Lielākoties jā. Regulāru rēķinu izveide un nosūtīšana par abonementiem vai līgumiem ir uzdevums, kas ir lieliski piemērots automatizācijai. Struktūra ir fiksēta, apjomi ir lieli, un parasti nav nepieciešams klientu kontakts, lai izveidotu rēķinu. Tomēr saglabājas brīdis, kad cilvēkam jāpieskata process: izmaiņas tarifos vai līguma nosacījumos.
Šis uzdevums iegūst maksimālu vērtējumu strukturētības un apjoma asīs, un tas ir tieši tas iemesls, kāpēc AI un RPA (robotizēta procesu automatizācija) šeit var labi paveikt darbu. Abonēšanas rēķins seko fiksētam paraugam: klienta dati, līguma periods, tarifs, PVN procents un maksājuma termiņš sistēmā jau ir noteikti. Nav nepieciešama interpretācija, tikai izpilde. Ņemsim programmatūras uzņēmumu ar trīssimt abonēšanas klientiem, kuri katru mēnesi maksā fiksētu summu. Tās pašas darbības atkārtošana trīssimt reizes katru mēnesi ir precīzi tāda veida darbs, kuram automatizācija ir paredzēta: liels apjoms, maza variācija, minimāla iespēja interpretācijas atšķirībām starp vienu rēķinu un otru.
Klientu kontakta ass iegūst 3 punktus, kas nozīmē, ka dažreiz kontakts ir, dažreiz nav. Standarta automātiskas iekasēšanas gadījumā kontakta momenta nav: rēķins tiek izveidots, nosūtīts un apstrādāts, klientam nekas nav jādara. Bet tiklīdz klients uzdod jautājumus par summu, vēlas korekciju vai vēlas mainīt abonementu, uzdevums pāriet uz jomu, kur nepieciešama cilvēka iesaiste. Šī pāreja ir tieši iemesls, kāpēc klientu kontakts ir iekļauts kā viena no izšķirošajām asīm: tas nosaka, vai uzdevums paliek automatizētā plūsmā vai izkrīt no tās.
Lēmumu pieņemšanas brīvība iegūst 4 punktus, kas pats par sevi ir labvēlīgi automatizācijai, taču ir viens svarīgs izņēmums: tarifu izmaiņas. Sistēma, kas akli turpina piemērot veco tarifu pēc cenu paaugstinājuma, vai saglabā nepareizu līguma periodu pēc līguma pārtraukšanas, izraisa kļūdas, kas pavairojas visos šīs kategorijas klientos. Kļūdu izmaksas iegūst 3 punktus skalas vidū, tieši tāpēc, ka viens nepareizs iestatījums periodiskā procesā atkārtojas katrā rēķinu ciklā, līdz kāds to pamana. Tas atšķiras no vienreizēja rēķina, kur kļūda rodas tikai vienu reizi.
Atbilstība (compliance) arī iegūst 3 punktus. Rēķinu izrakstīšanai jāatbilst PVN noteikumiem, glabāšanas termiņiem un administratīvajām prasībām, un šie noteikumi dažreiz mainās. Automatizēta sistēma to nepiemēro pati; tā seko iestatījumiem, kas tajā ievadīti. Tāpēc kontrole pie tarifa izmaiņām nav sīkums, bet gan priekšnoteikums: kādam ir jāapstiprina, ka jaunās vērtības ir korektas, pirms sistēma tās piemēro simtiem vai tūkstošiem rēķinu.
Rezultāts šeit lielā mērā ir atkarīgs no tā, cik standartizēti ir abonementi. Uzņēmumā ar vienveidīgiem abonēšanas veidiem un mazu tarifu kategoriju skaitu automatizācija ir praktiski pilnībā iespējama, ar tikai periodisku kontroli. Uzņēmumā ar daudziem individuāli pielāgotiem līgumiem, kur katram klientam ir nedaudz atšķirīga cenu vienošanās, atlaižu noteikumi vai rēķinu cikls, strukturētība ievērojami samazinās. Tad rēķinu izveide vairāk kļūst nevis par fiksēta veidnes piemērošanu, bet par pārbaudi katram klientam, kas tieši ir norunāts. Tas ir arī iemesls, kāpēc nepieciešams skenējums uzdevuma līmenī, nevis amata nosaukuma līmenī: 'rēķinu izrakstītājs' vai 'administratīvais darbinieks' pasaka maz par to, cik daudz no darba faktiski sastāv no šī prognozējamā, liela apjoma uzdevuma un cik daudz no atšķirīgiem gadījumiem.
Loma ir arī saskarnei starp rēķinu izrakstīšanas sistēmu un uzskaites sistēmu. Ja šīs divas sistēmas labi sazinās un līguma dati ir centralizēti un aktuāli, automatizācija norit vienmērīgi. Ja dati ir sadalīti starp izklājlapām, e-pastiem un atsevišķām piezīmēm, pirmais solis nav automatizācija, bet sakārtošana, jo korekti funkcionējoša sistēma sākas ar korektiem līguma datiem.
Kontrole pie tarifu izmaiņām paliek cilvēka atbildība: kādam jāapstiprina, ka jaunie tarifi, atlaides vai līguma nosacījumi ir pareizi apstrādāti, pirms sistēma tos piemēro nākamajā rēķinu ciklā. Arī klientu jautājumu apstrāde par rēķinu, strīdi par summu, un ārkārtas situācijas, piemēram, priekšlaicīga līguma pārtraukšana vai proporcionāls (pro-rata) aprēķins, prasa cilvēka vērtējumu. Šis nav personāla ieteikums un neko neapgalvo par to, cik darbinieku šim uzdevumam ir nepieciešami; tas ir aprakstīts, kura uzdevuma daļa ir automatizējama un kura prasa uzraudzību. Šim uzdevumam pēc citiem parametriem papildu tiesiskais regulējums nav piemērojams; tas var būt citādi blakus esošos uzdevumos, piemēram, digitālo rēķinu apmaiņā, izmantojot e-rēķinu izrakstīšanu, kur ir spēkā specifiski apmaiņas standarti.
Abonēšanas rēķinu izrakstīšana ir viens uzdevums plašākā kopumā. Tiem, kas vēlas pilnīgāku priekšstatu par to, ko var automatizēt finanšu nodaļā, tas ir pieejams pārskatā kādu darbu AI var pārņemt finanšu nodaļā, un tiem, kas vēlas zināt, kā izmaiņas rēķinos un tarifos paliek izsekojamas, finanšu izmaiņu audita žurnāla uzturēšana ir loģisks turpinājuma temats.
Ja vēlaties uzzināt, cik daudz no rēķinu izrakstīšanas darba jūsu organizācijā ir šādā veidā automatizējams, tas ir atkarīgs no jūsu līgumu standartizācijas pakāpes un sistēmu savienojumu kvalitātes. Bezmaksas ftetoai ātrā pārbaude ar divpadsmit jautājumiem, bez konta, sniedz pirmo norādi par to, kuru daļu no amata profila stundām šodien var pārņemt AI. Pilnā darba pārbaude, kas dziļāk aplūko individuālus uzdevumus, joprojām ir izstrādes procesā.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.