Σε μεγάλο βαθμό ναι. Η δημιουργία και αποστολή επαναλαμβανόμενων τιμολογίων για συνδρομές ή συμβάσεις είναι μια εργασία που προσφέρεται εξαιρετικά για αυτοματοποίηση. Η δομή είναι σταθερή, οι αριθμοί είναι υψηλοί και συνήθως δεν απαιτείται επαφή με τον πελάτη για τη δημιουργία ενός τιμολογίου. Ωστόσο, παραμένει μια στιγμή όπου απαιτείται ανθρώπινη επίβλεψη: κατά τις αλλαγές στα τιμολόγια ή τους όρους της σύμβασης.
Αυτή η εργασία βαθμολογείται με το μέγιστο σε δομημένο χαρακτήρα και όγκο, και αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο η AI και η RPA (ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών) μπορούν να προσφέρουν καλή δουλειά εδώ. Ένα τιμολόγιο συνδρομής ακολουθεί ένα σταθερό πρότυπο: τα στοιχεία του πελάτη, η περίοδος της σύμβασης, το τιμολόγιο, ο συντελεστής ΦΠΑ και η ημερομηνία λήξης είναι ήδη καθορισμένα στο σύστημα. Δεν απαιτείται ερμηνεία, μόνο εκτέλεση. Πάρτε ως παράδειγμα μια εταιρεία λογισμικού με τριακόσιους πελάτες συνδρομητών που πληρώνουν μηνιαίως ένα σταθερό ποσό. Η επανάληψη της ίδιας ενέργειας τριακόσιες φορές κάθε μήνα είναι ακριβώς το είδος εργασίας για το οποίο προορίζεται η αυτοματοποίηση: υψηλός όγκος, χαμηλή μεταβλητότητα, μικρή πιθανότητα διαφορών ερμηνείας μεταξύ του ενός τιμολογίου και του άλλου.
Ο άξονας επαφής με τον πελάτη βαθμολογείται με 3, πράγμα που σημαίνει ότι μερικές φορές υπάρχει επαφή και μερικές φορές όχι. Σε μια τυπική αυτόματη είσπραξη δεν υπάρχει σημείο επαφής: το τιμολόγιο δημιουργείται, αποστέλλεται και επεξεργάζεται χωρίς να χρειάζεται να κάνει τίποτα ο πελάτης. Αλλά μόλις ένας πελάτης θέσει ερωτήσεις σχετικά με ένα ποσό, ζητήσει διόρθωση ή θελήσει να προσαρμόσει τη συνδρομή, η εργασία μετατοπίζεται σε κάτι που απαιτεί ανθρώπινη διαχείριση. Αυτή η μετατόπιση είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο η επαφή με τον πελάτη έχει συμπεριληφθεί ως ένας από τους καθοριστικούς άξονες: καθορίζει αν η εργασία παραμένει εντός της αυτοματοποιημένης ροής ή εξέρχεται από αυτήν.
Το περιθώριο κρίσης βαθμολογείται με 4, κάτι που από μόνο του είναι ευνοϊκό για την αυτοματοποίηση, αλλά υπάρχει μια σημαντική εξαίρεση: οι αλλαγές τιμολογίων. Ένα σύστημα που συνεχίζει τυφλά με το παλιό τιμολόγιο μετά από μια αύξηση τιμής, ή που διατηρεί λανθασμένη περίοδο σύμβασης μετά από καταγγελία, προκαλεί σφάλματα που πολλαπλασιάζονται σε όλους τους πελάτες της συγκεκριμένης κατηγορίας. Το κόστος σφάλματος βαθμολογείται με 3, στη μέση της κλίμακας, ακριβώς επειδή μία λανθασμένη ρύθμιση σε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία επαναλαμβάνεται σε κάθε κύκλο τιμολόγησης μέχρι να το παρατηρήσει κάποιος. Αυτό είναι διαφορετικό από ένα εφάπαξ τιμολόγιο, όπου ένα σφάλμα εμφανίζεται μόνο μία φορά.
Η συμμόρφωση βαθμολογείται επίσης με 3. Η τιμολόγηση πρέπει να συμμορφώνεται με τους κανόνες ΦΠΑ, τις περιόδους διατήρησης και τις διοικητικές απαιτήσεις, και αυτοί οι κανόνες αλλάζουν καμιά φορά. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα δεν τα εφαρμόζει αυτόνομα· ακολουθεί τις ρυθμίσεις που έχουν εισαχθεί σε αυτό. Γι' αυτό ο έλεγχος κατά την αλλαγή τιμολογίου δεν είναι κάτι δευτερεύον αλλά μια προϋπόθεση: κάποιος πρέπει να επιβεβαιώσει ότι οι νέες τιμές είναι σωστές πριν το σύστημα τις εφαρμόσει σε εκατοντάδες ή χιλιάδες τιμολόγια.
Το αποτέλεσμα εδώ εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο τυποποιημένες είναι οι συνδρομές. Σε μια επιχείρηση με ομοιόμορφες μορφές συνδρομών και μικρό αριθμό κατηγοριών τιμολογίων, η αυτοματοποίηση είναι σχεδόν πλήρως εφικτή, με μόνο περιοδικό έλεγχο. Σε μια επιχείρηση με πολλές εξατομικευμένες συμβάσεις, όπου κάθε πελάτης έχει μια ελαφρώς διαφορετική συμφωνία τιμής, ρύθμιση έκπτωσης ή κύκλο τιμολόγησης, ο δομημένος χαρακτήρας μειώνεται σημαντικά. Τότε η δημιουργία τιμολογίων γίνεται λιγότερο θέμα εφαρμογής ενός σταθερού προτύπου και περισσότερο θέμα ελέγχου ανά πελάτη για το τι ακριβώς έχει συμφωνηθεί. Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο απαιτείται μια σάρωση σε επίπεδο εργασίας, αντί σε επίπεδο τίτλου θέσης: 'τιμολογητής' ή 'διοικητικός υπάλληλος' λέει λίγα για το πόσο από την πραγματική εργασία αποτελείται από αυτή την προβλέψιμη, υψηλού όγκου εργασία και πόσο από αποκλίνουσες περιπτώσεις.
Η σύνδεση μεταξύ του συστήματος τιμολόγησης και του λογιστικού συστήματος παίζει επίσης ρόλο. Αν αυτά τα δύο συστήματα επικοινωνούν καλά μεταξύ τους και τα στοιχεία σύμβασης είναι κεντρικά και επικαιροποιημένα, η αυτοματοποίηση γίνεται ομαλά. Αν τα δεδομένα είναι διάσπαρτα σε υπολογιστικά φύλλα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μεμονωμένες σημειώσεις, τότε το πρώτο βήμα δεν είναι η αυτοματοποίηση αλλά ο εξορθολογισμός, γιατί ένα σωστά λειτουργικό σύστημα ξεκινά από σωστά στοιχεία σύμβασης.
Ο έλεγχος κατά τις αλλαγές τιμολογίων παραμένει ανθρώπινη ευθύνη: κάποιος πρέπει να εγκρίνει ότι τα νέα τιμολόγια, οι εκπτώσεις ή οι όροι σύμβασης έχουν επεξεργαστεί σωστά πριν το σύστημα τα εφαρμόσει στον επόμενο κύκλο τιμολόγησης. Επίσης, η διαχείριση ερωτημάτων πελατών σχετικά με ένα τιμολόγιο, οι διαφωνίες για ένα ποσό, και εξαιρετικές καταστάσεις όπως ενδιάμεση καταγγελία ή αναλογικός υπολογισμός απαιτούν ανθρώπινη κρίση. Αυτό δεν αποτελεί συμβουλή για το προσωπικό και δεν λέει τίποτα για το πόσοι υπάλληλοι απαιτούνται για αυτή την εργασία· είναι μια περιγραφή του ποιο μέρος της εργασίας μπορεί να αυτοματοποιηθεί και ποιο μέρος απαιτεί επίβλεψη. Για αυτή την εργασία δεν ισχύει, κατά τα λοιπά, κάποιο επιπλέον νομικό πλαίσιο· αυτό μπορεί να είναι διαφορετικό σε συναφείς εργασίες, όπως η ανταλλαγή ψηφιακών τιμολογίων μέσω ηλεκτρονικής τιμολόγησης, όπου ισχύουν συγκεκριμένα πρότυπα ανταλλαγής.
Η τιμολόγηση συνδρομών είναι μία εργασία μέσα σε ένα ευρύτερο σύνολο. Όποιος θέλει μια πληρέστερη εικόνα του τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί στο οικονομικό τμήμα, θα το βρει στην επισκόπηση ποια εργασία μπορεί να αναλάβει η AI στο οικονομικό τμήμα, και για όσους θέλουν επίσης να μάθουν πώς οι αλλαγές σε τιμολόγια και τιμές παραμένουν ιχνηλάσιμες, η τήρηση ημερολογίου ελέγχου οικονομικών αλλαγών είναι ένα λογικό επόμενο θέμα.
Αν θέλετε να μάθετε πόσο από την εργασία τιμολόγησης στον οργανισμό σας μπορεί να αυτοματοποιηθεί με αυτόν τον τρόπο, αυτό εξαρτάται από τον βαθμό τυποποίησης στις συμβάσεις σας και την ποιότητα των συνδέσεων των συστημάτων σας. Η δωρεάν γρήγορη σάρωση της ftetoai δίνει, με δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, μια πρώτη ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών σε ένα προφίλ θέσης μπορεί σήμερα να αναλάβει η AI. Η πλήρης σάρωση εργασίας, που εξετάζει σε βάθος τις επιμέρους εργασίες, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.