Vo veľkej miere áno, ale nie bez dohôd vopred. Plánovanie, presúvanie a riešenie konfliktov v kalendári jednej alebo viacerých osôb je úloha, ktorá sa dobre hodí pre AI agenta, ktorý pracuje samostatne v rámci pravidiel, ktoré si stanovíte, s ľudskou kontrolou v momentoch, ktoré si to vyžadujú. To je iná odpoveď než „áno, úplne automaticky", a tiež iná než „nie, toto je práca pre človeka". Nachádza sa niekde medzi tým a presne kde závisí od toho, ako vaša organizácia usporadúva schôdze a priority.
Tri osi tu určujú výsledok: rozhodovací priestor, objem a mieru štruktúrovanosti.
Objem je vysoký. Manažérsky asistent, ktorý riadi kalendáre viacerých vedúcich pracovníkov, spracuje počas priemerného dňa desiatky požiadaviek: nové schôdzky, posuny, dvojité rezervácie, ktoré treba vyriešiť. Presne to je typ opakujúcej sa práce, pri ktorej AI agent uvoľňuje čas, pretože pravidlá stojace za dobrým plánovaním sa dajú vo veľkej miere zaznamenať: kto má prednosť, ktoré blokové časy sú nedotknuteľné, ako dlho trvá presun medzi lokalitami.
Miera štruktúrovanosti je priemerná, hodnotenie 3. Kalendár je štruktúrovaný systém s časmi, účastníkmi a lokalitami, ale vstup okolo neho, e-mail so slovami „mohlo by to byť aj vo štvrtok, ale nie pred jedenástou", je neštruktúrovaný text, ktorý treba najprv preložiť do konkrétneho návrhu. Moderné jazykové modely to vedia preložiť, čo je rozdiel oproti situácii spred desiatich rokov.
Rozhodovací priestor je kľúčovým bodom, tiež hodnotenie 3. Pri jednoduchej schôdzke medzi dvoma voľnými ľuďmi sa toho veľa rozhodovať netreba. Pri konflikte medzi opakujúcim sa tímovým stretnutím a požiadavkou od klienta je to inak: kto ustúpi, ktorá schôdzka je pre organizáciu dôležitejšia, má presúvanie niekoho politický podtón. Toto rozhodovanie sa dá automatizovať, pokiaľ sú pravidlá priorít explicitne stanovené. Bez týchto pravidiel sa rozhodnutie vracia k človeku.
Fyzická práca tu nehrá žiadnu úlohu, ide o úplne obrazovkovú prácu, čo vysvetľuje hodnotenie 5. Compliance má tiež hodnotenie 5: pri plánovaní schôdzky sú zriedka viazané zákonné povinnosti, takže táto prekážka chýba.
Kreativita má nízke hodnotenie, 2, a to je presne dôvod, prečo sa táto úloha dobre hodí na automatizáciu: nie je potrebný nový nápad, len správne uplatnenie pravidiel. Náklady na chyby majú hodnotenie 3: nesprávne naplánovaná interná schôdzka sa dá napraviť telefonátom, ale chyba pri schôdzke s veľkým klientom alebo pri predstavenstve stojí viac. Kontakt s klientom má tiež hodnotenie 3, čo znamená, že časť schôdzok je čisto interná a časť externá, s iným tónom a inou citlivosťou.
Predstavte si: riaditeľ má pevnú schôdzku každý utorok ráno, a klient žiada o rozhovor, ktorý sa zmestí len do toho rána. AI agent s jasnými pravidlami („klientske rozhovory tohto segmentu majú prednosť pred internými stretnutiami, okrem mesačného stretnutia vedenia") to môže vyriešiť samostatne: presunúť schôdzku, informovať zainteresovaných, navrhnúť nový čas. Bez tohto pravidla sa agent zasekne pri rozhodnutí, ktoré je v skutočnosti politické, a potom je potrebný človek, aby rozhodol.
V inej firme, kde chce riaditeľ sám rozhodovať prípad od prípadu, kto má prednosť, je rovnováha iná. Vtedy je AI agent generátorom návrhov, ktorý ponúka možnosti, nie agentom, ktorý samostatne presúva. To isté platí pre VIP schôdzky: rozhovor s veľkým akcionárom alebo pohovor na úrovni vedenia si častejšie vyžaduje pohľad človeka predtým, než sa niečo definitívne zapíše alebo presunie.
Vo firmách s pevne stanovenou logikou priorít a kultúrou digitálnych kalendárov prebieha správa kalendárov už dnes vo veľkej miere prostredníctvom agenta, s človekom, ktorý zasahuje len pri výjimkách. Vo firmách, kde schôdzky prebiehajú cez rôzne appky a ústne dohody, je to ešte vzdialené, nie preto, že by to technika nezvládla, ale preto, že vstup je príliš neusporiadaný na automatizáciu.
Táto úloha mimochodom nestojí oddelene od zvyšku sekretárskej práce. Kto sa zaoberá správou kalendárov, často naráža na súvisiace úlohy: rezervovanie zasadacích priestorov a vybavenia, prijímanie a prihlasovanie návštevníkov a vypracovanie štandardných listov a formulárov. Sú to samostatné úlohy s vlastnými hodnoteniami, ale často zdieľajú rovnaké systémy a rovnakú funkciu, čo znamená, že posun v jednej z nich často prináša posun v druhej. Kto chce pozerať širšie než len na kalendár, môže tiež zistiť, ako sa monitoruje pokrok cieľov a projektov, pretože správa kalendárov sa toho často dotýka.
Toto nie je personálne poradenstvo ani argument pre rozhodnutie o niečej pracovnej pozícii. Čo organizácia urobí s uvoľnenými hodinami, je vecou samotnej organizácie; platia pre to vlastné zákonné požiadavky. To, čo je tu uvedené, je odhad úlohy, nie osoby, ktorá ju v súčasnosti vykonáva.
Hodnotenia uvedené vyššie tiež nie sú presné percentá, ale skôr smerovanie; ako treba čítať indikáciu ako „vo veľkej miere" a čo rozpätie hovorí a čo nie, je vysvetlené v tomto vysvetlení o rozpätiach.
Aby ste videli, ako je to vo vašej vlastnej situácii, s vašou vlastnou kombináciou interných a externých schôdzok, vašimi vlastnými pravidlami priorít a vašimi vlastnými systémami, krátky test má väčšiu hodnotu než všeobecný odhad. Bezplatný rýchly test od FTE TO AI obsahuje dvanásť otázok, bez potreby účtu, a poskytuje indikáciu, akú časť hodín v tomto profile je dnes možné previesť na AI. Kompletná pracovná analýza, ktorá prepočíta prácu celej firmy úlohu po úlohe na kapacitu vo fte, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.