In gran parte sì. La generazione e l'invio di fatture ricorrenti per abbonamenti o contratti è un compito che si presta molto bene all'automazione. L'impostazione è fissa, i volumi sono elevati e generalmente non è necessario alcun contatto con il cliente per creare una fattura. Tuttavia resta un momento in cui è necessaria la supervisione umana: in caso di modifiche alle tariffe o alle condizioni contrattuali.
Questo compito ottiene il punteggio massimo su strutturabilità e volume, ed è proprio per questo che l'IA e l'RPA (robotic process automation) possono fare un buon lavoro qui. Una fattura di abbonamento segue uno schema fisso: dati del cliente, periodo contrattuale, tariffa, aliquota IVA e data di scadenza sono già stabiliti nel sistema. Non è necessaria alcuna interpretazione, solo esecuzione. Si pensi a un'azienda software con trecento clienti in abbonamento che pagano un importo fisso ogni mese. Ripetere ogni mese la stessa operazione trecento volte è esattamente il tipo di lavoro per cui l'automazione è pensata: volume elevato, bassa variazione, poche possibilità di differenze interpretative tra una fattura e l'altra.
L'asse del contatto con il cliente ottiene un punteggio di 3, il che significa che a volte c'è contatto e a volte no. In un addebito automatico standard non c'è alcun momento di contatto: la fattura viene generata, inviata ed elaborata senza che il cliente debba fare nulla. Ma non appena un cliente pone domande su un importo, richiede una correzione o vuole modificare l'abbonamento, il compito si sposta verso qualcosa che richiede una gestione umana. Questo spostamento è proprio il motivo per cui il contatto con il cliente è stato incluso come uno degli assi determinanti: stabilisce se il compito rimane all'interno del flusso automatizzato o ne esce.
La discrezionalità ottiene un punteggio di 4, il che di per sé è favorevole all'automazione, ma c'è un'eccezione importante: le modifiche tariffarie. Un sistema che continua ciecamente ad applicare la vecchia tariffa dopo un aumento di prezzo, o che mantiene un periodo contrattuale errato dopo una disdetta, causa errori che si moltiplicano su tutti i clienti in quella categoria. Il costo dell'errore ottiene un punteggio di 3, a metà della scala, proprio perché un'impostazione errata in un processo ricorrente si ripete a ogni ciclo di fatturazione finché qualcuno non se ne accorge. Questo è diverso da una fattura singola, dove un errore si verifica una sola volta.
Anche la conformità normativa ottiene un punteggio di 3. La fatturazione deve rispettare le regole IVA, i termini di conservazione e i requisiti amministrativi, e queste regole a volte cambiano. Un sistema automatizzato non le applica autonomamente; segue le impostazioni che vi sono state inserite. Per questo il controllo in caso di modifica tariffaria non è un dettaglio accessorio ma una condizione imprescindibile: qualcuno deve confermare che i nuovi valori sono corretti prima che il sistema li applichi a centinaia o migliaia di fatture.
L'esito dipende molto da quanto sono standardizzati gli abbonamenti. In un'azienda con forme di abbonamento uniformi e un numero limitato di categorie tariffarie, l'automazione è quasi completamente possibile, con solo un controllo periodico. In un'azienda con molti contratti su misura, dove ogni cliente ha un accordo di prezzo, uno schema di sconto o un ciclo di fatturazione leggermente diverso, la strutturabilità diminuisce notevolmente. In tal caso, la generazione delle fatture diventa meno una questione di applicare un modello fisso e più una questione di verificare per ogni cliente cosa è stato esattamente concordato. È anche per questo che è necessaria una scansione a livello di compito, anziché a livello di nome della funzione: 'addetto alla fatturazione' o 'impiegato amministrativo' dice poco su quanto del lavoro consista effettivamente in questo compito prevedibile e ad alto volume e quanto in casi anomali.
Anche il collegamento tra il sistema di fatturazione e il sistema contabile gioca un ruolo. Se questi due sistemi comunicano bene tra loro e i dati contrattuali sono centralizzati e aggiornati, l'automazione procede senza intoppi. Se i dati sono sparsi tra fogli di calcolo, e-mail e appunti sparsi, il primo passo non è automatizzare ma fare pulizia, perché un sistema che funziona correttamente parte da dati contrattuali corretti.
Il controllo in caso di modifiche tariffarie resta una responsabilità umana: qualcuno deve approvare che le nuove tariffe, sconti o condizioni contrattuali siano state elaborate correttamente prima che il sistema le applichi al ciclo di fatturazione successivo. Anche la gestione delle domande dei clienti su una fattura, le controversie su un importo e le situazioni eccezionali come una disdetta intermedia o un calcolo pro-rata richiedono una valutazione umana. Questo non è un consiglio sul personale e non dice nulla su quanti dipendenti siano necessari per questo compito; è una descrizione di quale parte del compito si presta all'automazione e quale parte richiede supervisione. Per questo compito, peraltro, non si applica alcun ulteriore quadro normativo specifico; questo può essere diverso per compiti affini, come lo scambio di fatture digitali tramite fatturazione elettronica, dove si applicano invece standard di scambio specifici.
La fatturazione degli abbonamenti è un compito all'interno di un quadro più ampio. Chi desidera un quadro più completo di ciò che è possibile automatizzare nel reparto finanziario, lo trova nella panoramica quale lavoro può automatizzare l'IA nel reparto finanziario, e per chi vuole anche sapere come rimangono tracciabili le modifiche alle fatture e alle tariffe, la tenuta di un registro di controllo delle modifiche finanziarie è un argomento di approfondimento logico.
Se vuole sapere quanta parte del lavoro di fatturazione nella sua organizzazione può essere automatizzata in questo modo, ciò dipende dal grado di standardizzazione dei suoi contratti e dalla qualità dei collegamenti tra i suoi sistemi. Il quickscan gratuito di ftetoai fornisce, con dodici domande e senza necessità di un account, una prima indicazione di quale parte delle ore in un profilo professionale può essere oggi assunta dall'IA. La scansione di lavoro completa, che approfondisce i singoli compiti, è ancora in fase di sviluppo.
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