Administratívny pracovník alebo asistent manažmentu, ktorý denne vyplňuje vyhlásenia, zmluvy a listy na základe pevnej šablóny, vykonáva prácu, ktorá na prvý pohľad vyzerá veľmi vhodná pre AI. Je opakujúca sa, sleduje pevný postup a vstupné údaje väčšinou už pochádzajú zo systému. Napriek tomu odpoveď nie je jednoducho áno. Je čiastočná, a ktorá časť to je, závisí od toho, ako sú šablóna a zdrojové údaje v konkrétnej firme nastavené.
Výsledok tu určujú tri osi: štruktúrovanosť, objem a náklady na chyby.
Štruktúrovanosť je vysoká. Šablóna pre pracovné potvrdenie alebo štandardnú zmluvu má pevné polia na pevných miestach: meno, dátum, suma, funkcia. Presne to je druh textovej práce, s ktorou si AI dnes vie dobre poradiť, pretože štruktúra dokumentu je už stanovená a úloha spočíva v správnom vyplnení polí na základe dostupných údajov.
Objem je taktiež priaznivý. Firmy, ktoré produkujú veľa rovnakých dokumentov, personálna agentúra, ktorá vyhotovuje stovky pracovných zmlúv za mesiac, obec, ktorá opakovane vydáva rovnaké potvrdenie, majú väčší úžitok z zjednodušenia tohto procesu než firma, ktorá vyhotovuje takýto dokument len niekoľko krát za rok. Pri nízkom objeme čas potrebný na nastavenie procesu často nie je úmerný času, ktorý sa v konečnom dôsledku ušetrí.
Náklady na chyby sú v strede a sú presne dôvodom, prečo toto nie je úplné prevzatie, ale úloha s ľudským dohľadom. Nesprávne vyplnená suma v zmluve, zamenené meno vo vyhlásení, nesprávny dátum, to nie sú kozmetické chyby. Môžu viesť k právnej nejasnosti alebo k dokumentu, ktorý sa musí vyhotoviť znova. Preto zostáva potrebný kontrolný moment: AI vyplní, pracovník schváli alebo zamietne, s uvedením dôvodu.
Priestor na úsudok je nízky, čo túto úlohu robí ešte vhodnejšou pre automatizáciu: je potrebná len malá interpretácia toho, čo by mal dokument obsahovať, to je už stanovené v šablóne a zdrojových údajoch. Kreativita je takmer neprítomná, a aj to je vo prospech AI: nič sa nevymýšľa, iba sa vyplňuje. Compliance hrá úlohu, keď ide o zmluvy alebo úradné vyhlásenia, čo znamená, že stanovené schvaľovacie kroky zostávajú relevantné, bez ohľadu na to, kto dokument vyhotovuje.
Asistent manažmentu vyhotovuje mesačne desať až dvadsať štandardných listov: potvrdenia, vyhlásenia, krátke úpravy zmlúv. Údaje sú už uložené v personálnom systéme. Tu je krok od údajov k dokumentu možné dobre automatizovať: AI môže list vyhotoviť na základe šablóny a zdrojových údajov, po čom asistent list prečíta, skontroluje a odošle. Čas, ktorý zostane, nejde na písanie textu, ale na jeho posúdenie.
V inej firme, kde sa každá zmluva dojednáva na mieru a každý list musí mať trochu iný tón a obsah, je to inak. Tam je štruktúrovanosť nižšia, priestor na úsudok vyšší a úloha sa posúva smerom k ľudskej práci. Ten istý typ dokumentu, pracovná zmluva, list, vyhlásenie, môže byť teda v jednej firme z veľkej časti automatizovateľný a v druhej zostáva prevažne ručnou prácou. Rozdiel nie je v type dokumentu, ale v tom, ako štandardizovaná je šablóna a či sú zdrojové údaje už niekde v systéme, alebo sa ešte musia vyhľadať alebo zistiť.
Tento posun nenastane v nejakom budúcom okamihu, keď bude toto všetko „hotové“. Odohráva sa už teraz, v otázke, či organizácia štandardizovala svoje šablóny a má svoje zdrojové údaje v poriadku. Firma, kde si každý pracovník udržiava vlastnú verziu zmluvy, s vlastným formátovaním a vlastnými variantmi, nemôže tento proces jednoducho prenechať AI, ani čiastočne. Firma s jednou stanovenou šablónou pre každý typ dokumentu a údajmi, ktoré sa už udržiavajú štruktúrovane, je na tom inak.
Táto práca s vyplňovaním dokumentov často súvisí s ďalšími administratívnymi úlohami, ktoré sa vykonávajú v tej istej kancelárii. Kto sa pozrie na to, ako sa digitalizuje a robí prehľadateľným prichádzajúci papierový archív, často vidí vracať sa tú istú otázku: sú údaje už štruktúrované, alebo sa musia najprv získať z papiera. Aj triedenie a rozdeľovanie prichádzajúcej pošty sa dotýka tejto témy, pretože mnohé štandardné listy sú reakciou na niečo, čo prichádza. A spôsob, akým sa triáž všeobecnej e-mailovej schránky vykonáva, často určuje, ktoré dokumenty sa vôbec majú vyhotoviť, a na základe akých údajov.
O personálnych dôsledkoch tohto posunu sa nevyjadrujeme: ak uvoľnené hodiny sú dôvodom na rozhodnutie o personáli, platia pre to samostatné zákonné požiadavky, nezávisle od tejto analýzy.
Or toto pre vašu organizáciu predstavuje malú alebo podstatnú časť administratívnych hodín, závisí od toho, koľko z vašich dokumentov už funguje na pevných šablónach a koľko zdrojových údajov je už v systéme, a nie na papieri alebo rozptýlených v samostatných súboroch. To je pri každej firme iné, a to je presne dôvod, prečo tu všeobecné tvrdenie nepostačuje.
Bezplatný rýchly test s dvanástimi otázkami, bez registrácie, poskytuje indikáciu toho, akú časť hodín pri tomto druhu dokumentovej práce dnes môže AI prevziať. Úplná pracovná analýza, ktorá rozkladá prácu celej firmy na úlohy a pre každú úlohu prepočíta na kapacitu vo fte, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.