В голяма степен да. Генерирането и изпращането на повтарящи се фактури за абонаменти или договори е задача, която изключително добре се поддава на автоматизация. Структурата е фиксирана, количествата са високи и обикновено не е необходим контакт с клиента, за да се създаде фактура. Все пак остава момент, в който човек трябва да следи процеса: при промени в тарифите или договорните условия.
Тази задача получава максимален резултат по отношение на структурираност и обем, и точно затова AI и RPA (роботизирана автоматизация на процеси) могат да свършат добра работа тук. Абонаментната фактура следва фиксирана схема: данните на клиента, договорният период, тарифата, процентът ДДС и датата на падеж вече са зададени в системата. Не е необходимо тълкуване, само изпълнение. Вземете софтуерна компания с триста абонаментни клиента, които плащат фиксирана сума всеки месец. Повтарянето на едно и също действие триста пъти всеки месец е точно видът работа, за която е предназначена автоматизацията: висок обем, ниска вариация, малка вероятност за разлики в тълкуването между отделните фактури.
Оста контакт с клиента получава оценка 3, което означава, че понякога има, а понякога няма контакт. При стандартно автоматично директно дебитиране няма момент на контакт: фактурата се генерира, изпраща и обработва, без клиентът да трябва да прави каквото и да било. Но веднага щом клиент зададе въпроси относно сума, поиска корекция или иска да промени абонамента, задачата се измества към нещо, което изисква човешка обработка. Точно това изместване е причината контактът с клиента да бъде включен като една от решаващите оси: той определя дали задачата остава в рамките на автоматизирания поток или излиза от него.
Пространството за преценка получава оценка 4, което само по себе си е благоприятно за автоматизация, но има едно важно изключение: промени в тарифите. Система, която сляпо продължава да прилага старата тарифа след увеличение на цената, или която запазва грешен договорен период след прекратяване, причинява грешки, които се умножават по всички клиенти в тази категория. Цената на грешките получава оценка 3, точно по средата на скалата, именно защото една неправилна настройка в повтарящ се процес се повтаря при всеки цикъл на фактуриране, докато някой не я забележи. Това е различно от еднократна фактура, при която грешка възниква само веднъж.
Съответствието с изискванията също получава оценка 3. Фактурирането трябва да отговаря на правилата за ДДС, сроковете за съхранение и административните изисквания, а тези правила понякога се променят. Автоматизираната система не прилага това сама по себе си; тя следва настройките, които са въведени в нея. Затова проверката при промяна на тарифа не е второстепенна подробност, а гранично условие: някой трябва да потвърди, че новите стойности са правилни, преди системата да ги приложи към стотици или хиляди фактури.
Резултатът тук зависи силно от това доколко стандартни са абонаментите. При компания с еднородни форми на абонамент и малък брой тарифни категории автоматизацията е почти напълно възможна, само с периодична проверка. При компания с много персонализирани договори, при която всеки клиент има малко по-различна ценова договорка, схема на отстъпки или цикъл на фактуриране, структурираността намалява значително. Тогава генерирането на фактури става по-малко въпрос на прилагане на фиксиран шаблон и повече въпрос на проверка какво точно е договорено за всеки клиент. Точно затова е необходим анализ на ниво задача, а не на ниво длъжност: „фактурист“ или „административен служител“ казва малко за това колко от работата действително се състои от тази предвидима, високообемна задача и колко от отклоняващи се случаи.
Също така връзката между системата за фактуриране и счетоводната система играе роля. Ако тези две системи комуникират добре помежду си и данните за договорите са централизирани и актуални, автоматизацията протича гладко. Ако данните са разпръснати в електронни таблици, имейли и отделни бележки, тогава първата стъпка не е автоматизацията, а изчистването на данните, защото правилно функционираща система започва с коректни договорни данни.
Проверката при промени в тарифите остава човешка отговорност: някой трябва да одобри, че новите тарифи, отстъпки или договорни условия са обработени правилно, преди системата да ги приложи към следващия цикъл на фактуриране. Също така обработката на клиентски запитвания относно фактура, спорове относно сума, и изключителни ситуации, като предсрочно прекратяване или пропорционално изчисление, изискват човешка преценка. Това не е съвет за персонал и не казва нищо за това колко служители са необходими за тази задача; това е описание на това коя част от задачата може да бъде автоматизирана и коя част изисква надзор. За тази задача впрочем не важи допълнителна законова рамка; това може да е различно при съседни задачи, като например обмен на дигитални фактури чрез е-фактуриране, където важат специфични стандарти за обмен.
Абонаментното фактуриране е една задача в рамките на по-голямо цяло. Който иска по-пълна представа за това какво може да се автоматизира във финансовия отдел, ще я намери в прегледа коя работа може AI да поеме във финансовия отдел, а за онези, които искат да знаят и как промените във фактурите и тарифите остават проследими, воденето на одитен дневник на финансовите промени е логична следваща тема.
Ако искате да разберете колко от работата по фактуриране във вашата организация може да бъде автоматизирана по този начин, това зависи от степента на стандартизация на вашите договори и качеството на връзките между вашите системи. Безплатният бърз тест на ftetoai дава, с дванадесет въпроса, без акаунт, първоначална индикация коя част от часовете в дадена длъжностна характеристика днес може да бъде поета от AI. Пълният работен анализ, който навлиза по-задълбочено в отделните задачи, все още се разработва.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.