W dużej mierze tak. Generowanie i wysyłanie powtarzających się faktur za abonamenty lub kontrakty to zadanie, które doskonale nadaje się do automatyzacji. Struktura jest ustalona, liczby są wysokie i zazwyczaj nie jest potrzebny kontakt z klientem, aby wystawić faktura. Mimo to pozostaje moment, w którym człowiek musi to skontrolować: przy zmianach stawek lub warunków umowy.
To zadanie osiąga maksymalny wynik na osiach ustrukturyzowania i wolumenu, i to jest właśnie powód, dla którego AI i RPA (robotic process automation) mogą tu dobrze wykonać pracę. Faktura abonamentowa przebiega według ustalonego schematu: dane klienta, okres umowy, stawka, stawka VAT i termin płatności są już zapisane w systemie. Nie jest potrzebna interpretacja, tylko wykonanie. Weźmy firmę programistyczną z trzystu klientami abonamentowymi, którzy miesięcznie płacą ustaloną kwotę. Powtarzanie tej samej czynności trzysta razy każdego miesiąca to dokładnie ten rodzaj pracy, do którego jest przeznaczona automatyzacja: wysoki wolumen, niska zmienność, mała szansa na różnice interpretacyjne między jedną a drugą faktura.
Oś kontaktu z klientem uzyskuje wynik 3, co oznacza, że czasem kontakt się pojawia, a czasem nie. Przy standardowym automatycznym poleceniu zapłaty nie ma momentu kontaktu: faktura jest generowana, wysyłana i przetwarzana bez konieczności podejmowania jakichkolwiek działań przez klienta. Jednak gdy klient zadaje pytania o kwotę, chce korekty lub chce zmienić abonament, zadanie przesuwa się w kierunku czegoś, co wymaga obsługi przez człowieka. To przesunięcie jest właśnie powodem, dla którego kontakt z klientem został uwzględniony jako jedna z decydujących osi: określa, czy zadanie pozostaje w ramach zautomatyzowanego przepływu, czy z niego wypada.
Swoboda oceny uzyskuje wynik 4, co sam w sobie jest korzystne dla automatyzacji, ale istnieje jeden istotny wyjątek: zmiany stawek. System, który ślepo kontynuuje stosowanie starej stawki po podwyżce ceny, lub który utrzymuje niewłaściwy okres umowy po rozwiązaniu, powoduje błędy, które mnożą się u wszystkich klientów w tej kategorii. Koszty błędów uzyskują wynik 3, w środku skali, właśnie dlatego, że jedno błędne ustawienie w powtarzającym się procesie powtarza się w każdej rundzie fakturowania, aż ktoś to zauważy. To różni się od jednorazowej faktury, gdzie błąd występuje tylko raz.
Zgodność z przepisami (compliance) również uzyskuje wynik 3. Fakturowanie musi spełniać przepisy dotyczące VAT, terminy przechowywania i wymogi administracyjne, a te przepisy czasami się zmieniają. Zautomatyzowany system nie stosuje tego samodzielnie; postępuje zgodnie z ustawieniami, które zostały w nim wprowadzone. Dlatego kontrola przy zmianie stawki nie jest kwestią dodatkową, ale warunkiem koniecznym: ktoś musi potwierdzić, że nowe wartości są prawidłowe, przed zastosowaniem ich przez system do setek lub tysięcy faktur.
Wynik w dużej mierze zależy od tego, jak standardowe są abonamenty. W firmie z jednolitymi formami abonamentów i niewielką liczbą kategorii stawek automatyzacja jest prawie w pełni możliwa, z jedynie okresową kontrolą. W firmie z wieloma umowami na miarę, gdzie każdy klient ma trochę inną umowę cenową, zasady rabatowe lub cykl fakturowania, ustrukturyzowanie znacznie spada. Wtedy generowanie faktur staje się mniej kwestią stosowania ustalonego szablonu, a bardziej kwestią sprawdzania, co konkretnie zostało uzgodnione z każdym klientem. To także powód, dla którego potrzebny jest skan na poziomie zadania, a nie nazwy funkcji: 'fakturzysta' czy 'pracownik administracyjny' niewiele mówi o tym, jaka część pracy faktycznie składa się z tego przewidywalnego, wysokowolumenowego zadania, a jaka z przypadków odbiegających od normy.
Rolę odgrywa też połączenie między systemem fakturowania a systemem księgowym. Jeśli te dwa systemy dobrze się komunikują, a dane umowy są scentralizowane i aktualne, automatyzacja przebiega gładko. Jeśli dane są rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych, e-mailach i pojedynczych notatkach, pierwszym krokiem nie jest automatyzacja, ale uporządkowanie, ponieważ prawidłowo działający system zaczyna się od prawidłowych danych umowy.
Kontrola przy zmianach stawek pozostaje odpowiedzialnością człowieka: ktoś musi zatwierdzić, że nowe stawki, rabaty lub warunki umowy zostały prawidłowo przetworzone, przed zastosowaniem ich przez system w kolejnej rundzie fakturowania. Również obsługa pytań klientów dotyczących faktury, spory o kwotę oraz sytuacje wyjątkowe, takie jak rozwiązanie umowy w trakcie okresu lub rozliczenie proporcjonalne, wymagają oceny przez człowieka. To nie jest porada personalna i nie mówi niczego o tym, ile pracowników jest potrzebnych do tego zadania; to opis tego, jaka część zadania nadaje się do automatyzacji, a jaka wymaga nadzoru. Dla tego zadania nie obowiązuje ponadto żadne dodatkowe ramowe uregulowanie prawne; może to wyglądać inaczej w przypadku zadań powiązanych, takich jak wymiana faktur cyfrowych za pomocą e-fakturowania, gdzie obowiązują konkretne standardy wymiany.
Fakturowanie abonamentowe to jedno zadanie w ramach większej całości. Kto chce uzyskać pełniejszy obraz tego, co można zautomatyzować w dziale finansowym, znajdzie to w przeglądzie jaką pracę może przejąć AI w dziale finansowym, a dla kogo istotne jest również, jak zmiany w fakturach i stawkach pozostają możliwe do śledzenia, prowadzenie dziennika audytu zmian finansowych to logiczny kolejny temat.
Jeśli chce Pan/Pani wiedzieć, jaka część pracy związanej z fakturowaniem w Państwa organizacji może zostać zautomatyzowana w ten sposób, zależy to od stopnia standaryzacji Państwa umów oraz jakości połączeń między systemami. Bezpłatny quickscan ftetoai daje za pomocą dwunastu pytań, bez konta, pierwsze wskazanie, jaka część godzin w profilu funkcji można obecnie przekazać AI. Pełny skan pracy, który głębiej analizuje poszczególne zadania, jest wciąż w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.