Em grande medida, sim. Gerar e enviar faturas recorrentes para subscrições ou contratos é uma tarefa que se presta excecionalmente bem à automatização. A estrutura é fixa, os números são elevados e, regra geral, não é necessário contacto com o cliente para gerar uma fatura. Ainda assim, há um momento em que uma pessoa deve continuar a acompanhar: quando há alterações nas tarifas ou nas condições contratuais.
Esta tarefa pontua ao máximo em estruturação e volume, e é exatamente por isso que a IA e o RPA (automatização robótica de processos) podem prestar aqui um bom serviço. Uma fatura de subscrição segue um esquema fixo: os dados do cliente, o período contratual, a tarifa, a taxa de IVA e a data de vencimento já estão definidos no sistema. Não é necessária interpretação, apenas execução. Considere uma empresa de software com trezentos clientes com subscrição que pagam mensalmente um valor fixo. Repetir todos os meses a mesma ação trezentas vezes é exatamente o tipo de trabalho para o qual a automatização foi concebida: volume elevado, baixa variação, pouca probabilidade de diferenças de interpretação entre uma fatura e outra.
O eixo do contacto com o cliente pontua um 3, o que significa que por vezes há contacto e por vezes não. Numa cobrança automática padrão, não existe momento de contacto: a fatura é gerada, enviada e processada sem que o cliente precise de fazer nada. Mas assim que um cliente coloca questões sobre um valor, pede uma correção ou quer alterar a subscrição, a tarefa desloca-se para algo que exige tratamento humano. Essa mudança é precisamente a razão pela qual o contacto com o cliente foi incluído como um dos eixos determinantes: define se a tarefa se mantém dentro do fluxo automatizado ou dele sai.
A margem de apreciação pontua um 4, o que por si só é favorável à automatização, mas há uma exceção importante: as alterações de tarifa. Um sistema que continua cegamente a aplicar a tarifa antiga após um aumento de preço, ou que mantém um período contratual incorreto depois de um cancelamento, provoca erros que se multiplicam por todos os clientes nessa categoria. O custo do erro pontua um 3, a meio da escala, precisamente porque uma configuração incorreta num processo recorrente se repete em cada ronda de faturação até alguém o notar. Isto é diferente de uma fatura pontual, em que um erro ocorre apenas uma vez.
A conformidade também pontua um 3. A faturação deve cumprir as regras de IVA, os prazos de conservação e os requisitos administrativos, e essas regras mudam por vezes. Um sistema automatizado não aplica isso por si próprio; segue as configurações que nele foram introduzidas. Por isso, o controlo na alteração de tarifas não é um pormenor secundário mas sim uma condição prévia: alguém tem de confirmar que os novos valores estão corretos antes de o sistema os aplicar a centenas ou milhares de faturas.
O resultado aqui depende fortemente do grau de padronização das subscrições. Numa empresa com formatos de subscrição uniformes e um pequeno número de categorias tarifárias, a automatização é praticamente total, exigindo apenas verificação periódica. Numa empresa com muitos contratos personalizados, em que cada cliente tem um acordo de preço, um regime de desconto ou um ciclo de faturação ligeiramente diferente, a estruturação diminui consideravelmente. Nesse caso, gerar faturas deixa de ser uma questão de aplicar um modelo fixo e passa a ser uma questão de verificar, cliente a cliente, o que exatamente foi acordado. É também por isso que é necessária uma análise ao nível da tarefa, e não do nome da função: 'faturista' ou 'colaborador administrativo' diz pouco sobre quanto do trabalho consiste efetivamente nesta tarefa previsível e de elevado volume, e quanto consiste em casos excecionais.
Também a ligação entre o sistema de faturação e o sistema de contabilidade desempenha um papel. Se estes dois sistemas comunicarem bem entre si e os dados contratuais estiverem centralizados e atualizados, a automatização decorre sem sobressaltos. Se os dados estiverem dispersos por folhas de cálculo, e-mails e notas avulsas, o primeiro passo não é automatizar, mas sim organizar, pois um sistema que funcione corretamente começa com dados contratuais corretos.
O controlo nas alterações de tarifa continua a ser uma responsabilidade humana: alguém tem de aprovar que as novas tarifas, descontos ou condições contratuais foram corretamente processados antes de o sistema os aplicar à ronda de faturação seguinte. Também o tratamento de dúvidas de clientes sobre uma fatura, litígios sobre um valor, e situações excecionais como um cancelamento a meio do período ou um cálculo pro rata exigem avaliação humana. Isto não é um conselho de dotação de pessoal e nada diz sobre quantos colaboradores são necessários para esta tarefa; é uma descrição de que parte da tarefa se deixa automatizar e que parte exige supervisão. Para esta tarefa não se aplica, de resto, mais nenhum quadro legal adicional; isso pode ser diferente em tarefas adjacentes, como trocar faturas digitais através de faturação eletrónica, onde já se aplicam normas de intercâmbio específicas.
A faturação de subscrições é uma tarefa dentro de um conjunto mais amplo. Quem pretenda obter uma visão mais completa do que pode ser automatizado no departamento financeiro encontra-a no panorama que trabalho pode a IA assumir no departamento financeiro, e para quem também queira saber como manter rastreáveis as alterações a faturas e tarifas, manter um registo de auditoria das alterações financeiras é um tema de continuação lógico.
Se quiser saber quanto do trabalho de faturação na sua organização pode ser automatizado desta forma, isso depende do grau de padronização dos seus contratos e da qualidade das ligações entre os seus sistemas. O quickscan gratuito da ftetoai dá, com doze perguntas e sem necessidade de conta, uma primeira indicação de que parte das horas de um perfil de função pode hoje ser assumida pela IA. A análise de trabalho completa, que aprofunda tarefas individuais, ainda está em construção.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.