Vo veľkej miere áno. Vytváranie a odosielanie opakujúcich sa faktúr za predplatné alebo zmluvy je úloha, ktorá sa výborne hodí na automatizáciu. Postup je pevne daný, počty sú vysoké a spravidla nie je potrebný kontakt so zákazníkom na vytvorenie faktúry. Napriek tomu zostáva moment, kedy musí zasiahnuť človek: pri zmenách sadzieb alebo zmluvných podmienok.
Táto úloha dosahuje maximálne skóre pri štruktúrovanosti a objeme, a to je presne dôvod, prečo tu AI a RPA (robotic process automation) môžu odviesť dobrú prácu. Faktúra za predplatné sleduje pevný vzor: údaje o zákazníkovi, zmluvné obdobie, sadzba, sadzba DPH a dátum splatnosti sú už v systéme dané. Nie je potrebný žiadny výklad, iba vykonanie. Zoberme si softvérovú firmu s tristo predplatiteľmi, ktorí mesačne platia pevnú sumu. Opakovať rovnaký úkon tristokrát každý mesiac je presne ten druh práce, na ktorý je automatizácia určená: vysoký objem, nízka variabilita, malá pravdepodobnosť rozdielov vo výklade medzi jednotlivými faktúrami.
Os kontaktu so zákazníkom dosahuje skóre 3, čo znamená, že kontakt niekedy áno, niekedy nie. Pri štandardnom automatickom inkase nedochádza k žiadnemu kontaktnému momentu: faktúra sa vygeneruje, odošle a spracuje bez toho, aby zákazník musel niečo urobiť. Ale akonáhle má zákazník otázky ohľadom sumy, chce opravu alebo chce upraviť predplatné, úloha sa presúva do oblasti, kde je potrebné ľudské spracovanie. Tento presun je presne dôvod, prečo bol kontakt so zákazníkom zaradený medzi rozhodujúce osi: určuje, či úloha zostáva v rámci automatizovaného procesu, alebo z neho vypadáva.
Priestor na úsudok dosahuje skóre 4, čo je samo osebe priaznivé pre automatizáciu, existuje však jedna dôležitá výnimka: zmeny sadzieb. Systém, ktorý slepo pokračuje so starou sadzbou po zvýšení ceny, alebo ktorý po výpovedi naďalej uplatňuje nesprávne zmluvné obdobie, spôsobuje chyby, ktoré sa násobia u všetkých zákazníkov v danej kategórii. Náklady na chyby dosahujú skóre 3, presne v strede škály, práve preto, že jedno nesprávne nastavenie v opakujúcom sa procese sa opakuje pri každom fakturačnom cykle, kým si to niekto nevšimne. To je iné ako pri jednorazovej faktúre, kde sa chyba vyskytne iba raz.
Aj compliance dosahuje skóre 3. Fakturácia musí spĺňať pravidlá DPH, lehoty na uchovávanie a administratívne požiadavky, a tieto pravidlá sa občas menia. Automatizovaný systém to sám od seba neuplatní; riadi sa nastaveniami, ktoré doň boli vložené. Preto kontrola pri zmene sadzby nie je vedľajšou záležitosťou, ale okrajovou podmienkou: niekto musí potvrdiť, že nové hodnoty sú správne, skôr než ich systém uplatní na stovky či tisíce faktúr.
Výsledok tu do veľkej miery závisí od toho, nakoľko štandardné sú predplatné formy. Vo firme s jednotnými formami predplatného a malým počtom sadzobných kategórií je automatizácia takmer úplne možná, s iba pravidelnou kontrolou. Vo firme s množstvom zmlúv na mieru, kde má každý zákazník mierne odlišnú cenovú dohodu, systém zliav alebo fakturačný cyklus, štruktúrovanosť výrazne klesá. Vtedy sa vytváranie faktúr stáva menej otázkou uplatnenia pevnej šablóny a viac otázkou zisťovania, čo presne bolo s daným zákazníkom dohodnuté. To je aj dôvod, prečo je potrebný sken na úrovni úloh, a nie na úrovni názvu funkcie: 'fakturant' alebo 'administratívny pracovník' hovorí málo o tom, koľko z práce skutočne pozostáva z tejto predvídateľnej úlohy s vysokým objemom a koľko z odchylných prípadov.
Úlohu zohráva aj prepojenie medzi fakturačným systémom a účtovným systémom. Ak tieto dva systémy spolu dobre komunikujú a zmluvné údaje sú centralizované a aktuálne, automatizácia prebieha hladko. Ak sú údaje rozptýlené v tabuľkách, e-mailoch a jednotlivých poznámkach, prvým krokom nie je automatizácia, ale vyčistenie, pretože správne fungujúci systém začína pri správnych zmluvných údajoch.
Kontrola pri zmenách sadzieb zostáva ľudskou zodpovednosťou: niekto musí schváliť, že nové sadzby, zľavy alebo zmluvné podmienky boli správne spracované, skôr než ich systém uplatní na ďalší fakturačný cyklus. Aj vybavovanie otázok zákazníkov ohľadom faktúry, sporov o sumu a výnimočných situácií, ako je predčasná výpoveď alebo pomerný výpočet, si vyžaduje ľudské posúdenie. Toto nie je personálne odporúčanie a nič nehovorí o tom, koľko zamestnancov je na túto úlohu potrebných; je to opis toho, ktorá časť úlohy sa dá automatizovať a ktorá si vyžaduje dohľad. Pre túto úlohu inak neplatí žiadny ďalší osobitný zákonný rámec; to môže byť iné pri susediacich úlohách, ako je výmena digitálnych faktúr prostredníctvom e-fakturácie, kde platia špecifické štandardy výmeny.
Fakturácia predplatného je jedna úloha v rámci väčšieho celku. Kto chce získať úplnejší obraz o tom, čo sa dá na finančnom oddelení automatizovať, nájde ho v prehľade akú prácu môže AI prevziať na finančnom oddelení, a pre toho, kto chce tiež vedieť, ako zostávajú zmeny faktúr a sadzieb sledovateľné, je vedenie auditného protokolu finančných zmien logickou nadväzujúcou témou.
Ak chcete vedieť, koľko fakturačnej práce vo vašej organizácii sa dá týmto spôsobom automatizovať, závisí to od miery štandardizácie vo vašich zmluvách a kvality prepojenia vašich systémov. Bezplatný quickscan od ftetoai poskytuje pomocou dvanástich otázok, bez potreby účtu, prvý odhad toho, ktorá časť hodín v profile funkcie sa dnes dá prevziať pomocou AI. Kompletný werkscan, ktorý sa hlbšie zaoberá jednotlivými úlohami, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.