Ve velké míře ano. Generování a odesílání opakujících se faktur za předplatné nebo smlouvy je úkol, který se pro automatizaci vynikajícím způsobem hodí. Struktura je pevná, objemy jsou vysoké a k vytvoření faktury obvykle není potřeba žádný kontakt se zákazníkem. Přesto zůstává okamžik, kdy musí zasáhnout člověk: při změnách sazeb nebo smluvních podmínek.
Tento úkol dosahuje maximálního skóre na osách strukturovanosti a objemu, a to je přesně důvod, proč zde AI a RPA (robotic process automation) mohou odvést dobrou práci. Faktura za předplatné se řídí pevným schématem: údaje o zákazníkovi, smluvní období, sazba, procento DPH a datum splatnosti jsou již v systému pevně dané. Není potřeba žádná interpretace, pouze provedení. Vezměme si softwarovou firmu s třemi sty zákazníky s předplatným, kteří měsíčně platí pevnou částku. Opakovat každý měsíc stejnou činnost třistakrát je přesně ten druh práce, pro který je automatizace určena: vysoký objem, nízká variabilita, malá šance na rozdíly ve výkladu mezi jednotlivými fakturami.
Osa kontaktu se zákazníkem dosahuje skóre 3, což znamená, že kontakt někdy nastane a někdy ne. U standardního automatického inkasa nedochází k žádnému kontaktnímu momentu: faktura se vygeneruje, odešle a zpracuje, aniž by zákazník musel cokoliv dělat. Jakmile však zákazník položí dotaz ohledně částky, chce opravu nebo chce upravit předplatné, úkol se posouvá k něčemu, co vyžaduje lidské zpracování. Tento posun je přesně důvodem, proč byl kontakt se zákazníkem zahrnut jako jedna z rozhodujících os: určuje, zda úkol zůstane v rámci automatizovaného procesu, nebo z něj vypadne.
Prostor pro úsudek dosahuje skóre 4, což je samo o sobě příznivé pro automatizaci, ale existuje jedna důležitá výjimka: změny sazeb. Systém, který slepě pokračuje se starou sazbou po zvýšení ceny, nebo který ponechá nesprávné smluvní období po výpovědi, způsobuje chyby, které se násobí u všech zákazníků v dané kategorii. Náklady na chyby dosahují skóre 3 uprostřed stupnice, přesně proto, že jedno nesprávné nastavení v opakujícím se procesu se opakuje při každém fakturačním cyklu, dokud si toho někdo nevšimne. To je jiná situace než u jednorázové faktury, kde k chybě dojde jen jednou.
Soulad s předpisy (compliance) dosahuje také skóre 3. Fakturace musí splňovat pravidla DPH, lhůty pro uchovávání dokladů a administrativní požadavky, a tato pravidla se občas mění. Automatizovaný systém to sám od sebe nepřizpůsobí; řídí se nastaveními, která do něj byla vložena. Proto kontrola při změně sazby není vedlejší záležitostí, ale vedlejší podmínkou: někdo musí potvrdit, že nové hodnoty jsou správné, než je systém uplatní na stovky nebo tisíce faktur.
Výsledek zde silně závisí na tom, jak standardní jsou předplatné formy. U firmy s jednotnými formami předplatného a malým počtem sazebních kategorií je automatizace prakticky plně možná, s pouze pravidelnou kontrolou. U firmy s mnoha zakázkovými smlouvami, kde má každý zákazník o něco jinou cenovou dohodu, slevový systém nebo fakturační cyklus, strukturovanost výrazně klesá. Generování faktur se pak stává méně záležitostí uplatnění pevné šablony a více záležitostí ověřování, co přesně bylo s daným zákazníkem dohodnuto. To je také důvod, proč je nutný scan na úrovni úkolů, nikoli na úrovni názvu funkce: 'fakturant' nebo 'administrativní pracovník' toho mnoho neřekne o tom, kolik z práce skutečně tvoří tento předvídatelný úkol s vysokým objemem a kolik tvoří odchylné případy.
Roli hraje také propojení mezi fakturačním systémem a účetním systémem. Pokud tyto dva systémy spolu dobře komunikují a smluvní údaje jsou centrální a aktuální, probíhá automatizace hladce. Pokud jsou údaje rozptýlené po tabulkách, e-mailech a jednotlivých poznámkách, prvním krokem není automatizace, ale vyčištění dat, protože správně fungující systém začíná u správných smluvních údajů.
Kontrola při změnách sazeb zůstává lidskou odpovědností: někdo musí schválit, že nové sazby, slevy nebo smluvní podmínky byly správně zpracovány, než je systém uplatní na další fakturační cyklus. Rovněž vyřizování dotazů zákazníků ohledně faktury, sporů o částku a výjimečných situací, jako je předčasná výpověď nebo poměrný výpočet, vyžaduje lidské posouzení. Toto není personální doporučení a nevypovídá o tom, kolik zaměstnanců je pro tento úkol potřeba; jde o popis toho, jaká část úkolu se dá automatizovat a jaká část vyžaduje dohled. Pro tento úkol jinak neplatí žádný další zvláštní právní rámec; to může být jiné u navazujících úkolů, jako je digitální výměna faktur prostřednictvím elektronické fakturace, kde platí specifické standardy pro výměnu dat.
Fakturace předplatného je jeden úkol v rámci širšího celku. Kdo chce získat úplnější obraz o tom, co lze automatizovat na finančním oddělení, najde jej v přehledu jakou práci může AI převzít na finančním oddělení, a kdo chce také vědět, jak zůstávají sledovatelné změny ve fakturách a sazbách, najde logické navazující téma ve vedení auditního záznamu finančních změn.
Chcete-li vědět, kolik fakturační práce ve vaší organizaci lze tímto způsobem automatizovat, závisí to na míře standardizace vašich smluv a kvalitě propojení vašich systémů. Bezplatný quickscan od ftetoai poskytuje pomocí dvanácti otázek, bez nutnosti účtu, první indikaci toho, jakou část hodin v profilu funkce lze dnes převzít AI. Kompletní pracovní scan, který se hlouběji zabývá jednotlivými úkoly, se ještě připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.