De werkscan
Er wordt in de vergadering een voorbeeld genoemd. Een callcenter dat een chatbot inzette, een verzekeraar die claims automatisch beoordeelt. Iedereen knikt, en dan valt er een stilte, want niemand in de kamer weet wat dat voor de eigen afdeling betekent. Is het werk van de klantenservice hier vergelijkbaar? Zit het tijdrovende deel in het opzoeken van informatie, in het typen van antwoorden, of in het inschatten van een lastige klant? Zonder die uitsplitsing blijft elk gesprek over AI een gesprek over andere bedrijven. De werkscan legt uw eigen werk onder het mes van diezelfde vraag, taak voor taak, zodat het antwoord niet langer over een ander bedrijf gaat.
Als de scan klaar is, ligt er een rapport met een vaste opbouw. Niet een advies in lopende tekst, maar een uiteenzetting die u kunt doorbladeren en op elk punt kunt narekenen.
De taakuitsplitsing. Elke functie of afdeling die is meegenomen, is opgedeeld in de taken waaruit het werk in de praktijk bestaat. Niet de functietitel, maar de bezigheden: een e-mail beantwoorden, een dossier controleren, een planning bijstellen, een offerte opstellen.
De beoordeling per taak. Bij elke taak staat een inschatting van de mate waarin AI die taak nu kan overnemen, deels kan ondersteunen, of vooralsnog niet kan raken. Die inschatting komt met een toelichting: waarom deze taak wel of niet in aanmerking komt, en welke aannames daarbij zijn gebruikt.
De fte-berekening. De uitkomsten per taak worden opgeteld tot een beeld in fte, met een bandbreedte in plaats van één stellig getal. Het rapport laat zien hoe die bandbreedte tot stand komt en welke onzekerheden erin zitten, zodat het geen los cijfer is dat u moet geloven op gezag van de tool.
De onderbouwing per uitkomst. Bij elk resultaat is terug te lezen op basis van welke gegevens het tot stand kwam. Geen zwarte doos die een percentage uitspuugt, maar een spoor terug naar de bron. Hoe die uitsplitsing en beoordeling precies werken, staat op de pagina hoe het werkt; wat voor soort resultaten dat in de praktijk oplevert, ziet u bij uitkomsten.
De scan werkt met wat er al is: functieomschrijvingen, procesbeschrijvingen, systeemdata over tijdsbesteding, en waar beschikbaar de gegevens uit de systemen die het werk vastleggen. Geen interviews, geen sessies met leidinggevenden om samen te bepalen wat een taak "eigenlijk" inhoudt. De scan haalt uit bestaande documenten en datasets wat er staat, legt dat naast elkaar en herleidt de uitkomst daaruit.
Dat is meteen de reden dat elke uitkomst herleidbaar is. Een percentage of een fte-schatting zonder bron is een mening in de vorm van een getal. Deze scan werkt andersom: eerst de gegevens, dan de uitsplitsing, dan pas de beoordeling. Wilt u weten waarom een taak als "gedeeltelijk automatiseerbaar" is bestempeld, dan staat in het rapport op welke informatie dat oordeel steunt. Meer achtergrond over de manier waarop taken worden ingedeeld en gewogen, staat in de kennisbank.
Dit is geen advies op maat over wat er in uw bedrijf zou moeten gebeuren. Er staat geen aanbeveling in het rapport om te reorganiseren, te automatiseren of personeel anders in te zetten. De scan beschrijft wat de taken zijn en wat daar in potentie mee kan, niet wat er zou moeten.
Het is ook geen belofte. Er wordt nergens gegarandeerd dat een taak daadwerkelijk overgenomen wordt door AI, of dat een genoemde fte-bandbreedte ook werkelijk vrijkomt. De uitkomst is een inschatting op basis van de huidige stand van AI en de gegevens die zijn aangeleverd, niet een toezegging over de toekomst.
Het is geen gesprek. Er komt geen consultant een dag meelopen, er wordt niet geïnterviewd en er wordt niets "opgehaald" in een workshop. Alles wat in het rapport staat, is machinewerk op basis van datasets. Mensenwerk komt pas kijken als u daar zelf voor kiest, en dan pas ná het rapport, bij een partner die u zelf uitzoekt.
Het is, ten slotte, geen eindpunt dat u dwingt tot een route. Het rapport is een dossier waarmee u zelf verder kunt, in het tempo en met de aanpak die bij uw bedrijf past.
Met het rapport in de hand ligt er een keuze, geen verplichting. U kunt zelf aan de slag met de routekaart die de stappen, sjablonen en tijdsindicaties geeft: wat u zelf kunt oppakken, in welke volgorde, en wat elke stap vraagt aan datakwaliteit en koppelingen. U kunt ervoor kiezen dat de tool het dossier blijft terwijl een partner de zwaardere stappen voor zijn rekening neemt, met per onderdeel de keuze of u het uitbesteedt. En u kunt een partner de hele invoering laten oppakken, met het rapport als vertrekpunt in plaats van een blanco start, maar alleen als u daar zelf toestemming voor geeft. In alle drie de gevallen begint het bij hetzelfde document: de uitsplitsing van uw werk in taken, met de beoordeling en de berekening die daaruit volgt.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.