V veliki meri da. Ustvarjanje in pošiljanje ponavljajočih se računov za naročnine ali pogodbe je naloga, ki se odlično prilega avtomatizaciji. Zasnova je fiksna, količine so visoke in za izdajo računa praviloma ni potreben stik s stranko. Kljub temu obstaja trenutek, ko mora nekdo preveriti: pri spremembah tarif ali pogodbenih pogojev.
Ta naloga doseže najvišjo oceno pri strukturiranosti in obsegu, in prav zato lahko AI in RPA (robotic process automation) tu dobro opravita delo. Naročniški račun sledi fiksnemu vzorcu: podatki o stranki, obdobje pogodbe, tarifa, stopnja DDV in datum zapadlosti so že določeni v sistemu. Ni potrebna razlaga, le izvedba. Vzemimo programsko podjetje s tristo naročniki, ki vsak mesec plačajo fiksni znesek. Ponavljanje istega postopka tristokrat vsak mesec je natanko tista vrsta dela, za katero je namenjena avtomatizacija: visok obseg, nizka variabilnost, malo možnosti za razlike v razlagi med enim in drugim računom.
Os stika s strankami ima oceno 3, kar pomeni, da je stik včasih prisoten, včasih pa ne. Pri standardnem samodejnem direktnem bremenitvi ni stika: račun se ustvari, pošlje in obdela, brez da bi stranka morala kaj storiti. Toda takoj ko stranka postavi vprašanje o znesku, želi popravek ali želi spremeniti naročnino, se naloga premakne v nekaj, kjer je potrebna človeška obravnava. Ta premik je natanko razlog, zakaj je stik s strankami vključen kot ena od odločilnih osi: določa, ali naloga ostane znotraj avtomatiziranega poteka ali izpade iz njega.
Presoja ima oceno 4, kar je sicer ugodno za avtomatizacijo, vendar obstaja ena pomembna izjema: spremembe tarif. Sistem, ki slepo nadaljuje s staro tarifo po zvišanju cene, ali ki ohranja napačno obdobje pogodbe po odpovedi, povzroči napake, ki se pomnožijo po vseh strankah v tej kategoriji. Stroški napak imajo oceno 3, na sredini lestvice, prav zato, ker se ena napačna nastavitev v ponavljajočem se procesu ponovi vsak fakturni cikel, dokler jo nekdo ne opazi. To je drugače kot pri enkratnem računu, kjer se napaka pojavi le enkrat.
Skladnost s predpisi ima prav tako oceno 3. Fakturiranje mora ustrezati pravilom DDV, rokom hrambe in administrativnim zahtevam, ta pravila pa se včasih spremenijo. Avtomatiziran sistem tega ne prilagodi sam; sledi nastavitvam, ki so vnesene vanj. Zato nadzor ob spremembi tarife ni postranska stvar, temveč okvirni pogoj: nekdo mora potrditi, da so nove vrednosti pravilne, preden jih sistem uporabi na stotinah ali tisočih računov.
Rezultat tu močno je odvisen od tega, kako standardne so naročnine. Pri podjetju z enotnimi oblikami naročnin in majhnim številom tarifnih kategorij je avtomatizacija praktično popolnoma mogoča, le s periodičnim preverjanjem. Pri podjetju s številnimi po meri izdelanimi pogodbami, kjer ima vsaka stranka nekoliko drugačen cenovni dogovor, ureditev popusta ali cikel fakturiranja, se strukturiranost bistveno zniža. Takrat ustvarjanje računov postane manj vprašanje uporabe fiksne predloge in bolj vprašanje preverjanja, kaj je bilo natančno dogovorjeno za vsako stranko posebej. To je tudi razlog, zakaj je potreben pregled na ravni naloge, ne na ravni naziva funkcije: 'fakturist' ali 'administrativni sodelavec' pove malo o tem, koliko dela dejansko obsega ta predvidljiva naloga z visokim obsegom in koliko odstopajočih primerov.
Tudi povezava med sistemom za fakturiranje in računovodskim sistemom igra vlogo. Če ta dva sistema dobro komunicirata med seboj in so podatki o pogodbah centralizirani in posodobljeni, avtomatizacija poteka gladko. Če so podatki razpršeni po preglednicah, e-poštah in ločenih zapiskih, potem prvi korak ni avtomatizacija, temveč urejanje, saj se pravilno delujoč sistem začne s pravilnimi podatki o pogodbah.
Preverjanje ob spremembah tarif ostaja človeška odgovornost: nekdo mora potrditi, da so nove tarife, popusti ali pogodbeni pogoji pravilno obdelani, preden jih sistem uporabi za naslednji fakturni cikel. Tudi obravnava vprašanj strank o računu, spori glede zneska in izjemne situacije, kot je predčasna odpoved ali sorazmerni (pro rata) izračun, zahtevajo človeško presojo. To ni kadrovsko svetovanje in ne pove nič o tem, koliko zaposlenih je potrebnih za to nalogo; gre za opis, kateri del naloge je mogoče avtomatizirati in kateri del zahteva nadzor. Za to nalogo sicer ne velja noben dodaten pravni okvir; to je lahko drugače pri sorodnih nalogah, kot je izmenjava digitalnih računov prek e-fakturiranja, kjer veljajo posebni standardi izmenjave.
Naročniško fakturiranje je ena naloga znotraj širše celote. Kdor želi celovitejšo predstavo o tem, kaj je mogoče avtomatizirati na finančnem oddelku, jo najde v pregledu katero delo lahko AI prevzame na finančnem oddelku, za tiste, ki želijo tudi vedeti, kako ostajajo spremembe računov in tarif sledljive, pa je vodenje revizijskega dnevnika finančnih sprememb logična naslednja tema.
Če želite izvedeti, koliko fakturirnega dela v vaši organizaciji je mogoče na ta način avtomatizirati, je to odvisno od stopnje standardizacije v vaših pogodbah in kakovosti povezav med vašimi sistemi. Brezplačni hitri pregled ftetoai z dvanajstimi vprašanji, brez računa, ponuja prvo oceno, kolikšen delež ur v profilu funkcije je danes mogoče prevzeti z AI. Celovit pregled dela, ki podrobneje obravnava posamezne naloge, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.