În mare măsură da. Generarea și trimiterea facturilor recurente pentru abonamente sau contracte este o sarcină care se pretează excelent la automatizare. Structura este fixă, numărul este ridicat și, de regulă, nu este nevoie de contact cu clientul pentru a întocmi o factură. Totuși, rămâne un moment în care este necesară supravegherea umană: la modificări ale tarifelor sau ale condițiilor contractuale.
Această sarcină obține scorul maxim pe structurare și volum, și tocmai de aceea AI și RPA (robotic process automation) pot presta aici o muncă bună. O factură de abonament urmează un tipar fix: datele clientului, perioada contractuală, tariful, cota de TVA și data scadenței sunt deja stabilite în sistem. Nu este nevoie de interpretare, ci doar de execuție. Luați exemplul unei companii de software cu trei sute de clienți abonați care plătesc lunar o sumă fixă. Repetarea aceleiași operațiuni de trei sute de ori în fiecare lună este exact tipul de muncă pentru care a fost creată automatizarea: volum ridicat, variație scăzută, șanse mici de diferențe de interpretare între o factură și alta.
Axa contactului cu clientul obține scorul 3, ceea ce înseamnă că uneori există contact, alteori nu. La o încasare automată standard nu există niciun moment de contact: factura este generată, trimisă și procesată fără ca clientul să trebuiască să facă ceva. Dar de îndată ce un client pune întrebări despre o sumă, dorește o corecție sau vrea să modifice abonamentul, sarcina se deplasează spre ceva ce necesită gestionare umană. Această deplasare este exact motivul pentru care contactul cu clientul a fost inclus ca una dintre axele decisive: determină dacă sarcina rămâne în fluxul automatizat sau iese din acesta.
Marja de apreciere obține scorul 4, ceea ce este favorabil în sine pentru automatizare, dar există o excepție importantă: modificările de tarif. Un sistem care continuă orbește cu vechiul tarif după o majorare de preț, sau care menține o perioadă contractuală greșită după o reziliere, provoacă erori care se multiplică la toți clienții din acea categorie. Costurile erorilor obțin scorul 3, la mijlocul scalei, tocmai pentru că o singură setare greșită într-un proces recurent se repetă la fiecare rundă de facturare până când cineva o observă. Este diferit față de o factură unică, unde o eroare apare o singură dată.
Conformitatea obține de asemenea scorul 3. Facturarea trebuie să respecte reglementările privind TVA-ul, termenele de păstrare și cerințele administrative, iar aceste reguli se mai schimbă uneori. Un sistem automatizat nu aplică aceste schimbări de la sine; el urmează setările introduse în el. De aceea, verificarea la modificarea tarifului nu este un detaliu secundar, ci o condiție limitativă: cineva trebuie să confirme că noile valori sunt corecte înainte ca sistemul să le aplice la sute sau mii de facturi.
Rezultatul aici depinde puternic de gradul de standardizare al abonamentelor. La o companie cu forme de abonament uniforme și un număr mic de categorii tarifare, automatizarea este posibilă aproape integral, cu doar o verificare periodică. La o companie cu multe contracte personalizate, unde fiecare client are un acord de preț, o schemă de reducere sau un ciclu de facturare ușor diferit, structurarea scade considerabil. Atunci generarea facturilor devine mai puțin o chestiune de aplicare a unui șablon fix și mai mult o chestiune de verificare, client cu client, a ceea ce s-a convenit exact. Acesta este și motivul pentru care este necesară o analiză la nivel de sarcină, nu la nivel de denumire a funcției: „facturist” sau „angajat administrativ” spune puțin despre cât de mult din munca respectivă constă efectiv în această sarcină previzibilă, de volum ridicat, și cât din cazuri divergente.
Și legătura dintre sistemul de facturare și sistemul contabil joacă un rol. Dacă aceste două sisteme comunică bine între ele și datele contractuale sunt centralizate și actualizate, automatizarea decurge fluent. Dacă datele sunt împrăștiate în foi de calcul, e-mailuri și notițe separate, primul pas nu este automatizarea, ci curățarea datelor, căci un sistem care funcționează corect începe cu date contractuale corecte.
Verificarea la modificările de tarif rămâne o responsabilitate umană: cineva trebuie să aprobe că noile tarife, reduceri sau condiții contractuale au fost procesate corect înainte ca sistemul să le aplice la următoarea rundă de facturare. De asemenea, gestionarea întrebărilor clienților privind o factură, disputele legate de o sumă și situațiile de excepție, cum ar fi o reziliere anticipată sau un calcul pro-rata, necesită evaluare umană. Acesta nu este un sfat privind personalul și nu spune nimic despre câți angajați sunt necesari pentru această sarcină; este o descriere a părții din sarcină care se pretează la automatizare și a părții care necesită supraveghere. Pentru această sarcină, de altfel, nu se aplică un cadru legal suplimentar; situația poate fi diferită la sarcini conexe, precum schimbul de facturi digitale prin e-facturare, unde se aplică totuși standarde specifice de schimb.
Facturarea abonamentelor este o singură sarcină într-un ansamblu mai amplu. Cei care doresc o imagine mai completă despre ce se poate automatiza în departamentul financiar o găsesc în prezentarea generală ce muncă poate prelua AI în departamentul financiar, iar pentru cei care doresc să afle și cum rămân trasabile modificările facturilor și tarifelor, ținerea unui jurnal de audit al modificărilor financiare este un subiect logic de continuare.
Dacă doriți să știți cât din munca de facturare din organizația dumneavoastră poate fi automatizată în acest mod, răspunsul depinde de gradul de standardizare al contractelor dumneavoastră și de calitatea conexiunilor dintre sistemele dumneavoastră. Scanarea rapidă gratuită de la ftetoai oferă, cu douăsprezece întrebări, fără cont, o primă indicație privind partea din orele dintr-un profil de funcție care poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a muncii, care abordează mai în profunzime sarcinile individuale, este încă în curs de dezvoltare.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.