Spracovanie žiadostí o dovolenku nie je jedna úloha, ale séria krokov, a tieto kroky sa neposúvajú všetky rovnakým tempom. Kontrola zostatku dovolenky a zaznamenanie žiadosti do systému je dnes už často úplne automatizovaná. Posúdenie žiadosti, ktorá naráža na obsadenosť tímu — dvaja ľudia z toho istého tímu chcú voľno v ten istý týždeň — zostáva úvahou, ktorá patrí nadriadenému, prípadne s podporou systému, ktorý upozorní na konflikt, no nerieši ho. A výnimky, ako je dovolenka počas reorganizácie alebo zamestnanec s prebiehajúcim procesom absencie, zostávajú bez diskusie ľudskou prácou. Táto stránka vysvetľuje, prečo táto úloha v súčasnosti prevažne patrí do prostredného bloku: rpa, ktorá vybaví väčšinu žiadostí, s človekom, ktorý posudzuje zvyšok.
Žiadosť o dovolenku má pevný tvar: zamestnanec, obdobie, zostatok, norma obsadenosti. Preto táto úloha na osi štruktúrovanosti skóruje vysoko. Systém dokáže overiť žiadosť voči zostatku a voči vopred nastaveným pravidlám obsadenosti a na základe toho žiadosť schváliť alebo posunúť na posúdenie človeku. Presne preto tu už dnes rpa vykonáva prácu: pravidlá sa dajú zachytiť v logike a objem žiadostí je zvyčajne dostatočne vysoký na to, aby sa automatizácia oplatila. Pri spoločnosti s pevnými zmenami a jednoduchou politikou dovoleniek je tento podiel vyšší než pri spoločnosti s množstvom individuálnych dohôd na mieru pre jednotlivých zamestnancov, kde pravidlá nie sú tak jednoznačne zakotvené.
Dôvod, prečo táto úloha úplne neprechádza na AI, spočíva v priestore na úsudok. Akonáhle žiadosť koliduje s obsadenosťou tímu, už neexistuje pevná odpoveď. Kto má prednosť: zamestnanec, ktorý požiadal ako prvý, ten s najdlhšou dobou zamestnania, alebo ten so zdravotným dôvodom? Je to úvaha, ktorú systém dokáže signalizovať, ale nedokáže urobiť bez toho, aby niekto vedel vysvetliť dôvod rozhodnutia. To je aj podstata schvaľovania s dohľadom: systém predloží žiadosť, nadriadený ju schváli alebo zamietne a vie toto rozhodnutie zdôvodniť. Pri spoločnosti s napätou obsadenosťou a veľkým množstvom sezónnej dovolenky — napríklad v zdravotníctve alebo pohostinstve — je tento podiel vyšší než v kancelárskom prostredí s väčšími personálnymi rezervami.
Objem žiadostí o dovolenku je často vysoký: každý zamestnanec to robí niekoľkokrát ročne, a pri väčších tímoch sa to vyšplhá na značný prúd žiadostí mesačne. Toto opakovanie robí automatizáciu atraktívnou, aj keď jednotlivá žiadosť nie je zložitá. Rovnaký vzor vidíme pri iných úlohách s vysokou mierou opakovania a pevnými pravidlami, ako výpočet nadčasov na základe odpracovaného času alebo spracovanie zmien rozvrhu po nahlásení choroby alebo žiadostiach o výmenu. Vo všetkých týchto prípadoch nie je dôvodom na automatizáciu zložitosť jedného prípadu, ale súčet mnohých podobných prípadov.
Chybne schválená dovolenka je zvyčajne vratná a nevedie k priamej finančnej strate, čo náklady na chyby udržiava na miernej úrovni. Napriek tomu sa táto úloha dotýka compliance: zostatok dovolenky súvisí s pracovnými podmienkami a pri systematickom zamietaní žiadostí to môžu zamestnanci napadnúť. Preto zostáva pri odchýlkach potrebný ľudský krok, nie preto, že by systém nezvládol počtársku stránku, ale preto, že dôsledky nesprávneho rozhodnutia si vyžadujú vysvetliteľné zváženie. Pre rozhodnutia, ktoré presahujú rámec žiadosti o dovolenku — napríklad keď sa vzory čerpania dovolenky zohľadňujú v personálnych rozhodnutiach — platia vlastné zákonné požiadavky, o ktorých táto stránka nič nehovorí.
Rozdelenie, ktoré je tu načrtnuté, neplatí všade rovnako. Organizácia s jasnými, jednotnými pravidlami schvaľovania pre jednotlivé tímy a systémom dovoleniek s aktuálnym, prepojeným zostatkom môže nechať väčšiu časť žiadostí prebehnúť bez zásahu. Organizácia s veľkým množstvom výnimiek, ručnou evidenciou zostatkov alebo vzájomne odlišnými dohodami pre jednotlivé tímy si ponechá väčšiu časť u človeka, jednoducho preto, že základné podmienky pre automatizáciu — pevné pravidlá a aktuálne dáta — tam chýbajú. Je to rovnaká závislosť, akú vidíte pri príprave spracovania miezd na základe pevných položiek a pri zostavovaní rozvrhov v rámci noriem obsadenosti: čím prísnejšie sú pravidlá vopred stanovené, tým väčšia časť môže prebiehať automaticky.
AI nedokáže žiadosti o dovolenku spracovať samostatne a v plnom rozsahu. Väčšinu rutinných žiadostí — zostatok v poriadku, žiadny konflikt v obsadenosti — dokáže vybaviť systém. Žiadosti, ktoré narážajú na obsadenosť alebo sa odchyľujú od normy, si vyžadujú nadriadeného, ktorý schváli alebo zamietne s odôvodnením. Nejde o dočasnú fázu na ceste k úplnej automatizácii, ale o rozdelenie, ktoré súvisí s povahou výnimiek: pokiaľ si vyžadujú úvahu, ktorú treba vedieť vysvetliť, zostáva táto časť ľudskou prácou.
Ak chcete zistiť, ako toto rozdelenie vyzerá vo vašej vlastnej organizácii, je užitočné pozrieť sa na podkladové pravidlá a systémy: sú pravidlá schvaľovania stanovené pre jednotlivé tímy a je zostatok dovolenky aktuálne dostupný v systéme. Bezplatný quickscan od FTE TO AI pozostáva z dvanástich otázok, dá sa vyplniť bez účtu a poskytuje indikáciu, akú časť hodín pri tomto type profilov je dnes možné prevziať pomocou AI. Kompletný pracovný scan, ktorý rozoberá prácu spoločnosti úlohu po úlohe a prevádza ju na kapacitu fte, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.