturuje medzinárodne a musí riešiť rôzne režimy DPH, má nižšie skóre compliance ako v tomto prípade a teda väčšiu potrebu ľudského dohľadu. Presne takéto rozdiely sú dôvodom, prečo úloha na papieri automaticky neznamená úlohu v praxi: skutočný podiel, ktorý môže AI prevziať, určujú okolnosti konkrétnej spoločnosti.
Toto zváženie sa netýka len fakturácie. Aj pri otázke akú prácu môže AI prevziať v nákupe a pri procesoch, kde sa dokumenty musia formálne zaznamenávať, ako je to popísané v dokáže AI prevziať správu procesu podpisovania dokumentov, spoločne určujú štruktúra, objem a compliance, koľko priestoru je pre automatizáciu.
Kto chce na tomto základe robiť personálne rozhodnutia: na to platia vlastné zákonné požiadavky, nezávislé od tejto analýzy úloh.
Táto stránka opisuje úlohu vo všeobecných pojmoch. Do akej miery je vaše vlastné spracovanie faktúr už štandardizované a kde sa nachádzajú výnimky, sa líši podľa organizácie a nastavenia systému. Bezplatný quickscan na ftetoai.com poskytuje v dvanástich otázkach, bez potreby účtu, indikáciu toho, akú časť hodín vo vašom profile je už dnes možné prevziať pomocou AI. Kompletný pracovný scan, ktorý sa hlbšie zaoberá jednotlivými procesmi, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.