Finanšu kontrolieriem un sistēmu administratoriem jāspēj pierādīt, kurš un kad ir veicis konkrētu izmaiņu svarīgos finanšu datos. Šis audita žurnāls ir kontroles un atbildības pamats, gan iekšēji, gan attiecībā uz revidentu vai uzraudzības iestādi. Jautājums ir, vai MI var pārņemt šo reģistrēšanu, vai arī tas joprojām jāveic cilvēkam.
Šis uzdevums saņem augstu vērtējumu pēc trim izšķirošajām asīm, tomēr ne tā, kā jūs, iespējams, gaidāt. Tas nav uzdevums ģeneratīvajam MI vai gudrai automatizācijai ar vērtēšanas spēju. Tas ir uzdevums RPA — noteikumos balstītai, deterministiskai programmatūrai, kas fiksē notiekošo bez interpretācijas.
Izmaiņa grāmatvedības sistēmā vai ERP sistēmā ir strukturēts notikums: lietotājs pielāgo summu, kontu vai darījuma partneri noteiktā brīdī, noteiktā laukā. Nekas šeit nav jāinterpretē. Kas veica izmaiņu, kāda bija vecā vērtība un kāda ir jaunā vērtība — tie ir konkrēti dati, kurus sistēma jau zina izmaiņas veikšanas brīdī.
Turklāt apjoms ir liels: vidēja lieluma ERP sistēmā katru dienu notiek desmitiem līdz simtiem izmaiņu, sākot no rēķinu rindām līdz virsgrāmatas korekcijām. Manuāla reģistrēšana pie šāda apjoma nav reāla, un tā arī nav nepieciešama, jo sistēma izmaiņu reģistrē jau brīdī, kad tā notiek. Tas ir tieši tāda veida uzdevums, kuram RPA ir izstrādāta: liels apjoms, pilnībā strukturēts, spriedums nav nepieciešams.
Atbilstības ass ar vērtējumu 1 tieši ir nelabvēlīga vieglprātīgai automatizācijai, un tas ir svarīgs signāls. Šeit runa nav par atbilstību, kas MI padara sarežģītu, bet gan par atbilstību, kas prasa, lai reģistrēšana būtu neaizsargāta pret manipulācijām, nemaināma un pierādāmi uzticama. Audita žurnālam, kuru pašu var manipulēt, nav vērtības revidentam vai uzraudzības iestādei. Tas nozīmē, ka tehnoloģijai nav nozīmes, kamēr nav izpildīti nosacījumi: sistēmai jāreģistrē automātiski, un žurnālfailiem jābūt saglabātiem nemaināmā veidā, ārpus tā lietotāja sasniedzamības, kurš veica izmaiņu.
Sprieduma telpa saņem vērtējumu 4: gandrīz nav nepieciešama interpretācija par to, ko reģistrēt, augšpusē tikai atsevišķa vienošanās par to, kuri lauki ir pietiekami nozīmīgi, lai tos fiksētu. Kļūdu izmaksas saņem vidēju vērtējumu 3: pazaudēta žurnāla rinda ir nepatīkama pārbaudes laikā, taču parasti novēršama, ja sistēma reģistrē konsekventi. Klientu kontakts, fiziskais darbs un radošums šeit nav aktuāli, un tāpēc visi saņem maksimāli labvēlīgu vērtējumu automatizācijai, vienkārši tāpēc, ka tiem šajā uzdevumā nav nozīmes.
Ja jūsu grāmatvedības sistēmai vai ERP sistēmai jau ir audita pēdas funkcija, kas automātiski un nemaināmi reģistrē izmaiņas, tad šis uzdevums faktiski jau ir pārņemts. Kontroliera vai sistēmu administratora loma tad pārvirzās no pašas reģistrēšanas uz pārbaudi, vai reģistrēšana ir pilnīga un neskarta, un uz satura izvērtēšanu izlases pārbaudes vai izmeklēšanas gadījumā. Pēdējais — aizdomīgas izmaiņas interpretēšana — paliek cilvēka darbs un neietilpst šajā uzdevumā.
Citā uzņēmumā situācija var būt citāda. Ja tur joprojām izmanto novecojušu vai pēc pasūtījuma veidotu sistēmu bez iebūvētas audita pēdas, tad reģistrēšana vēl jāievieš vai jāpapildina ar atsevišķu rīku, un tas ir ieviešanas projekts, nevis gatavs pārņemšanas risinājums. Ja uzsvars nav uz pašu reģistrēšanu, bet uz novirzu izvērtēšanu — piemēram, neparastu izmaiņu shēmu, kas var norādīt uz krāpšanu, atklāšanu — tad uzdevums pārvirzās uz otro kategoriju: MI vai programmatūra var atzīmēt novirzes, taču cilvēks izvērtē un pieņem lēmumu, pamatojoties uz iemeslu. Tas ir cits uzdevums nekā pati reģistrēšana un pelnījis savu novērtējumu.
Žurnālfaila nemaināmība nav tehniska detaļa, bet tā vērtības kodols. Tiklīdz žurnālfailus var pielāgot tie paši cilvēki, kas veic pamatā esošās izmaiņas, kontroles funkcija faktiski zaudē vērtību, lai cik uzlabota reģistrēšana citādi būtu. Tas skar iekšējo kontroli un, iespējams, likumā noteiktos glabāšanas pienākumus finanšu administrācijai; tiem ir savas juridiskās prasības, kas atšķiras atkarībā no situācijas un nozares, un šī lapa tās nenosaka.
Šis uzdevums pēc būtības nav nošķirts no plašākas automatizācijas kontroles un riska pārvaldības jomā. Aplūkojot Klientu un partneru pārbaude pret sankciju sarakstiem, redzams līdzīgs modelis: strukturēti, liela apjoma kontroles uzdevumi labi piemēroti automatizācijai, kamēr rezultāts paliek pierādāmi uzticams. Arī IT nodaļā reģistrēšanai un audita veikšanai ir liela nozīme, un tur veiktie apsvērumi bieži saskan ar tiem, kas attiecas uz finanšu administrāciju.
Šajā lapā aprakstīts viens uzdevums, pamatojoties uz vispārēju novērtējumu. Kā tas izpaudīsies jūsu paša komandā, ir atkarīgs no izmantotās sistēmas, no tā, cik lielā mērā jau ir ieviesta audita pēdas funkcionalitāte, un no lomas, kāda reģistrēšanai ir līdzās novirzu izvērtēšanai. Ja vēlaties uzzināt, kāda daļa no jūsu profila stundām šobrīd ir pārņemama ar MI, varat aizpildīt bezmaksas ftetoai ātro pārbaudi: divpadsmit jautājumi, bez konta, ar tūlītēju norādi. Pilnā darba pārbaude, kas dziļāk iedziļinās atsevišķās funkcijās un komandās, vēl tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.