Langt hen ad vejen ja. At generere og udsende tilbagevendende fakturaer for abonnementer eller kontrakter er en opgave, der er velegnet til automatisering. Opsætningen er fast, antallet er højt, og der er som regel ikke behov for kundekontakt for at oprette en faktura. Alligevel er der et tidspunkt, hvor et menneske skal se med: ved ændringer i tariffer eller kontraktbetingelser.
Denne opgave scorer maksimalt på strukturerethed og volumen, og det er netop derfor, AI og RPA (robotic process automation) kan udføre godt arbejde her. En abonnementsfaktura følger et fast mønster: kundeoplysninger, kontraktperiode, tarif, momssats og forfaldsdato ligger allerede fast i systemet. Der er ikke behov for tolkning, kun udførelse. Tag en softwarevirksomhed med tre hundrede abonnementskunder, der betaler et fast beløb hver måned. At gentage den samme handling tre hundrede gange hver måned er præcis den type arbejde, automatisering er tiltænkt: højt volumen, lav variation, ringe risiko for tolkningsforskelle mellem den ene faktura og den anden.
Aksen kundekontakt scorer en 3, hvilket betyder, at der nogle gange er kontakt, og nogle gange ikke. Ved en standard automatisk opkrævning er der ikke noget kontaktpunkt: fakturaen bliver genereret, udsendt og behandlet uden at kunden skal gøre noget. Men så snart en kunde stiller spørgsmål til et beløb, ønsker en korrektion, eller vil ændre abonnementet, forskydes opgaven til noget, der kræver menneskelig behandling. Denne forskydning er netop grunden til, at kundekontakt er medtaget som en af de afgørende akser: den bestemmer, om opgaven forbliver inden for den automatiserede flow, eller falder ud af den.
Vurderingsrum scorer en 4, hvilket i sig selv er gunstigt for automatisering, men der er én vigtig undtagelse: tarifændringer. Et system, der blindt fortsætter med den gamle tarif efter en prisstigning, eller som fastholder en forkert kontraktperiode efter en opsigelse, forårsager fejl, der mangfoldiggøres over alle kunder i den kategori. Fejlkoster scorer en 3 midt på skalaen, netop fordi én forkert indstilling i en tilbagevendende proces gentages ved hver faktureringsrunde, indtil nogen bemærker det. Det er anderledes end ved en enkeltstående faktura, hvor en fejl kun opstår én gang.
Compliance scorer også en 3. Fakturering skal overholde momsregler, opbevaringsfrister og administrative krav, og disse regler ændrer sig fra tid til anden. Et automatiseret system anvender det ikke selv; det følger de indstillinger, der er lagt ind. Derfor er kontrol ved tarifændring ikke en biting, men en rammebetingelse: nogen skal bekræfte, at de nye værdier er korrekte, før systemet anvender dem på hundreder eller tusinder af fakturaer.
Udfaldet her afhænger meget af, hvor standardiserede abonnementerne er. I en virksomhed med ensartede abonnementsformer og et lille antal tarifkategorier er automatisering næsten fuldt ud mulig, med kun periodisk kontrol. I en virksomhed med mange skræddersyede kontrakter, hvor hver kunde har en lidt anderledes prisaftale, rabatordning eller faktureringscyklus, falder strukturerethedsscoren betydeligt. Så bliver det at generere fakturaer mindre et spørgsmål om at anvende en fast skabelon og mere et spørgsmål om at undersøge, hvad der præcis er aftalt for hver enkelt kunde. Det er også grunden til, at en scanning på opgaveniveau, i stedet for på jobtitel, er nødvendig: 'fakturamedarbejder' eller 'administrativ medarbejder' siger ikke meget om, hvor meget af arbejdet der faktisk består af denne forudsigelige, højvolumen opgave, og hvor meget der består af afvigende sager.
Også forbindelsen mellem faktureringssystem og bogføringssystem spiller en rolle. Hvis disse to systemer kommunikerer godt med hinanden, og kontraktoplysningerne er centrale og aktuelle, forløber automatiseringen smidigt. Er oplysningerne spredt over regneark, e-mails og løse notater, er det første skridt ikke automatisering, men oprydning, for et korrekt fungerende system starter med korrekte kontraktoplysninger.
Kontrollen ved tarifændringer forbliver et menneskeligt ansvar: nogen skal godkende, at de nye tariffer, rabatter eller kontraktbetingelser er korrekt behandlet, før systemet anvender dem på den næste faktureringsrunde. Også behandling af kundehenvendelser om en faktura, tvister om et beløb, og undtagelsessituationer som en opsigelse midt i perioden eller en pro-rata-beregning kræver menneskelig vurdering. Dette er ikke personalerådgivning og siger intet om, hvor mange medarbejdere der er brug for til denne opgave; det er en beskrivelse af hvilken del af opgaven, der kan automatiseres, og hvilken del der kræver tilsyn. For denne opgave gælder der desuden ikke yderligere lovmæssige rammer; det kan ligge anderledes ved tilstødende opgaver, såsom udveksling af digitale fakturaer via e-fakturering, hvor der gælder specifikke udvekslingsstandarder.
Abonnementsfakturering er én opgave inden for et større hele. Den, der ønsker et mere fuldstændigt billede af, hvad der kan automatiseres i finansafdelingen, kan finde det i overblikket hvilket arbejde kan AI overtage i finansafdelingen, og for den, der også vil vide, hvordan ændringer i fakturaer og tariffer forbliver sporbare, er førelse af en revisionslog over finansielle ændringer et logisk opfølgende emne.
Vil De vide, hvor meget af faktureringsarbejdet i Deres organisation der kan automatiseres på denne måde, afhænger det af graden af standardisering i Deres kontrakter og kvaliteten af Deres systemforbindelser. Den gratis quickscan fra ftetoai giver med tolv spørgsmål, uden konto, en første indikation af, hvor stor en del af timerne i en jobprofil der i dag kan overtages af AI. Den fulde arbejdsscan, der går mere i dybden med individuelle opgaver, er stadig under udvikling.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.