Didžia dalimi taip. Pasikartojančių sąskaitų faktūrų už prenumeratas ar sutartis generavimas ir siuntimas yra užduotis, kuri puikiai tinka automatizavimui. Struktūra yra pastovi, apimtys didelės, o sąskaitai išrašyti paprastai nereikia kontakto su klientu. Vis dėlto lieka momentas, kai reikalinga žmogaus priežiūra: keičiantis tarifams ar sutarties sąlygoms.
Ši užduotis surenka maksimalų balą struktūruotumo ir apimties atžvilgiu, ir būtent todėl DI bei RPA (robotinis procesų automatizavimas) čia gali dirbti gerai. Prenumeratos sąskaita faktūra seka pastoviu modeliu: kliento duomenys, sutarties laikotarpis, tarifas, PVM tarifas ir apmokėjimo terminas jau yra užfiksuoti sistemoje. Interpretacijos nereikia, tik vykdymo. Įsivaizduokite programinės įrangos įmonę su trimis šimtais prenumeratorių, kurie kas mėnesį moka fiksuotą sumą. Tą patį veiksmą kas mėnesį kartoti tris šimtus kartų – tai lygiai toks darbas, kuriam automatizavimas ir skirtas: didelė apimtis, mažas kintamumas, maža tikimybė, kad tarp vienos sąskaitos ir kitos atsiras interpretacijos skirtumų.
Ašis „kontaktas su klientu" gauna 3 balus, o tai reiškia, kad kartais kontakto reikia, o kartais ne. Standartinio automatinio tiesioginio debeto atveju kontakto momento nėra: sąskaita generuojama, siunčiama ir apdorojama be jokio kliento įsikišimo. Tačiau kai tik klientas užduoda klausimų apie sumą, prašo pataisymo ar nori pakeisti prenumeratą, užduotis pasislenka į sritį, kuriai reikalingas žmogaus atliekamas apdorojimas. Būtent šis poslinkis paaiškina, kodėl kontaktas su klientu buvo įtrauktas kaip viena iš lemiamų ašių: jis nulemia, ar užduotis lieka automatizuoto proceso viduje, ar iš jo iškrenta.
Vertinimo laisvė gauna 4 balus, kas savaime yra palanku automatizavimui, tačiau yra viena svarbi išimtis: tarifų pakeitimai. Sistema, kuri aklai tęsia senojo tarifo taikymą po kainos pakėlimo, arba kuri išlaiko neteisingą sutarties laikotarpį po nutraukimo, sukelia klaidas, kurios dauginasi visų tos kategorijos klientų atžvilgiu. Klaidų kaina gauna 3 balus – skalės viduryje – būtent todėl, kad viena neteisinga nuostata pasikartojančiame procese kartojasi kiekvieną sąskaitų išrašymo ciklą, kol kas nors tai pastebi. Tai skiriasi nuo vienkartinės sąskaitos, kur klaida pasireiškia tik vieną kartą.
Atitiktis reikalavimams taip pat gauna 3 balus. Sąskaitų išrašymas turi atitikti PVM taisykles, saugojimo terminus ir administracinius reikalavimus, o šios taisyklės kartais keičiasi. Automatizuota sistema pati to netaiko; ji seka nuostatomis, kurios į ją buvo įvestos. Todėl kontrolė keičiantis tarifams nėra šalutinis dalykas, o būtina sąlyga: kažkas turi patvirtinti, kad naujos reikšmės yra teisingos, prieš sistemai jas pritaikant šimtams ar tūkstančiams sąskaitų.
Rezultatas čia labai priklauso nuo to, kiek standartizuotos yra prenumeratos. Įmonėje su vienodomis prenumeratos formomis ir nedideliu tarifų kategorijų skaičiumi automatizavimas galimas beveik visiškai, atliekant tik periodinę kontrolę. Įmonėje su daug individualizuotų sutarčių, kur kiekvienas klientas turi šiek tiek kitokį kainos susitarimą, nuolaidų taisyklę ar sąskaitų ciklą, struktūruotumas gerokai sumažėja. Tuomet sąskaitų generavimas tampa mažiau klausimu apie fiksuoto šablono taikymą ir labiau klausimu, kaip individualiai patikrinti, kas tiksliai buvo sutarta su kiekvienu klientu. Būtent dėl to reikalingas vertinimas užduoties, o ne pareigybės pavadinimo lygmeniu: „sąskaitų išrašymo specialistas" ar „administracijos darbuotojas" mažai ką pasako apie tai, kiek darbo iš tikrųjų sudaro ši nuspėjama, didelės apimties užduotis, o kiek – nukrypstantys atvejai.
Svarbų vaidmenį atlieka ir sąskaitų išrašymo sistemos bei apskaitos sistemos sujungimas. Jei šios dvi sistemos gerai bendrauja tarpusavyje ir sutarčių duomenys yra centralizuoti bei atnaujinti, automatizavimas vyksta sklandžiai. Jei duomenys išsklaidyti po skaičiuokles, el. laiškus ir atskirus užrašus, pirmasis žingsnis yra ne automatizavimas, o duomenų sutvarkymas, nes taisyklingai veikianti sistema prasideda nuo taisyklingų sutarčių duomenų.
Kontrolė keičiantis tarifams lieka žmogaus atsakomybe: kažkas turi patvirtinti, kad nauji tarifai, nuolaidos ar sutarties sąlygos yra teisingai apdorotos, prieš sistemai jas pritaikant kitam sąskaitų išrašymo ciklui. Taip pat žmogaus vertinimo reikalauja klientų klausimų dėl sąskaitos nagrinėjimas, ginčai dėl sumos ir išimtinės situacijos, tokios kaip nutraukimas sutarties laikotarpio viduryje ar proporcinis (pro-rata) skaičiavimas. Tai nėra personalo rekomendacija ir nieko nesako apie tai, kiek darbuotojų reikia šiai užduočiai atlikti; tai yra aprašymas, kurią užduoties dalį galima automatizuoti, o kuriai reikalinga priežiūra. Šiai užduočiai, beje, negalioja jokia papildoma teisinė sistema; tai gali skirtis gretimų užduočių atveju, pavyzdžiui, skaitmeninių sąskaitų keitimosi per e. sąskaitas, kur galioja specifiniai keitimosi standartai.
Prenumeratos sąskaitų išrašymas yra viena užduotis didesniame visumos vaizde. Tie, kas nori išsamesnio vaizdo apie tai, ką galima automatizuoti finansų skyriuje, ras jį apžvalgoje kokį darbą DI gali perimti finansų skyriuje, o tiems, kas taip pat nori sužinoti, kaip sąskaitų ir tarifų pakeitimai lieka atsekami, finansinių pakeitimų audito žurnalo tvarkymas yra logiška tolesnė tema.
Jei norite sužinoti, kiek sąskaitų išrašymo darbo jūsų organizacijoje galima automatizuoti šiuo būdu, tai priklauso nuo standartizacijos laipsnio jūsų sutartyse ir sistemų sujungimo kokybės. Nemokamas ftetoai greitasis testas su dvylika klausimų, be paskyros, suteikia pirminį įspūdį, kurią darbo valandų dalį pareigybės profilyje šiandien galima perduoti DI. Išsami darbo analizė, kuri giliau nagrinėja atskiras užduotis, dar kuriama.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.