Nagyrészt igen. Az előfizetésekhez vagy szerződésekhez kapcsolódó ismétlődő számlák létrehozása és kiküldése olyan feladat, amely kiválóan alkalmas automatizálásra. A felépítés állandó, a mennyiségek magasak, és jellemzően nincs szükség ügyfélkapcsolatra egy számla elkészítéséhez. Mindazonáltal marad egy pillanat, amikor egy embernek közre kell néznie: a díjak vagy szerződési feltételek módosításakor.
Ez a feladat maximális pontszámot ér el a strukturáltság és a mennyiség tengelyén, és pontosan ez az oka annak, hogy az AI és az RPA (robotic process automation) itt jó munkát tud végezni. Egy előfizetéses számla fix sablont követ: az ügyféladatok, a szerződési időszak, a díj, az áfakulcs és a lejárati dátum már rögzítve vannak a rendszerben. Nincs szükség értelmezésre, csak végrehajtásra. Vegyünk egy szoftvercéget háromszáz előfizetéses ügyféllel, akik havonta fix összeget fizetnek. Ugyanazt a műveletet havonta háromszázszor megismételni pontosan az a fajta munka, amire az automatizálást szánták: nagy mennyiség, alacsony változékonyság, kevés esély arra, hogy az egyik számla eltérően legyen értelmezve a másiktól.
Az ügyfélkapcsolat tengelye 3-as pontszámot kap, ami azt jelenti, hogy néha van, néha nincs kapcsolat a folyamatban. Egy standard automatikus beszedésnél nincs kapcsolattartási pillanat: a számla létrejön, kiküldésre kerül és feldolgozásra kerül anélkül, hogy az ügyfélnek bármit tennie kellene. Amint azonban egy ügyfél kérdést tesz fel egy összegről, korrekciót kér, vagy módosítani szeretné az előfizetést, a feladat olyan területre csúszik át, ahol emberi kezelésre van szükség. Ez az elmozdulás pontosan azért fontos, mert az ügyfélkapcsolat egyike a döntő tengelyeknek: ez határozza meg, hogy a feladat az automatizált folyamaton belül marad, vagy kikerül belőle.
A döntési szabadság tengelye 4-es pontszámot kap, ami önmagában kedvező az automatizálás számára, de van egy fontos kivétel: a díjmódosítások. Egy rendszer, amely vakon folytatja a régi díjjal egy áremelés után, vagy amely rossz szerződési időszakot tart fenn egy felmondás után, olyan hibákat okoz, amelyek megsokszorozódnak az adott kategóriába tartozó összes ügyfélnél. A hibaköltség tengelye 3-as pontszámot ér el, pontosan a skála közepén, mert egy rossz beállítás egy ismétlődő folyamatban minden számlázási körben megismétlődik, amíg valaki észreveszi. Ez másképp működik egy egyszeri számlánál, ahol egy hiba csak egyszer fordul elő.
A megfelelőség (compliance) tengelye is 3-as pontszámot kap. A számlázásnak megfelelnie kell az áfaszabályoknak, a megőrzési határidőknek és az adminisztratív követelményeknek, és ezek a szabályok időnként változnak. Egy automatizált rendszer ezt nem alkalmazza önállóan; azt követi, amit beállítottak benne. Ezért az ellenőrzés díjmódosítás esetén nem mellékes körülmény, hanem peremfeltétel: valakinek meg kell erősítenie, hogy az új értékek helyesek, mielőtt a rendszer alkalmazza azokat több száz vagy több ezer számlán.
Az eredmény itt nagymértékben függ attól, mennyire standardizáltak az előfizetések. Egy vállalatnál, amelynek egységes előfizetési formái vannak és kevés díjkategóriája, az automatizálás gyakorlatilag teljes mértékben lehetséges, csak időszakos ellenőrzéssel. Egy vállalatnál, amelynek sok testre szabott szerződése van, ahol minden ügyfélnek némileg más ár-megállapodása, kedvezményrendszere vagy számlázási ciklusa van, a strukturáltság jelentősen csökken. Ekkor a számlák létrehozása kevésbé egy fix sablon alkalmazásának kérdése, és inkább annak megvizsgálása, hogy pontosan mit egyeztettek le az egyes ügyfelekkel. Ez az oka annak is, hogy egy feladatszintű felmérésre van szükség, nem pedig munkakör-elnevezés szintűre: a 'számlázási munkatárs' vagy 'admin munkatárs' megnevezés kevés információt ad arról, hogy a munka mekkora része áll valójában ebből a kiszámítható, nagy volumenű feladatból, és mennyi az eltérő eseteké.
A számlázási rendszer és a könyvelési rendszer közötti kapcsolat is szerepet játszik. Ha ezek a rendszerek jól kommunikálnak egymással, és a szerződési adatok központilag és naprakészen elérhetők, az automatizálás zökkenőmentesen zajlik. Ha az adatok táblázatokban, e-mailekben és külön feljegyzésekben szétszórtan találhatók, az első lépés nem az automatizálás, hanem a rendrakás, mert egy helyesen működő rendszer helyes szerződési adatokkal kezdődik.
A díjmódosításoknál végzett ellenőrzés emberi felelősség marad: valakinek jóvá kell hagynia, hogy az új díjak, kedvezmények vagy szerződési feltételek helyesen kerültek feldolgozásra, mielőtt a rendszer alkalmazza azokat a következő számlázási körben. Az ügyfelek számlával kapcsolatos kérdéseinek kezelése, az összegekkel kapcsolatos viták, és a kivételes helyzetek, mint egy időközi felmondás vagy egy arányos (pro-rata) elszámolás, is emberi megítélést igényelnek. Ez nem személyzeti tanács, és nem mond semmit arról, hány munkatárs szükséges ehhez a feladathoz; ez a feladat azon részének leírása, amely automatizálható, és azon részéé, amely felügyeletet igényel. Ehhez a feladathoz egyébként nem tartozik további speciális jogi keretrendszer; ez másképp lehet a szomszédos feladatoknál, mint például a digitális számlák e-számlázáson keresztüli kicserélése, ahol viszont speciális kicserélési szabványok vonatkoznak.
Az előfizetéses számlázás egy feladat egy nagyobb egészen belül. Aki teljesebb képet szeretne arról, mi automatizálható a pénzügyi osztályon, azt megtalálja az áttekintésben: milyen munkát vehet át az AI a pénzügyi osztályon, és aki azt is szeretné tudni, hogyan maradnak nyomon követhetők a számlák és díjak módosításai, annak logikus következő téma a pénzügyi módosítások auditnaplójának vezetése.
Ha szeretné megtudni, hogy szervezetében a számlázási munka mekkora része automatizálható ily módon, ez attól függ, mennyire standardizáltak a szerződései, és milyen minőségűek a rendszerkapcsolatai. Az ftetoai ingyenes gyorsfelmérése, tizenkét kérdéssel, fiók nélkül, első benyomást ad arról, hogy egy munkakör-profil óráinak mekkora része vehető át már ma az AI által. A teljes munkafelmérés, amely az egyes feladatokat mélyebben vizsgálja, még fejlesztés alatt van.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.