Suures osas jah. Korduvate tellimuste või lepingute arvete koostamine ja saatmine on ülesanne, mis sobib suurepäraselt automatiseerimiseks. Ülesehitus on fikseeritud, kogused on suured ja tavaliselt ei ole arve koostamiseks vaja kliendikontakti. Ent üks hetk jääb, mil inimene peab kaasa vaatama: tariifide või lepingutingimuste muutumisel.
See ülesanne saab struktureerituse ja mahu telgedel maksimaalse hinnangu, ja just seepärast saavad AI ja RPA (robootiline protsessiautomatiseerimine) siin head tulemusi anda. Tellimusarve järgib fikseeritud mustrit: kliendiandmed, lepinguperiood, tariif, käibemaksumäär ja tähtaeg on süsteemis juba paigas. Tõlgendamist ei ole vaja, ainult teostamist. Võtame näiteks tarkvaraettevõtte, kel on kolmsada tellimusklienti, kes tasuvad igakuiselt kindlat summat. Sama tegevuse kordamine kolmsada korda igal kuul on täpselt seda tüüpi töö, milleks automatiseerimine on mõeldud: suur maht, väike varieeruvus, vähene võimalus tõlgenduserinevusteks ühe arve ja teise vahel.
Kliendikontakti telg saab hinnangu 3, mis tähendab, et kontakt lisandub mõnikord, mõnikord ei lisandu. Standardse automaatse otsekorralduse puhul puudub kontaktipunkt: arve genereeritakse, saadetakse ja töödeldakse, ilma et klient peaks midagi tegema. Kuid niipea kui klient esitab küsimusi summa kohta, soovib parandust või tahab tellimust muuta, liigub ülesanne valdkonda, kus on vaja inimlikku käsitlemist. See nihe on täpselt põhjus, miks kliendikontakt on lisatud üheks määravaks teljeks: see määrab, kas ülesanne jääb automatiseeritud voo sisse või langeb sellest välja.
Otsustusruum saab hinnangu 4, mis on iseenesest automatiseerimisele soodne, kuid on üks oluline erand: tariifimuudatused. Süsteem, mis jätkab pärast hinnatõusu pimesi vana tariifiga, või mis säilitab pärast lepingu lõpetamist vale lepinguperioodi, tekitab vigu, mis korduvad kõigi selle kategooria klientide puhul. Veamaksumus saab hinnangu 3, keset skaalat, just seepärast, et üks vale seadistus korduvas protsessis kordub igal arvestamise perioodil, kuni keegi seda märkab. See on teistsugune olukord kui ühekordse arve puhul, kus viga esineb ainult üks kord.
Vastavus (compliance) saab samuti hinnangu 3. Arveldamine peab vastama käibemaksueeskirjadele, säilitustähtaegadele ja haldusnõuetele, ja need eeskirjad muutuvad mõnikord. Automatiseeritud süsteem ei kohanda seda iseenesest; see järgib sisestatud seadistusi. Seetõttu ei ole kontroll tariifimuudatuse puhul kõrvalasi, vaid raamtingimus: keegi peab kinnitama, et uued väärtused on korrektsed, enne kui süsteem rakendab neid sadadele või tuhandetele arvetele.
Siinne tulemus sõltub suuresti sellest, kui standardsed tellimused on. Ettevõttes, kus tellimusvormid on ühtlustatud ja tariifikategooriaid on vähe, on automatiseerimine peaaegu täielikult võimalik, ainult perioodilise kontrolliga. Ettevõttes, kus on palju kohandatud lepinguid, kus igal kliendil on veidi erinev hinnakokkulepe, allahindluste reegel või arveldustsükkel, langeb struktureeritus märgatavalt. Sel juhul muutub arvete koostamine vähem fikseeritud malli rakendamiseks ja rohkem selleks, et iga kliendi kohta tuleb täpselt kontrollida, mis on kokku lepitud. See on ka põhjus, miks on vajalik skaneerimine ülesande, mitte ametinimetuse tasandil: 'arvestaja' või 'haldustöötaja' ütleb vähe selle kohta, kui palju töö osast tegelikult koosneb sellest prognoositavast, suure mahuga ülesandest ja kui palju erandjuhtumitest.
Rolli mängib ka arveldussüsteemi ja raamatupidamissüsteemi vaheline ühilduvus. Kui need kaks süsteemi räägivad hästi omavahel ja lepinguandmed on tsentraalsed ja ajakohased, kulgeb automatiseerimine sujuvalt. Kui andmed on hajutatud tabelitesse, e-kirjadesse ja üksikutesse märkmetesse, on esimene samm mitte automatiseerimine, vaid korrastamine, sest korralikult töötav süsteem algab korrektsetest lepinguandmetest.
Tariifimuudatuste kontroll jääb inimlikuks vastutuseks: keegi peab kinnitama, et uued tariifid, allahindlused või lepingutingimused on õigesti töödeldud, enne kui süsteem rakendab neid järgmisel arvestamise perioodil. Samuti vajavad inimhinnangut klientide arveküsimuste käsitlemine, summaga seotud vaidlused ja erandjuhtumid, nagu tellimuse lõpetamine keset perioodi või proportsionaalne (pro rata) arvestus. See ei ole personalinõuanne ega ütle midagi selle kohta, kui palju töötajaid seda ülesannet täitmiseks vaja on; see on kirjeldus, milline osa ülesandest on automatiseeritav ja milline osa vajab järelevalvet. Selle ülesande jaoks ei kehti muid seaduslikke lisaraamistikke; see võib olla teisiti seotud ülesannete puhul, näiteks digitaalsete arvete vahetamine e-arveldamise kaudu, kus kehtivad spetsiifilised vahetusstandardid.
Tellimusarvete koostamine on üks ülesanne suuremast tervikust. Kes soovib täielikumat pilti sellest, mida saab finantsosakonnas automatiseerida, leiab selle ülevaatest milliseid töid saab AI finantsosakonnas üle võtta, ja kes soovib teada, kuidas arvete ja tariifide muudatused jäävad jälgitavaks, sellele on loogiline järgteema finantsmuudatuste auditilogi pidamine.
Kui soovite teada, kui suur osa arveldustööst teie organisatsioonis on sel viisil automatiseeritav, sõltub see teie lepingute standardiseerituse astmest ja süsteemiühenduste kvaliteedist. ftetoai tasuta kiirtest annab kaheteistkümne küsimuse abil, ilma kontot loomata, esmase hinnangu selle kohta, kui suure osa ametiprofiili tundidest saab AI juba praegu üle võtta. Täielik töömahuskaneering, mis käsitleb üksikuid ülesandeid põhjalikumalt, on veel valmimisjärgus.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.