Većim dijelom da. Generiranje i slanje periodičnih računa za pretplate ili ugovore zadatak je koji se izvrsno uklapa u automatizaciju. Struktura je fiksna, brojevi su visoki i obično nije potreban kontakt s klijentom da bi se izradio račun. Ipak, postoji trenutak u kojem čovjek mora nadzirati proces: kod izmjena tarifa ili ugovornih uvjeta.
Ovaj zadatak postiže maksimalan rezultat na osima strukturiranosti i obujma, i baš zato AI i RPA (robotic process automation) ovdje mogu odraditi dobar posao. Račun za pretplatu slijedi fiksni obrazac: podaci o klijentu, ugovorno razdoblje, tarifa, stopa PDV-a i datum dospijeća već su utvrđeni u sustavu. Nije potrebno tumačenje, samo izvršenje. Uzmimo softversku tvrtku s tri stotine pretplatnika koji svaki mjesec plaćaju fiksni iznos. Ponavljanje istog postupka tri stotine puta svaki mjesec upravo je vrsta posla za koju je automatizacija namijenjena: visok obujam, niska varijacija, mala vjerojatnost razlika u tumačenju između jednog i drugog računa.
Os kontakta s klijentima ima ocjenu 3, što znači da povremeno ima kontakta, a povremeno nema. Kod standardnog automatskog direktnog terećenja nema kontaktnog trenutka: račun se generira, šalje i obrađuje bez da klijent mora nešto poduzeti. Ali čim klijent postavi pitanja o iznosu, želi ispravak ili želi promijeniti pretplatu, zadatak se pomiče prema nečemu što zahtijeva ljudsku obradu. Taj pomak je upravo razlog zašto je kontakt s klijentima uzet kao jedna od presudnih osi: on određuje ostaje li zadatak unutar automatiziranog toka ili iz njega izlazi.
Prostor za procjenu ima ocjenu 4, što je po sebi povoljno za automatizaciju, ali postoji jedna važna iznimka: promjene tarifa. Sustav koji slijepo nastavlja sa starom tarifom nakon povećanja cijene, ili koji zadržava pogrešno ugovorno razdoblje nakon otkazivanja, uzrokuje pogreške koje se umnožavaju kod svih klijenata u toj kategoriji. Troškovi pogrešaka imaju ocjenu 3, sredinu ljestvice, baš zato što se jedna pogrešna postavka u ponavljajućem procesu ponavlja u svakom ciklusu fakturiranja dok je neko ne primijeti. To je drugačije nego kod jednokratnog računa, gdje se pogreška javlja samo jednom.
Usklađenost s propisima također ima ocjenu 3. Fakturiranje mora biti u skladu s pravilima o PDV-u, rokovima čuvanja i administrativnim zahtjevima, a ta se pravila povremeno mijenjaju. Automatizirani sustav to ne primjenjuje sam; on slijedi postavke koje su u njega unesene. Zato kontrola kod promjene tarife nije nešto sporedno, već okvirni uvjet: netko mora potvrditi da su nove vrijednosti točne prije nego što sustav primijeni na stotine ili tisuće računa.
Ishod ovdje snažno ovisi o tome koliko su pretplate standardizirane. U tvrtki s uniformnim vrstama pretplata i malim brojem tarifnih kategorija automatizacija je praktički potpuno moguća, uz samo periodičnu kontrolu. U tvrtki s puno prilagođenih ugovora, gdje svaki klijent ima nešto drugačiji cjenovni dogovor, sustav popusta ili ciklus fakturiranja, strukturiranost znatno opada. Tada generiranje računa postaje manje pitanje primjene fiksnog predloška, a više pitanje provjere po klijentu što je točno dogovoreno. To je i razlog zašto je potrebna procjena na razini zadatka, a ne na razini naziva radnog mjesta: 'osoba za fakturiranje' ili 'administrativni suradnik' govori malo o tome koliki dio posla stvarno čini ovaj predvidljivi, visokoobimni zadatak, a koliko otpada na odstupajuće slučajeve.
I usklađenost između sustava za fakturiranje i računovodstvenog sustava igra ulogu. Ako ta dva sustava dobro međusobno komuniciraju i ugovorni podaci su centralizirani i ažurni, automatizacija se odvija bez zapinjanja. Ako su podaci raspoređeni po proračunskim tablicama, e-mailovima i pojedinačnim bilješkama, prvi korak nije automatizacija nego čišćenje, jer ispravno funkcionirajući sustav počinje s ispravnim ugovornim podacima.
Kontrola kod promjena tarifa ostaje ljudska odgovornost: netko mora potvrditi da su nove tarife, popusti ili ugovorni uvjeti pravilno obrađeni prije nego što sustav to primijeni na sljedeći ciklus fakturiranja. Također, obrada upita klijenata o računu, sporovi oko iznosa i iznimne situacije poput prijevremenog otkazivanja ili proporcionalnog (pro-rata) obračuna zahtijevaju ljudsku procjenu. Ovo nije kadrovski savjet i ne govori ništa o tome koliko je zaposlenika potrebno za ovaj zadatak; to je opis kojeg se dijela zadatka može automatizirati i koji dio zahtijeva nadzor. Za ovaj zadatak inače ne vrijedi dodatni zakonski okvir; to može biti drugačije kod srodnih zadataka, kao što je razmjena digitalnih računa putem e-fakturiranja, gdje vrijede specifični standardi razmjene.
Fakturiranje pretplata jedan je zadatak u širem sklopu. Tko želi potpuniju slika o tome što se sve može automatizirati u financijskom odjelu, može to pronaći u pregledu koji posao AI može preuzeti u financijskom odjelu, a za onoga koji želi znati i kako izmjene računa i tarifa ostaju sljedive, logičan je nastavak teme vođenje revizijskog dnevnika financijskih izmjena.
Želite li znati koliki se dio posla fakturiranja u vašoj organizaciji na ovaj način može automatizirati, to ovisi o razini standardizacije vaših ugovora i kvaliteti povezanosti vaših sustava. Besplatni brzi test tvrtke ftetoai pomoću dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, daje prvu procjenu kojeg dijela sati u profilu radnog mjesta AI danas može preuzeti. Potpuni test rada, koji dublje ulazi u pojedinačne zadatke, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.