Suurelta osin kyllä. Toistuvien laskujen luominen ja lähettäminen tilauksia tai sopimuksia varten on tehtävä, joka soveltuu erinomaisesti automatisointiin. Rakenne on kiinteä, määrät ovat suuria ja laskun luomiseen ei tavallisesti tarvita asiakaskontaktia. Silti jää hetki, jolloin ihmisen on tarkistettava asia: tariffien tai sopimusehtojen muutosten yhteydessä.
Tämä tehtävä saa maksimipisteet rakenteisuudesta ja volyymista, ja juuri siksi AI ja RPA (robotic process automation) voivat tehdä tässä hyvää työtä. Tilauslasku noudattaa kiinteää kaavaa: asiakastiedot, sopimuskausi, tariffi, alv-prosentti ja eräpäivä ovat jo valmiiksi järjestelmässä. Tulkintaa ei tarvita, vain suorittamista. Ottakaamme esimerkiksi ohjelmistoyritys, jolla on kolmesataa tilausasiakasta, jotka maksavat kuukausittain kiinteän summan. Saman toimenpiteen toistaminen kolmesataa kertaa kuukausittain on juuri sellaista työtä, mihin automatisointi on tarkoitettu: suuri volyymi, vähäinen vaihtelu, pieni todennäköisyys tulkintaeroihin laskujen välillä.
Asiakaskontakti-akseli saa arvon 3, mikä tarkoittaa, että kontaktia on joskus mukana ja joskus ei. Vakiomuotoisessa automaattisessa perinnässä ei ole kontaktihetkeä: lasku luodaan, lähetetään ja käsitellään asiakkaan tarvitsematta tehdä mitään. Mutta kun asiakas esittää kysymyksiä summasta, haluaa korjauksen tai haluaa muuttaa tilaustaan, tehtävä siirtyy sellaiseen, jossa tarvitaan ihmisen käsittelyä. Tämä siirtymä on juuri syy, miksi asiakaskontakti on otettu mukaan yhtenä ratkaisevana akselina: se määrittää, pysyykö tehtävä automatisoidun kulun sisällä tai putoaako se siitä pois.
Harkintavara-akseli saa arvon 4, mikä on sinänsä edullista automatisoinnille, mutta yksi tärkeä poikkeus on olemassa: tariffimuutokset. Järjestelmä, joka jatkaa sokeasti vanhalla tariffilla hinnankorotuksen jälkeen, tai joka pitää yllä väärää sopimuskautta irtisanomisen jälkeen, aiheuttaa virheitä, jotka kertautuvat kaikkiin kyseisen ryhmän asiakkaisiin. Virhekustannukset saavat arvon 3 keskeltä asteikkoa, juuri siksi, että yksi väärä asetus toistuvassa prosessissa toistuu joka laskukierroksella, kunnes joku huomaa sen. Tämä poikkeaa kertaluonteisesta laskusta, jossa virhe tapahtuu vain kerran.
Myös vaatimustenmukaisuus saa arvon 3. Laskutuksen on noudatettava alv-sääntöjä, säilytysaikoja ja hallinnollisia vaatimuksia, ja näitä sääntöjä muutetaan toisinaan. Automatisoitu järjestelmä ei sovella tätä itse; se noudattaa siihen syötettyjä asetuksia. Sen takia tarkistus tariffimuutoksen yhteydessä ei ole sivuseikka vaan reunaehto: jonkun on vahvistettava, että uudet arvot ovat oikein, ennen kuin järjestelmä soveltaa niitä sadoihin tai tuhansiin laskuihin.
Lopputulos riippuu tässä suuresti siitä, miten standardoituja tilaukset ovat. Yrityksessä, jossa on yhtenäiset tilausmuodot ja pieni määrä tariffikategorioita, automatisointi on käytännössä täysin mahdollista, ainoastaan säännöllisin tarkistuksin. Yrityksessä, jossa on paljon räätälöityjä sopimuksia, joissa kullakin asiakkaalla on hieman erilainen hintasopimus, alennusjärjestely tai laskutuskausi, rakenteisuus laskee huomattavasti. Silloin laskujen luominen muuttuu vähemmän kiinteän mallin soveltamisesta ja enemmän siitä, että kunkin asiakkaan kohdalla tarkistetaan, mitä on tarkalleen sovittu. Tämä on myös syy, miksi tehtävätason kartoitus, funktion nimen sijaan, on tarpeen: 'laskuttaja' tai 'hallinnollinen työntekijä' kertoo vähän siitä, kuinka suuri osa työstä koostuu tosiasiassa tästä ennustettavasta, suurivolyymisesta tehtävästä ja kuinka suuri osa poikkeavista tapauksista.
Myös laskutusjärjestelmän ja kirjanpitojärjestelmän välinen yhteys on merkityksellinen. Jos nämä kaksi järjestelmää keskustelevat hyvin keskenään ja sopimustiedot ovat keskitetysti ja ajantasaisesti saatavilla, automatisointi sujuu jouhevasti. Jos tiedot ovat hajallaan taulukkolaskentaohjelmissa, sähköposteissa ja irrallisissa muistiinpanoissa, ensimmäinen askel ei ole automatisointi vaan siivoaminen, sillä oikein toimiva järjestelmä alkaa oikeista sopimustiedoista.
Tariffimuutosten tarkistus pysyy ihmisen vastuulla: jonkun on hyväksyttävä, että uudet tariffit, alennukset tai sopimusehdot on käsitelty oikein, ennen kuin järjestelmä soveltaa niitä seuraavalla laskukierroksella. Myös asiakkaiden laskuja koskeviin kysymyksiin vastaaminen, summaa koskevat riitatilanteet ja poikkeustilanteet, kuten kesken kauden tapahtuva irtisanominen tai suhteellinen (pro rata) laskenta, vaativat ihmisen arviointia. Tämä ei ole henkilöstösuositus eikä kerro, kuinka monta työntekijää tähän tehtävään tarvitaan; se on kuvaus siitä, mikä osa tehtävästä on automatisoitavissa ja mikä osa vaatii valvontaa. Tähän tehtävään ei muutoin liity erityistä lakisääteistä kehystä; tilanne voi olla toinen läheisissä tehtävissä, kuten digitaalisten laskujen vaihtaminen verkkolaskutuksen kautta -tehtävässä, jossa pätevät erityiset vaihtostandardit.
Tilauslaskutus on yksi tehtävä suuremmassa kokonaisuudessa. Kattavamman kuvan siitä, mitä talousosastolla voidaan automatisoida, löytää yleiskatsauksesta mitä työtä AI voi ottaa hoitaakseen talousosastolla, ja niille, jotka haluavat tietää myös, miten laskujen ja tariffien muutokset pysyvät jäljitettävinä, taloudellisten muutosten auditointilokin ylläpito on looginen jatkoaihe.
Jos haluatte tietää, kuinka suuri osa organisaationne laskutustyöstä on tällä tavoin automatisoitavissa, se riippuu sopimustenne standardoinnin asteesta ja järjestelmäliittymienne laadusta. Ftetoai:n ilmainen pikatesti antaa kahdentoista kysymyksen avulla, ilman tiliä, ensimmäisen arvion siitä, kuinka suuri osa työprofiilin tunneista on tänä päivänä AI:n hoidettavissa. Täydellinen työskannaus, joka syventyy yksittäisiin tehtäviin, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.