Zostavenie pracovného rozvrhu znamená spojiť obsadenosť, dostupnosť a predpisy o dobe odpočinku do zverejneného rozvrhu. Táto úloha je pomerne štruktúrovaná: existuje pevný vstup (kto môže kedy, kto musí byť kedy prítomný, aké doby odpočinku sú povinné) a pevný výstup (rozvrh). To ju robí vhodnou pre plánovací systém, ktorý funguje ako agent: sám generuje rozvrh, nielen návrh.
Objem je vysoký. Rozvrhy sa vytvárajú znova každý týždeň alebo mesiac, pre rovnakú skupinu zamestnancov, s väčšinou rovnakými pravidlami. Opakovanie tohto formátu je presne to, kde sa automatizácia oplatí: práca, ktorú plánovač robil minulý mesiac, sa musí tento mesiac z veľkej časti zopakovať, s novým vstupom, ale rovnakým procesom.
Dve osi udržujú toto hodnotenie pri „čiastočne“ a nie pri „áno“. Prvou je priestor na úsudok. Rozvrh nikdy nie je len matematický výpočet. Plánovač zvažuje, kto mal dvakrát po sebe nevýhodnú zmenu, kto práve podal žiadosť, ktorá ešte nebola formálne spracovaná, alebo či tím zostáva vyvážený z hľadiska skúseností. To nie je pravidlo, ktoré sa dá zakódovať, je to odhad, ktorý sa líši od situácie k situácii.
Druhou je compliance. Doby odpočinku, maximálny počet zmien za týždeň a dohody z kolektívnej zmluvy sú zákonne alebo zmluvne stanovené, a chyba v tomto má dôsledky, ktoré presahujú len nešťastný rozvrh. Systém môže tieto pravidlá aplikovať, pokiaľ sú digitálne a aktuálne zadané, ale zodpovednosť za výsledok zostáva na človeku, ktorý rozvrh schvaľuje pred jeho zverejnením.
Tretia os, objem, pracuje naopak v prospech automatizácie: čím častejšie sa úloha opakuje v podobnej forme, tým viac sa z nej systém učí a tým menej času zaberá manuálna kontrola na jednotlivý prípad.
Reštauračný alebo hotelový podnik s pevnými zmenami, obmedzeným počtom funkcií a kolektívnou zmluvou, ktorá pozná málo výnimiek, môže veľkú časť procesu zostavovania rozvrhov prenechať systému. Vstup je stabilný, pravidlá sú jednoznačné a výnimky sú dostatočne zriedkavé, aby sa dali riešiť manuálne. Zdravotnícke zariadenie s premenlivými zmenami, individuálnymi dohodami o dostupnosti a absenciou, ktorá neustále narúša rozvrh, si necháva oveľa viac v rukách plánovača. Nie preto, že by tam bol systém menej schopný, ale preto, že priestor na úsudok pri každom rozvrhu je väčší a riziká súvisiace s compliance sú citlivejšie, napríklad ohľadom minimálnej obsadenosti na zmenu.
Tento rozdiel teda nie je v technológii, je v tom, ako je práca v týchto dvoch organizáciách usporiadaná. Čo to presne určuje, je popísané na stránke o tom, prečo je rovnaká práca v jednej firme prenosná a v inej nie.
Čo sa dnes posúva, nie je to, že rozvrhy sú náhle „vytvorené AI“. Je to, že prvý koncept čoraz častejšie generuje systém a plánovač sa posúva z role tvorcu do role kontrolóra: niekto, kto koncept posúdi, upraví výnimky a až potom ho zverejní. Tento posun je už viditeľný vo firmách s digitálnym plánovacím systémom a štandardizovanými zmenami, a takmer neviditeľný vo firmách, ktoré rozvrhy ešte vedú v tabuľke.
Úloha sa končí zverejneným rozvrhom. Čo nasleduje potom, patrí k súvisiacim úlohám, ktoré majú každá svoj vlastný profil. Zmeny, ktoré vzniknú po zverejnení, napríklad v dôsledku choroby alebo žiadosti o výmenu, patria pod spracovanie zmien v rozvrhu, s inou rovnováhou medzi systémom a človekom, pretože časový tlak a miera výnimiek sú tam vyššie. Výpočet nadčasov vyplývajúcich z odpracovaného rozvrhu je samostatná úloha, popísaná pri výpočte nadčasov. A keďže dostupnosť a absencia sú najdôležitejším vstupom pre rozvrh, kvalita výstupu priamo súvisí s tým, ako sa spracúvajú žiadosti o dovolenku a ako sa registruje absencia. Nekvalitný vstup v jednom z týchto procesov znamená rozvrh, ktorý si plánovač musí aj tak dôkladne skontrolovať, nech je systém akokoľvek dobrý.
Tento výsledok nie je výrokom o plánovačovi alebo vedúcom tímu, ktorý túto prácu dnes robí, ani argumentom pre zoškrtanie plánovacej funkcie. Je to popis úlohy: čo systém zvládne, čo si vyžaduje dohľad a čo zostáva ľudskou prácou. Rozhodnutia o personáli majú vlastné zákonné požiadavky, ktoré tu nie sú riešené.
Či je zostavovanie rozvrhov vo vašej organizácii bližšie k „vo veľkej miere prenosné“ alebo k „vo veľkej miere ľudská práca“, závisí od toho, koľko výnimiek majú vaše zmeny, ako je zostavená vaša kolektívna zmluva a nakoľko sú vaše údaje o dostupnosti už digitalizované. Toto sa výrazne líši firmu od firmy, aj v rámci toho istého sektora. Podobné úvahy platia aj pri iných administratívnych funkciách, ako je vidieť v prehľade práce na IT oddelení, ktorú AI dnes už môže prevziať.
Kto chce prvú indikáciu bez toho, aby do toho investoval čas, môže vyplniť bezplatný rýchly test: dvanásť otázok, bez potreby účtu, s výsledkom v podobe indikácie, akú časť hodín v danom pracovnom profile môže dnes prevziať AI. Kompletný pracovný audit, ktorý rozloží prácu celej firmy na úlohy a pre každú úlohu prepočíta kapacitu vyjadrenú v FTE, sa ešte pripravuje a momentálne nie je k dispozícii.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.